Si existe un aspecto de especial complejidad en la Gestión de Prevención de Riesgos Laborales ese es, sin duda y en términos generales, la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). El objeto de estas líneas es acercar, de forma sencilla, la visión que puede tener un Auditor del Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales sobre la aplicación de la CAE en materia preventiva y que, por experiencia, puede coincidir en una medida importante con lo que se puede desarrollar en el ámbito jurídico cuando aparecen problemas derivados de la definición de responsabilidades cuando en un accidente de trabajo hay implicación de varias entidades, físicas o jurídicas.
La obligación nace con el Art.24 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales y se desarrolla con el RD 171/2004, que literalmente viene a decir:
Artículo 24 LPRL: Coordinación de actividades empresariales
1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores, en los términos previstos en el apartado 1 del artículo 18 de esta Ley.
2. El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.
3. Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales.
4. Las obligaciones consignadas en el último párrafo del apartado 1 del artículo 41 de esta Ley serán también de aplicación, respecto de las operaciones contratadas, en los supuestos en que los trabajadores de la empresa contratista o subcontratista no presten servicios en los centros de trabajo de la empresa principal, siempre que tales trabajadores deban operar con maquinaria, equipos, productos, materias primas o útiles proporcionados por la empresa principal.
5. Los deberes de cooperación y de información e instrucción recogidos en los apartados 1 y 2 serán de aplicación respecto de los trabajadores autónomos que desarrollen actividades en dichos centros de trabajo.
6. Las obligaciones previstas en este artículo serán desarrolladas reglamentariamente.
El escenario normal, generalizando, al que se enfrenta un auditor del sistema de gestión en prevención de riesgos laborales es la valoración de dos aspectos:
1. Si la gestión, sobre el papel, de CAE que realiza la empresa se ajusta a la normativa.
2. Si lo que la empresa manifiesta y expone que hace se corresponde con la realidad y existen registros de ello.
Dentro de las empresas que se subcontratan hay dos tipos claramente definidos:
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- Las empresas subcontratadas que hacen una tarea puntual, un ejemplo claro es una empresa que va a realizar una reforma de albañilería en una nave industrial.
- Las empresas subcontratadas que acuden períodicamente al centro de trabajo principal, las empresas de mantenimiento de instalaciones o equipos de trabajo son un claro ejemplo de este tipo de tarea.
Resulta evidente que la información que se cruza entre empresa principal y subcontratadas o sucesivas escalas de trabajo tiene un doble sentido: Tanto la empresa principal como subcontratada deben aportar información para establecer los adecuados medios de coordinación. Para todo lo anterior, el Auditor del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales va buscando evidencias, mediante procedimientos de muestreo, que respondan, entre otras, a las siguientes cuestiones de modo no exhaustivo:
- ¿Existen empresas subcontratadas por la empresa auditada? ¿Están bien identificadas?
- Dichas subcontratas, ¿lo son de modo puntual o períodico, o de ambos modos?
- ¿Se han designado y organizado medios de coordinación previstos en la norma?
- Dichos medios, ¿son adecuados a la actividad de la empresa y cumplen adecuadamente su cometido?
- ¿Informa el empresario principal a los empresarios subcontratados de los riesgos inherentes a las instalaciones de la empresa donde van a prestar servicio y las medidas a tomar en caso de emergencia?
- ¿Se asegura el empresario principal de que esta información llega a los trabajadores de la empresa subcontratista que van a prestar servicio?
- Por ello, ¿se define qué trabajadores concretos de la empresa subcontratistas son los que van a desarrollar tareas en la empresa principal?
- ¿Está debidamente legalizada la situación laboral de los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a entrar en la empresa principal?
- ¿Se ha puesto a disposición de dichos trabajadores la vigilancia de la salud prevista en la normativa vigente? Si resulta ser obligatoria, ¿se ha realizado el reconocimiento médico específico preceptivo?
- ¿Disponen los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a trabajar en la empresa principal de la formación e información en prevención de riesgos laborales adecuada a sus funciones?
- Si es necesario, ¿se informa a los trabajadores de la empresa principal de posibles riesgos adicionales por algún trabajo concreto a realizar por alguna empresa subcontratada?
- Una vez definido todo lo anterior, ¿existe un procedimiento de control, tanto documental como de la actividad real de la empresa subcontratada, de la actividad de coordinación de actividades empresariales en materia preventiva?
- ¿Responde ese procedimiento de control a las posibles interferencias en materia preventiva que puedan darse entre varios subcontratistas?
La lista de preguntas podría aumentarse, sobre todo en función de la actividad de la empresa principal y tareas subcontratadas, pero es claro que debe de existir un procedimiento de gestión claro que contemple todas las posibilidades que puedan acaecer en esta materia.
Es evidente, como lo es en todo proceso empresarial, buscar el medio más sencillo que garantice la mejor gestión, pero es importante que se den las dos cosas: Mejor Gestión y Sencillez, por ese orden y garantizando siempre la máxima seguridad jurídica. Para ello, el Art.11 del citado RD 171/2004 define, de modo no exhaustivo, una serie de medios de coordinación con los que la empresa principal puede organizar y controlar su sistema de coordinación de actividades empresariales, literalmente expone la citada norma:
Artículo 11 RD 171/2004:
Sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo, de los que puedan establecerse mediante la negociación colectiva y de los establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, se consideran medios de coordinación cualesquiera de los siguientes:
a. El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
b. La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
c. Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
d. La impartición de instrucciones.
e. El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
f. La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
g. La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.
Si nos encontramos con que simplemente tenemos una empresa subcontratada nos encontramos con un proceso sencillo: Pero, en las empresas de elevado tamaño y unido a las tendencias generales de aumento de la subcontratación en el entorno empresarial, es muy frecuente que existan muchas empresas subcontratadas trabajando simultáneamente en una empresa principal.
Ello provoca una considerable burocratización de este proceso, hay que solicitar numerosos documentos a los subcontratistas y puede provocar enlentecimientos para comenzar a trabajar o asumir riesgos innecesarios permitiendo accesos en condiciones preventivas dudosas o inexistentes.
Además, si este control se hace de modo manual por parte de los recursos humanos en materia preventiva de la empresa principal, la velocidad y variabilidad de este asunto lleva frecuentemente al error o a faltas de documentación o de control, frecuentemente detectado en una Auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Es fácil encontrar subcontratistas que lleven un tiempo considerable prestando servicios sin un debido control, con cambio constante de trabajadores que entran en la empresa principal, etc.
Resumiendo, nos encontramos con un asunto que, en materia preventiva, suele conllevar mucha dedicación de tiempo con escasa fiabilidad. Pensemos en los técnicos de prevención dedicándose el mayor tiempo posible a realizar prevención y no tareas documentales en las que se producen frecuentemente fallas, y que estas fallas suelen, en casos de accidente, llevar a la empresa principal a asumir responsabilidades jurídicas de diversa índole según el caso. Es importante mencionar que estas responsabilidades no se pueden dar únicamente por el hecho del control inicial de cumplimiento del subcontratista, sino que también pueden darse por el hecho de la falta de vigilancia ante incumplimientos del subcontratista durante el desarrollo de trabajo; es importante no olvidar que el trabajo se está desempeñando en el centro de trabajo del empresario principal y esta circunstancia conlleva un deber de vigilancia en materia preventiva que alcanza a la empresa subcontratada.
Además de lo anterior, se debe comprobar la existencia de sistema, que se hace siempre lo mismo y de la misma manera, que hay procedimiento, que éste sea estable y sin grietas en la gestión. Por tanto, el empresario principal debe disponer de un sistema y construir un procedimiento:
- Que le garantice el cumplimiento de la norma
- Sea adecuado a las circunstancias de su empresa en materia de CAE
- Que sea lo más sencillo posible
- Que no termine con un control inicial
- Que no tenga grietas y localice en el momento de ocurrencia las faltas de cumplimiento
- Que permita a los técnicos de prevención de su empresa disponer de tiempo para asumir un adecuado control de la actividad que se está realizando, mientras se ejecuta
- De este modo, minimicemos accidentes y posibles consecuencias jurídicas nada deseables
Hoy en día, se nos antojan muy lejanos los tiempos en los que todo se controlaba manualmente. En materia de CAE es vital disponer de un procedimiento rápido y seguro, que nos facilite el acceso a información en cada momento -sin información real no podemos actuar eficazmente y estaremos en manos del azar-. Desde hace años se vienen desarrollando en el mercado herramientas informáticas que proporcionan a la empresa principal una importante ayuda para definir sus medios de coordinación y crear un entorno de trabajo seguro y controlado.
