La llegada de la era digital a la Administración de Justicia ha provocado un cambio radical en nuestra forma de trabajo, surgiendo nuevas dudas a la hora de gestionar nuestros Despachos y de responder a las necesidades del mismo: ¿Conocemos bien el funcionamiento de las herramientas digitales que usamos a diario? ¿Es conveniente disponer de soporte técnico y mantenimiento informático? ¿Dónde están mis clientes potenciales y cómo puedo llegar a ellos? Estos son algunos de los retos a los que nos enfrentaremos a muy corto plazo.
Enero de 2016 se consagró como el punto de partida de la definitiva implementación del uso de las nuevas tecnologías en el ámbito jurisdiccional. Desde entonces, y dada la obligatoriedad del uso de los medios electrónicos y telemáticos como forma de comunicación ordinaria con la Oficina Judicial y con los demás operadores jurídicos, los profesionales de la Justicia no hemos dejado de realizar importantes esfuerzos para adaptarnos a los continuos cambios y a la incorporación a nuestros despachos de nuevas herramientas cuyo funcionamiento, en ocasiones, se escapa a nuestros conocimientos jurídicos.
Son nuevas las necesidades de nuestros despachos y hemos de estar preparados para solventar los retos que ello conlleva, que son, fundamentalmente:
- Asumir y rentabilizar los cambios en nuestra forma de trabajo: Conocer el funcionamiento de las herramientas digitales de las que disponemos en nuestros despachos (certificado digital, escáner, LexNET, gestor de correo electrónico, etc.), más allá de los conocimientos meramente básicos, puede ayudarnos, no solo a sacarles el máximo partido, ganando en eficacia y productividad, sino también a resolver por nosotros mismos los pequeños problemas técnicos que puedan surgirnos en nuestra labor diaria y a no sucumbir al pánico cuando algo deje de funcionar del modo en que lo hacía el día anterior. La efectiva implementación del uso de medios informáticos y telemáticos en nuestros despachos pasa por sentirnos cómodos con esta nueva realidad.
- Contar con un soporte técnico de asesoramiento y mantenimiento: Una de las consecuencias de que prácticamente todas nuestras comunicaciones se realicen vía telemática y de que ya muchos de nosotros dispongamos de sistemas informáticos de gestión de despachos, es que disponemos en nuestros ordenadores de bases de datos de inestimable valía para nuestro ejercicio profesional. Situación que convierte en auténticas prioridades, por un lado, mantener nuestros sistemas en un estado óptimo de funcionamiento, de modo que se minimicen los riesgos de posibles "fallos catastróficos"; y, por otro lado, adoptar las medidas de seguridad adecuadas, como la programación de copias de seguridad diarias, a ser posible, por duplicado y en dispositivos de almacenamiento independientes, de forma que, en caso de pérdida de datos, sea posible "volver a la normalidad" de forma rápida y sencilla con un simple "volcado de datos".
En una profesión profundamente marcada por el transcurso de los plazos procesales, inmediatez y eficacia devienen esenciales. Por lo tanto, pese a que siempre será recomendable contar con que algún miembro del despacho disponga de conocimientos de nivel medio para resolver eventuales incidencias leves, contar con un soporte técnico de calidad que nos asesore y realice labores de mantenimiento con regularidad (actualizaciones del navegador, control del spam en el correo electrónico, supervisión de las copias de seguridad automatizadas, mantenimiento de los gestores de correo, cumplimiento de la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal, etc.), se convierte en una inversión necesaria en aras de la seguridad y el correcto funcionamiento del despacho.
- Nuevas formas de acercarnos a nuestros clientes: Internet nos proporciona nuevos canales para acercarnos a clientes potenciales. Como ya comentamos en nuestro artículo anterior sobre los principios que deben dirigir la actuación del Abogado en la Red, tener presencia online es un valor añadido para nuestros despachos. Ahora bien, la verdadera cuestión no radica en el mero hecho de "estar en Internet", sino en cómo logramos dicha presencia. Debemos tener muy claro hacia dónde queremos ir, qué queremos ofrecer, cuáles son nuestros objetivos o hacia quién queremos dirigir nuestra estrategia de marketing online y, además, el contenido que ofrezcamos deberá ser adecuado a nuestro ámbito profesional, de calidad y formalmente correcto. En este sentido, la figura del Community Manager adquiere un papel relevante, pues es quien puede asesorarnos y gestionar nuestra presencia en la Red y, en particular, en las Redes Sociales, del modo que nos sea más beneficioso para nuestra reputación profesional y para potenciar la visibilidad de nuestro despacho. Todo ello sin olvidar que, en cualquier caso, deberemos respetar la dignidad de nuestra profesión, así como las normas deontológicas y legales que la rigen.
Pese a que pueda parecer que todas estas materias se alejan de nuestro ámbito profesional estrictamente jurídico, lo cierto es que nos encontramos ante cuestiones que, de ser tratadas con acierto, influirán sobremanera en la calidad del servicio que ofrecemos a nuestros clientes y en nuestro futuro profesional.
Si queremos que nuestro despacho sea competitivo, debemos permanecer permeables al progreso digital.
