Tanto si dispones de imagen corporativa como si estás en ello, este artículo te interesa. La marca e imagen que transmite una empresa es un elemento fundamental, ya no sólo a nivel jurídico sino también para cuestiones de marketing; y el esfuerzo, energía, tiempo y dinero que se destinan para conseguirla y mantenerla no son cuestiones baladíes. Se contrata al mejor freelance o empresa de diseño para que se encargue de todo lo relacionado con la imagen corporativa: desde la creación del logotipo, pasando por el diseño de la página web, hasta la papelería.
A simple vista nada suscita dudas u oscuridades. No obstante, esto cambia cuando planteamos en siguiente contexto:
¿Qué ocurre cuando se quiere actualizar algún apartado de la página web, rediseñar o reimprimir papel corporativo y el diseñador ya no trabaja para aquella empresa; ésta ya no existe; o bien, solicita un precio demasiado alto para dicho encargo?
Habrá quien dirá que es tan sencillo como cambiar de proveedor pero, ¿cómo se puede rediseñar o reimprimir algo si no se dispone del material original? Evidentemente, en estos casos, cambiar de proveedor puede suponer tener que destinar otra vez esfuerzo, energía, tiempo y dinero para, en el mejor de los casos, lograr recrear de nuevo la imagen corporativa inicial.
El contexto expuesto es más frecuente y arriesgado de lo que se piensa. Pues, para al cliente se le genera una situación brutal de dependencia tecnológica con sus proveedores, perjudicial para él y para su empresa, y que en ciertas ocasiones puede rozar lo abusivo e incluso, lo ilegal. Tanto es así que, en muchas ocasiones, se ve obligado a seguir contratando los servicios de su proveedor y pagar por servicios adicionales.
¿Cuál es la solución?
Hacerse con una copia de los archivos que contienen los originales de toda la imagen corporativa y sobre los cuales cualquier otro diseñador o imprenta podría trabajar (p.ej. archivos con la extensión .ai, de Adobe Illustrator)
Ello permite que el empresario tenga pleno control sobre los diseños de su imagen, de modo que cualquier circunstancia -personal o profesional- que afecte a su proveedor informático, no le repercuta a él; a la par que será libre para contratar los servicios de otros proveedores.
Por otro lado, resulta una buena solución para el proveedor mismo porqué en caso de sufrir un desastre de seguridad informática con pérdida de información y en el que pueda fiarse de las copias de seguridad por no disponer de una buena política al respecto, al menos le quedará el consuelo de saber que cada cliente tiene una copia de sus propios archivos a partir de los cuales poder recuperar su trabajo.
En este sentido y para evitar situaciones como las descritas, es recomendable pactarlo previamente con el proveedor de nuestra elección, suscribiendo un contrato de prestación de servicios en virtud del cual, entre otros derechos y obligaciones, el proveedor se comprometa a entregar una copia de dichos archivos al cliente a la vez que le ceda en exclusiva los derechos de explotación para permitirle actualizar y/o modificar el contenido libremente. Asimismo, se recomienda incluir cláusulas que regulen los plazos de entrega, el precio, las causas y consecuencias de la resolución del contrato.
Y si lo que se contrata es el diseño de una página web o el desarrollo de un programa de ordenador a medida, ¿cómo podemos protegernos?
Se trata de un supuesto más complejo si cabe que el anterior porqué lo que se pone en juego ya no sólo es la imagen corporativa, sino que se compromete el funcionamiento y operabilidad de la propia empresa. Si el proveedor se declara en concurso y/o disuelve su sociedad, con él se extinguen también las actualizaciones y el mantenimiento del software o de la página web. Como resultado de no preveer ni pactar una regulación para estas circunstancias, el cliente deberá soportar unas consecuencias económicas y de reputación especialmente desastrosas y más, si es una empresa de venta online o que dependa del software para su actividad diaria.
Por este motivo, ya sea mediante cláusula integrada en el contrato principal o como parte separada, se recomienda suscribir un contrato de depósito de fuentes (también denominado escrow) en virtud del cual el diseñador o programador otorgue al cliente la posibilidad de acceder al código fuente cuando se produzca alguna de las circunstancias que se hayan previsto en el mismo. Como depositario de dicho código, se puede designar a una de las partes contratantes o bien, a un tercero de confianza para que lo custodie y lo restituya según las condiciones que se hayan establecido.
En los casos en que se acuerde designar un tercero de confianza (p.ej. un fedetario público), el proveedor y el cliente deberán suscribir, a su vez, un contrato de depósito de fuentes con este tercero estableciendo los supuestos de acceso y retirada del código, así como los legitimados al efecto.
Una de las características más importantes de este contrato es que cumple una triple función, a saber: 1) permite romper situaciones de dependencia tecnológica respecto de los programadores; 2) sirve como prueba de la originalidad y preexistencia de la obra frente a terceros; y, 3) proporciona una copia de seguridad de la misma.
A grandes rasgos, el contrato de escrow deberá regular cuestiones como: el objeto del depósito; su régimen y condiciones; las obligaciones del depositante y las del depositario; la duración y el precio del depósito; la resolución del contrato y los motivos de retirada, así como a quién corresponderá la titularidad de los derechos de explotación del código fuente en cada uno de estos casos; y otros aspectos como la confidencialidad sobre el objeto depositado.
Esta solución no solamente es beneficiosa para el cliente, sino también para el proveedor respecto del que se quiere independizar. Y es que, ya lo decía el dramaturgo y poeta irlandés, Samuel Beckett:
"Un contrato verbal no vale ni el papel en que se escribe".
