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24 de Abril de 2017

Compliance y los códigos éticos y de conducta empresarial: claves para su eficacia

Como es notorio, en los últimos años en España ha proliferado la promulgación por parte de las organizaciones empresariales (no solo de las grandes corporaciones sino incluso de las Pymes) de los denominados Códigos Éticos, de Conducta o de Buenas Prácticas Empresariales (por citar alguna de las denominaciones más utilizadas y populares).

Juan Pablo Regojo Balboa,
DIRECTOR DE LA UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
CHIEF ETHICS & COMPLIANCE OFFICER
GRUPO NUEVA PESCANOVA


Lo cierto es que hasta el año 2010 en el que se introdujo en nuestro ordenamiento jurídico la responsabilidad penal de las personas jurídicas (Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio), la existencia de tales Códigos se circunscribía fundamentalmente a las organizaciones que operaban en sectores regulados (señaladamente, las entidades financieras y las cotizadas), en el contexto de los Códigos de Buen Gobierno Corporativo y de los Códigos o Reglamentos internos de Conducta en los Mercados de Valores.

Pero es indudable que ha sido, sobre todo, a partir de la entrada en vigor de la reforma del Código Penal operada por la citada Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, y la introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas (societas delinquere potest) cuando se ha generalizado la aprobación y publicación por parte de las corporaciones de nuestro país de toda índole, sector y tamaño, de los denominados Códigos Éticos y similares. En efecto, los Códigos Éticos se encuentran en la actualidad estrechamente relacionados con el Cumplimiento Normativo o Compliance (fundamentalmente en el Penal o Corporate Compliance) pues en la mayoría de los casos se constituyen aquéllos como la cúspide de la pirámide de la normativa corporativa o el pilar sobre el que se construye y asientan los Sistemas de Prevención de Delitos y de Cumplimiento Normativo (Compliance) de que se han dotado o se están dotando en nuestros días numerosas empresas en España.

A continuación refiero resumidamente las que, en mi opinión, son las claves de la eficacia de un Código Ético:

a.     Tone from the top to the bottom

El Código Ético se ha de constituir como la declaración pública y el compromiso formal del órgano de administración de la organización con las normas de conducta y los principios de ética e integridad empresarial que han de informar el actuar de los administradores y de la alta dirección y, desde ahí, irradiar la actuación profesional que han de seguir todos los profesionales y empleados de la organización.

b.    Comunicación y difusión interna y externa

El Código Ético habrá de ser eficientemente comunicado a toda la organización a través de una adecuada campaña interna de comunicación y difusión, incluyendo además, en su caso, su traducción a los idiomas de los distintos países en donde la organización opere. De igual forma, la organización ha de comunicar y difundir el Código públicamente (por ejemplo, a través de notas de prensa, otras comunicaciones corporativas o de su publicación en la página web corporativa) en la medida en que en él se recogen las normas de conducta y los principios de actuación que sus grupos de interés han de esperar y exigir en sus relaciones con ella.

c.     Planes de formación, concienciación y sensibilización periódicos y adaptados a sus destinatarios

La aprobación y publicación del Código Ético ha de ir acompañada de un adecuado plan de formación, concienciación y sensibilización que asegure que los profesionales y empleados conocen adecuadamente el alcance de las normas de conducta y principios de actuación en él contenidos y a cuyo cumplimiento quedan expresamente obligados. Estos planes o programas de formación, concienciación y sensibilización se han de programar e impartir regularmente a fin de refrescar y actualizar los conocimientos y los materiales que sirven de base de esa formación (la cual se podrá impartir mediante sesiones presenciales o a través de otras herramientas como plataformas de e-learning) deben estar adaptados a cada grupo de destinatarios atendiendo a sus diferentes posiciones, cargos y cometidos dentro de la organización.

d.    Órgano interno encargado de la adecuada interpretación, aplicación, seguimiento y evaluación sobre el cumplimiento del Código Ético

Debe existir en la organización empresarial un órgano de carácter interno y permanente, unipersonal o colegiado (Ethics & Compliance Officer, Unidad, Comisión o Comité de Ética y Cumplimiento, por citar algunas de las denominaciones más habituales) que se encargue de velar por una adecuada interpretación del Código y por su efectivo conocimiento, aplicación, seguimiento y evaluación de su cumplimiento. Este órgano ha de contar con los medios materiales y humanos necesarios para el desempeño de sus funciones (incluyendo autonomía presupuestaria frente a las áreas de negocio) y el órgano de administración le ha de garantizar y ser valedor principal de su independencia de criterio y actuación reconociéndole amplias facultades y competencias.

En este sentido, se ha de fijar e institucionalizar en la organización un sistema de información y reporte periódico de la función de cumplimiento al órgano de administración y a la alta dirección (por ejemplo, a través de la presentación de un Informe Anual sobre el grado de cumplimiento del Código Ético y de la aprobación por el órgano de administración, antes del inicio de un nuevo ejercicio, de un Plan Anual de Actividades para el ejercicio siguiente).

e.     Canal de consultas y de denuncias de incumplimiento del Código Ético (whistleblowing systems)

Las organizaciones han de disponer de un canal interno transparente y confidencial válido para hacer consultas en relación con la interpretación o aplicación del Código Ético y comunicar, en su caso, posibles incumplimientos.

Entre otras cuestiones, la regulación interna de ese Canal (que habrá de ser conocida ex ante por toda la organización pues determina ab initio las "reglas de juego") ha de garantizar que las denuncias de incumplimiento serán efectivamente investigadas y fijar un adecuado procedimiento de investigación interna respetuoso con una serie de principios y garantías procesales básicos, la confidencialidad y la ausencia de cualquier tipo de represalia, directa o indirecta, para las personas que de buena fe hagan uso del Canal para denunciar incumplimientos.

f.     Régimen disciplinario

La implementación de un Canal de esta naturaleza habrá de ir acompañado, lógicamente, del establecimiento de un régimen disciplinario/sancionador para los supuestos en los que, tras la oportuna investigación interna, se acredite un incumplimiento del Código Ético, el cual habrá de estar alineado con la normativa laboral y los convenios colectivos de aplicación.


Juan Pablo Regojo Balboa,
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