La situación a partir de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, Ley 39/2015), será el uso preferente de los medios telemáticos en las comunicaciones entre el ciudadano y la Administración (art. 41.1).
La disposición derogatoria única de la Ley 39/2015, -a los efectos de la materia que nos interesa-, deja sin efecto la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante, LRJ-PAC), la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (en adelante, Ley 11/2007) y los artículos 2.3, 10, 13, 14, 15, 16, 26, 27, 28, 29.1.a) 29.1d), 31, 32, 33, 35, 36, 39, 48, 50, apartados 1, 2 y 4 de la disposición adicional primera, la disposición adicional tercera, y las disposiciones transitorias primera, segunda, tercera y cuarta del R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (en adelante, R.D. 1671/2009).
La Ley 39/2015 entra en vigor a partir del 2 de octubre de 2016, salvo para determinados registros y archivos según dispone la disposición final séptima de la Ley 39/2015. La citada disposición señala, que las previsiones de la Ley 39/2015 relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, por tanto, a partir del 2 de octubre de 2018.
La regulación aplicable a estos registros durante el período transitorio, -del 2 de octubre de 2016 al 2 de octubre de 2018-, será la correspondiente a los artículos de la LRJ-PAC, de la Ley 11/2007 y del R.D. 1671/2009, que les fueran aplicables.
Los registros y archivos electrónicos señalados que estarían exceptuados de la aplicación de la Ley 39/2015 hasta el 2 de octubre de 2018, son los siguientes:
a) El registro electrónico de apoderamientos.
El artículo 15 del R.D. 1671/2009 creó este registro con la finalidad de hacer constar y gestionar las representaciones que los interesados otorguen a terceros, con el fin de que éstos puedan actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración General del Estado y/o sus organismos públicos vinculados o dependientes.
En la Ley 39/2015, el artículo 6 se encarga de establecer la obligación para cada Administración Pública de contar con este tipo de registro electrónico específico.
b) El registro electrónico.
El artículo 16 de la Ley 39/2015 establece la obligación para todas las Administraciones Públicas de contar con un registro electrónico general. Estos registros estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.
La finalidad de ese registro electrónico será recoger el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración, podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
En el ámbito de la Administración General del Estado su precedente lo encontramos en el artículo 24.4 de la Ley 11/2007, donde se establece la obligación de que se automaticen las oficinas de registro físicas a las que se refiere el artículo 38 de la LRJ-PAC, a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados. A tal fin se creó por el Estado, la Oficina de Registro Virtual de Entidades (en adelante, ORVE).
ORVE, es la Oficina de Registro Virtual de Entidades que interconecta las oficinas de registro de la Administración General del Estado, la Comunidad de Madrid y todos los ayuntamientos de la región, permitiendo al ciudadano la remisión de documentos electrónicos presentándose en cualquiera de las oficinas de registros de dichas Administraciones.
c) El registro de empleados públicos habilitados.
El artículo 16 del Real Decreto 1671/2009, lo regula como aquel registro donde se inscriben a los funcionarios que se habiliten por parte de la Administración, para actuar en nombre de los ciudadanos que deseen actuar en procedimientos electrónicos de la Administración General del Estado y no dispongan de firma electrónica.
d) El punto de acceso general electrónico de la Administración.
La Orden HAP/1949/2014, de 13 de octubre, regula el Punto de Acceso General de la Administración General del Estado y su sede electrónica. Los artículos 43.4 y 53.1 de la Ley 39/2015 lo mencionan como un medio de comunicación con la Administración.
e) El archivo único electrónico.
La Ley 39/2015 recoge la obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único con los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar su autenticidad, integridad y conservación (art. 17).
Sin perjuicio de todo ello, para los registros o archivos que deban ser puestos en marcha por las Administraciones autonómicas y locales, la disposición adicional segunda de la Ley 39/2015, les permite adherirse voluntariamente a las plataformas y registros de la Administración General del Estado. Si no se adhieren, pueden justificar ante el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que prestarán el servicio de modo más eficiente y mantener su propio servicio o plataforma, garantizando que cumplirá los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.
