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Mercantil

10 de Abril de 2015

Legalización telemática de los libros de los empresarios

Sergio Adán Jordán,
abogado


La entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, entre otras novedades, introdujo en su artículo 18 la obligación de legalizar de forma telemática todos los libros que deben llevar los empresarios:

"1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación".

Para unificar criterios respecto de la legalización telemática de los libros de los empresarios, el pasado 12 de febrero se publicó en el BOE laInstrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección general de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Seguidamente pasaremos a examinar cuáles son las principales cuestiones que deben tener en cuenta los empresarios sobre la legalización telemática de los libros:

¿Qué libros deben llevar y legalizar obligatoriamente los empresarios?

El artículo 25 y siguientes del Código de Comercio, establecen que los empresarios deberán llevar obligatoriamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventario y Cuentas anuales y otro Diario.

Además, los artículos 104 y 106 de la Ley de Sociedades de Capital obligan a los empresarios a llevar también un libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones, y un libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada.

¿Qué plazos hay para legalizar los libros telemáticamente?

Desde la entrada en vigor de la Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, el 28 de septiembre de 2013, la legalización de libros debe realizarse de forma telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Dicha obligación se extiende a todos los libros que según el Reglamento del Registro Mercantil son de obligada llevanza y legalización para los empresarios, respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.

En consecuencia, deberán legalizarse de forma telemática antes del 30 de abril de 2015 todas las actas de órganos colegiados, incluidas las decisiones adoptadas por el socio único, correspondientes al ejercicio 2014, así como el libro de registro de socios o el libro de registro de acciones nominativas, cuando se hayan realizado negocios jurídicos sobre las participaciones o acciones con posterioridad al 1 de enero de 2014.

Los libros de actas encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.  

Los libros de registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se procederá a la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, acreditando dicho cierre en el primer envío telemático de este tipo de libros. Una vez legalizado el libro inicial al inscribir la sociedad, sólo será obligatorio legalizar nuevamente el libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.  

¿Qué consecuencias tiene la falta de legalización de los libros obligatorios para los empresarios?

Según establece el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Además el artículo 329 del  Reglamento del Registro Mercantil, establece que los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

Pese a que no está previsto un régimen sancionador en la legislación mercantil ante el incumplimiento del deber de legalización de libros, sí se establecen infracciones en el ámbito tributario relativas a la llevanza de contabilidad. Nos referimos al artículo 200 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, que considera el incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados puede constituir una infracción grave.

Por otro lado, resulta de vital importancia la legalización de los libros para poder acreditar de forma fehaciente el contenido de los mismos. Pensemos por ejemplo en una inspección tributaria en la que se requieren los libros de contabilidad para verificar determinados asientos contables, o un procedimiento judicial en el que se le exige al administrador que acredite la titularidad de unas participaciones sociales, o el contenido del acta de una Junta General.  

En este sentido, la disposición novena de la Instrucción, permite en cualquier momento del ejercicio social legalizar libros de detalles de actas del ejercicio corriente a efectos probatorios, sin perjuicio de incluir obligatoriamente estas actas en el libro de actas de todo el ejercicio.

Conclusiones

La periodicidad de la legalización será anual para todos los libros, siendo el órgano de administración el obligado a realizarla, lo cual supone una novedad para los libros de actas, el libro registro de socios y el libro de acciones nominativas de las S.A., que hasta ahora se legalizaban en blanco, antes de ser cumplimentados, sin que hubiera que legalizar periódicamente su contenido.

Deberá tenerse en cuenta la fecha límite del 30 de abril de 2015 para legalizar telemáticamente los libros correspondientes al ejercicio 2014, y los efectos jurídicos de la falta de legalización en dicho plazo.


Sergio Adán Jordán,
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