nº 1000 - 26 de octubre de 2023
La importancia de la digitalización en despachos profesionales en expansión
Francesc Campañá. Responsable del Área de Consultoría de BàsicGRUP
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Durante 2023, diez expertos en tecnología que pertenecen tanto a grandes despachos profesionales como a asesorías jurídicas internas de entidades públicas y mercantiles, ofrecen en la sección La Tribuna Tecnológica las claves sobre cómo han abordado los procesos de transformación digital. Todos ellos dan respuesta a las siguientes cuestiones:
– Qué necesidades han detectado en materia de transformación digital.
– Qué soluciones han implementado y en qué medida la automatización de los procesos ha hecho a su entidad ser más eficiente.
– Cuál será su próximo paso para avanzar en la transformación digital.
«No entrar en el momento adecuado en el uso de estas tecnologías puede acabar dejando a una empresa de servicios de asesoramiento fuera de su mercado»
¿Qué necesidades hemos detectado en materia de transformación digital?
BàsicGRUP es un despacho multidisciplinar que ofrece servicios de asesoramiento contable, tributario y laboral, asesoramiento jurídico y servicios de consultoría empresarial. El despacho tiene sedes en Barcelona y Ciutadella de Menorca. Emplea a más de 40 profesionales y con 30 años de trayectoria profesional.
La utilización de las tecnologías de la información ha estado presente desde los inicios y hemos ido integrando las distintas tecnologías a medida que estas iban madurando y estaban disponibles a nivel empresarial. Las premisas de implantación de nuevas tecnologías en la operativa del despacho han ido guiadas principalmente hacia la mejora de la productividad y de la seguridad (gestión y minimización de riesgos operativos).
Con el crecimiento del despacho y derivado de una mayor importancia de la presencia en el ámbito digital, BàsicGRUP ha ido renovando su página web corporativa y ha integrado un servicio de publicación de artículos de análisis sobre asuntos de interés para los clientes actuales o potenciales del despacho y su difusión a través de redes de ámbito profesional como LinkedIn, así como a través de mailing a su base de clientes e interesados.
¿Qué hemos implementado y en qué medida la automatización de los procesos ha hecho a nuestra entidad ser más eficiente?
La implantación de un sistema de gestión de expedientes ha sido uno de los pilares para el control operativo de la actividad de BàsicGRUP. Este sistema aúna la posibilidad del control de la actividad y documentación de todo tipo de expedientes, permitiendo un alto nivel de control en casos de bajas de empleados o de cambios de profesionales que lleven el asunto. También permite integrar toda la gestión administrativa de los mismos, desde la recepción de provisiones de fondos, emisión de facturas y contabilización de toda a la actividad económica del despacho, así como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), desde todas las interacciones con ellos, hasta el control de la operativa comercial del despacho a través de la gestión del Sales Funnel con todas las oportunidades comerciales y ofertas presentadas.
Otras medidas abordadas para la mejora de la eficiencia operativa han sido evidentemente la utilización de programas especializados en la gestión contable, tributaria y laboral. Estas herramientas han permitido incrementar exponencialmente la productividad de los profesionales. Apostar por soluciones solventes y que hayan evolucionado técnica y funcionalmente sus plataformas para estar al día en nuevos requisitos normativos y derivados de la digitalización de las administraciones públicas, ha sido clave para mejorar de forma continua la productividad y a la vez, junto con la implementación de sistemas digitales de intercambio de información con los clientes, cumplir también objetivos medioambientales como la reducción del archivo físico en más de un 80 %, con el consiguiente ahorro en el uso de papel y de recursos para la impresión.
En el año 2019 tomamos la decisión de trasladar a la nube todos nuestros sistemas de información con el objetivo de mejorar la seguridad, así como el mantenimiento y soporte de los mismos. Esta medida, junto con la implementación de la telefonía IP, fue clave para poder seguir operando con total normalidad durante la pandemia del COVID-19 y ha permitido asentar cambios radicales en las políticas de RRHH de la empresa, permitiendo implementar sistemas de teletrabajo personalizados en cada área del despacho. Además, nos ha permitido recientemente integrar una cartera de clientes adquirida de forma ágil y eficaz.
Con el crecimiento del despacho, ha tomado mucho mayor peso el control de gestión por expedientes, empleados y clientes. A partir del registro detallado de información en el sistema de control de expedientes y de unos procedimientos internos muy bien establecidos para la presupuestación de expedientes, estamos en fase de desarrollo y puesta en marcha de un modelo de control económico en PowerBI para poner en manos de los distintos responsables de área y responsables de expedientes, aquella información para mejorar la eficiencia económica.
¿Cuál será nuestro próximo paso para avanzar en la transformación digital?
En cuanto a los próximos pasos en la transformación digital, a corto plazo tenemos una iniciativa en marcha para la mejora del tratamiento de certificados digitales, cuya importancia ha crecido exponencialmente en los últimos años.
A medio plazo, deberemos estar atentos a la irrupción de la inteligencia artificial y a las tecnologías de Machine Learning ya que, aunque en estos momentos aún no están disponibles para uso generalista y menos para empresas y entidades de pequeña dimensión como la nuestra, a la que estas tecnologías maduren (como lo hizo la aparición de la informática personal y la ofimática en unos inicios o el traslado a la computación en la nube más recientemente), serán factores clave de competitividad.
No entrar en el momento adecuado en el uso de estas tecnologías puede acabar dejando a una empresa de servicios de asesoramiento fuera de su mercado. Este cambio radical comportará una revolución en un sector como el nuestro, ya que habrá ciertos asesoramientos que podrán estar en manos del gran público a través de la inteligencia artificial (véase la aceleración reciente por la puesta a disposición del gran público de una herramienta como ChatGPT) y por lo tanto, se deberá transformar la oferta de valor de la empresa para atender a aquellos temas de mayor complejidad, y la aparición de nuevos modelos de negocio de base puramente tecnológica, con toda probabilidad hará que las tramitaciones o asesoramientos más estándares se realicen por estos canales.
En cuanto a la productividad, será imprescindible estar al día y utilizar aquellas herramientas que incorporen tecnologías de Machine Learning que permitan reducir el tiempo dedicado a tareas mecánicas (contabilización de asientos, entradas de variables de nóminas, revisión de ciertos impuestos, etc.) para apostar claramente por las tareas de mayor valor añadido derivadas de su complejidad o de la necesidad de la interpretación de la información, que nuestro cliente pueda comprender y que le ayude a la toma de decisiones correctas en el desarrollo de su actividad. ■