nº 1.001 - 30 de noviembre de 2023
¿Una buena solución tecnológica de canal ético es suficiente?
Lara Juberías Alonso. Abogada, Consultora legal y Compliance Officer en Castroalonso
Nuestro canal debe ser un traje a medida; un canal bien elegido refuerza la cultura ética empresarial
Sólo cuando el canal este respaldado por una cultura organizacional fuerte, una comunicación y formación efectivas, un equipo preparado, procesos de investigación sólidos y el apoyo de la alta dirección, será exitoso
La respuesta corta al título que encabeza este artículo es rotundamente «no». Aunque la tecnología ayuda y contar con un buen software es crucial, no es suficiente por sí sólo, hay otros factores igualmente importantes que debemos tener en cuenta para que sea eficaz.
El objetivo del canal ético es proporcionar una herramienta segura a nuestros empleados y a otras partes interesadas para que puedan informar sobre conductas irregulares, poco éticas o ilegales. Este canal debe permitir a las organizaciones detectar lo que ocurre internamente, adoptando medidas rápidas para prevenir daños mayores.
La ley del del informante y la obligación de contar con un sistema interno de información, (canal ético,) antes del próximo 1 de diciembre, hace imperativo recordar que ni la elección del canal ni su implantación son triviales. Elegir un software en función de los recursos económicos disponibles, sin tener en cuenta los desafíos que presenta la implantación del canal ético es un error.
Claves para que nuestro canal ético funcione
A la hora de implementar nuestro canal, debemos tener en cuenta el contexto de nuestra organización, el sector, el tamaño, la actividad, los riesgos asociados a nuestro ámbito empresarial, dónde operamos, quiénes van a ser nuestros informantes, los requisitos legales que debemos cumplir… En definitiva, nuestro canal debe ser un traje a medida.
No existen los superhombres ni las super empresas, por eso es importante contar con un buen asesoramiento profesional y tener en cuenta los siguientes aspectos:
En primer lugar, la implicación por parte de la dirección de la organización es fundamental para el éxito del canal. La alta dirección debe demostrar su compromiso con la integridad y la transparencia, fomentando activamente el uso del canal y la mejora continua de este.
En segundo lugar, es necesario un cambio cultural: pasar del error de fomentar «empresas sin chivatos» a fomentar una cultura corporativa ética, garantizando la protección de los informantes y entendiendo que el canal ético alimenta al Compliance, ofreciéndole una información inmejorable que mantiene alerta de posibles delitos en el seno de nuestra organización.
En tercer lugar, elegir una solución que sea fácil de usar, accesible y que garantice la confidencialidad, la seguridad de la información, la trazabilidad y se adapte a la entidad.
Cuarto, redactar procedimientos muy sencillos (política del canal, procedimiento de gestión del canal, procedimiento de investigación, protocolos de acoso, sanciones). Adoptar medidas para proteger los derechos del informante, del afectado, de los testigos (anonimato, garantía de no represalias, acuse de recibo, presunción de inocencia, derecho a la defensa).
Quinto, hay que nombrar un responsable del canal y definir los diferentes roles: quién recibe las denuncias y hace el primer traje, quién las investiga, quién sanciona. Adoptar medidas para garantizar la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones, cumplimiento de plazos. Valorar si la recepción de la información se va a realizar internamente o acudiendo a un tercero externo, de igual modo, debemos valorar si es necesario externalizar la investigación de los hechos.
Por último, es necesario comunicar a los potenciales usuarios su puesta en marcha, publicitar la herramienta y darle visibilidad. Proporcionar formación continua de cómo usarlo, cuándo usarlo, cultura ética y su vinculación con el canal, definir las conductas irregulares e ilícitas, explicar quién gestiona el canal, qué medidas se adoptan para proteger al informante y al denunciado. Generar confianza, los posibles informantes deben entender que el canal está diseñado para protegerlos y que no se tolerarán las represalias.
Fortalecimiento de la cultura ética empresarial
Debemos considerar que el canal del informante desempeña un papel fundamental en la promoción de la integridad empresarial y la responsabilidad social, reforzando la confianza de nuestros stakeholders. Los beneficios de los canales éticos son comunes para empleados y organizaciones públicas y privadas, pues un canal de comunicación efectivo proporciona información inestimable para ambos.
Sin embargo, un canal que no se use, porque no garantice la confidencialidad, porque sea difícil o porque no se haya generado confianza en el mismo no tendrá ningún valor.
Sólo cuando el canal este respaldado por una cultura organizacional fuerte, una comunicación y formación efectivas, un equipo preparado, procesos de investigación sólidos y el apoyo de la alta dirección, será exitoso. ■