Blog de gestión y dirección de despachos de abogados

Claves para evitar reuniones innecesarias y optimizar las inevitables

Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón,
abogado y consultor

Ayer hablé con un amigo abogado que tenía cinco reuniones en el mismo día. Le di las gracias por sugerirme el post de hoy y me despedí rápido para no ser el causante de una cadena de retrasos.  

En los despachos de abogados existe la tendencia a abusar de las reuniones. Como toda actividad que tiene como centro tomar una decisión, nos gusta que alguien más opine y sentirnos respaldados en la opción que hemos tomado.

Creo que el trabajo en equipo puede llevar a la confusión de tener que tomar todas las decisiones de manera colegiada, y en la mayoría de las ocasiones, sobre todo en el ámbito de la gestión y dirección del despacho,  la decisión de grupo no suele ser la mejor, simplemente es la políticamente correcta para que nadie se enfade.

Aún así, seguiremos teniendo reuniones, reuniones y más reuniones. ¿Cómo podemos evitar las reuniones innecesarias? ¿Cómo podemos optimizar y sacar provecho a nuestras reuniones?

En primer lugar, debemos analizar por qué nos reunimos, y pensar en el objeto de la reunión. ¿Es realmente necesario? ¿No hay una persona encargada de tomar ese tipo de decisiones? Si se pasa este primer filtro deberemos hacernos la segunda pregunta: ¿Quienes tienen que asistir a la reunión? ¿Es realmente necesario que estén todos los abogados de un despacho? ¿Dos socios para tratar un tema relativamente sencillo con un cliente? ¿Reunión de socios para decidir la marca y el modelo de la nueva fotocopiadora?

En tercer lugar, ¿cuánto debe durar la reunión? Si existe una materia en el universo de la que se puede estar hablando media vida, es el derecho. En la otra media hablaremos sobre los problemas de gestión del despacho. La cantidad de variables en las hipótesis planteadas tienden al infinito (los famosos "y si...") y desviarnos de las que razonablemente puedan ocurrir será un grave error que pagará nuestra agenda.

Cuarto punto. Frecuencia. ¿Cada cuánto tiempo debe reunirse los socios de un despacho? ¿Es necesario hacer una junta general de socios extra-oficial para todo tipo de decisiones?

Por último, en quinto lugar, el desarrollo de la reunión. Si llevamos bien preparados los siguientes puntos, saldremos contentos del desarrollo de la reunión:

• Orden del día, evitará que acabemos haciendo un repaso universal a todos los asuntos, o en el caso de las reuniones de socios, de cualquier tema que le venga a la cabeza a los asistentes.
• Decidir quién va a moderar la reunión, evitaremos, en el caso de asistir más de un miembro del despacho, que lleguen a existir dos o tres reuniones simultáneas.
• Tiempo total de la reunión y del que vamos a dedicar a cada uno de los asuntos a tratar.
• Notas que recojan el contenido de la reunión. Las palabras se las lleva el viento, pero un buen resumen que quede en nuestro sistema permanecerá para siempre. También puede resultar muy conveniente enviárselo al cliente.

Algunos de los ejemplos que he puesto pueden ser muy exagerados, pero si sumamos las horas que gastamos al año en reuniones innecesarias el resultado puede ser escandaloso. El tiempo es uno de nuestros activos, así que hay que procurar emplearlo bien.

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• 1 mellado 2009-05-17 20:10:21
  este blog me parece mas que interesante, pero ocurre que tanto el blog como el resto de compañeros y propietarios de despachos de servicios juridicos que escriben y se enlazan en legaltoday.com van dirigidos a directivos y propietarios que tienen como mercado y cliente potencial la empresa. Por ese motivo cuando leo en esta dirección intento "traducir" todas las recomendaciones y consejos y "oberturas de ojos" a mi despacho dirigido básicamente a colectivos y a personas fisicas individuales, gente de la calle.Es por eso que pierde valor en este caso conceptos como fidelización, etc dirigidos claramente al despacho que busca o tiene como cliente a la empresa mediana-grande, cuando muchos despachos son dirigidos por un propietario carismatico, muchas veces ni abogado, como mi caso Gradado Social, economista o gestor, que ha contratado posteriormente con la abundancia de trabajo a tres abogadas mas en Regimen General y una secretaria, y que c ada una de estas personas llevan su pequeño departamento con el apoyo del propietario quien tiene su propia carga de trabajo juridico, en este caso básicamente del ambito laboral. Quizá falta atención a estos pequeños despachos que se van haciendo medianos con el tiempo, mi caso, y son agentes importantes en el ámbito juridico en la poblaciones medianas. No todo es empresa y no todo son grandes despachos, No sin ellos valoro en extremo su blog y la página.Muchas gracias.