nº 1.001 - 30 de noviembre de 2023

Métricas para medir la gestión del despacho

Fernando J. Biurrun. Consultor Social Media. Fundador Lawandtrends.com

Con independencia de cómo cada profesional vive la profesión, la realidad es que la actividad profesional es un negocio en el que se venden servicios profesionales

Identificar indicadores de la gestión de la actividad profesional es relevante, ya que tener datos es siempre determinante para poder tomar decisiones acertadas

Siempre ha habido un debate en nuestro sector sobre si la gestión de un despacho se debería comparar con la gestión de una empresa. Con independencia de como cada profesional vive la profesión, la realidad es que la actividad profesional es un negocio en el que se venden servicios profesionales, hay ingresos y tiene unos determinados costes. Como en todo negocio hay unos números básicos que nos indican su evolución, como pueden ser la facturación anual, la rentabilidad, el número de clientes, el número de casos gestionados, facturación por cliente, facturación por caso, numero de igualas…

Identificar indicadores de la gestión de la actividad profesional es relevante, ya que tener datos es siempre determinante para poder tomar decisiones acertadas. Todo negocio se puede medir, aunque muchas veces, lo que resulta complejo es poder tener datos para poder evaluar de una forma fiable los resultados.

Los despachos que evolucionan y que incrementan equipos y facturación, necesitan de datos que alimenten la información para la realizar una buena gestión de la actividad profesional. Hay algunos indicadores que nos ayudan a identificar la rentabilidad y el crecimiento sostenible del negocio. Tener información sobre los factores claves de éxito (KSF) y hacer seguimiento de estas métricas puede ayudar a mejorar la evaluación del negocio y la toma de decisiones.

Como todo negocio, los despachos de abogados también tienen unas funciones claves que determinan su funcionamiento. Aspectos como la captación de clientes (búsqueda de clientes potenciales y captación y retención de clientes), entrega de servicios legales a los clientes (gestión de casos, servicios de asesoramiento…), gestión de equipos (contratación, formación, gestión del desempeño…), rentabilidad (facturación, rentabilidad de despachos por diferentes líneas…) van a ser determinantes en el liderazgo de los gestores para establecer objetivos, realizar planes y llevarlos a cabo. La visión estratégica se refuerza con los datos y con los indicadores que ayudan a la toma de decisiones.

Algunos factores claves de éxito que ayudaran a mejorar la rentabilidad

a) En la comercialización de servicios jurídicos un dato importante va a ser conocer el coste asociado a la captación de clientes. Cuál es el gasto asociado a marketing (personal, campañas…) y los clientes que se han conseguido en un periodo de tiempo. El seguimiento de esta métrica ayudará a identificar los canales apropiados y más rentables.

b) Otro aspecto importante es la tasa de clientes retenidos. Una máxima de empresarial es que es menos costoso retener clientes que captarlos. Dedicar acciones destinadas a la retención de clientes puede ser una clave de éxito.

c) Analizar la capacidad de desarrollar al cliente y ofrecerle otro tipo de servicios complementarios nos dará la facturación por cliente. Una evolución creciente será un buen indicativo de que estamos implicados con nuestra cartera de clientes.

d) Al igual que se hace seguimiento de los ingresos hay que realizarlo también de los costos. Conocer el coste medio del ingreso por caso será relevante para medir la eficacia y la rentabilidad.

e) Una métrica que suele tener muchas controversias con el equipo es el tiempo de producción de la actividad legal. Las horas facturables de la actividad desempeñada nos podrá ayudar a analizar la rentabilidad de casos, clientes e, incluso, el desempeño personal del equipo.

f) En paralelo es importante conocer el coste asociado a cada servicio prestado. Aquí se incluyen los salarios del personal asociado al caso (abogados, auxiliares, subcontrataciones…) lo que permite conocer la rentabilidad y la eficacia.

g) Otro aspecto importante es medir la calidad del equipo, ya no sólo en cuanto habilidades, conocimiento…, sino también en sus relaciones con clientes y en sus resultados particulares en la gestión de casos. Esto ayudará para implementar planes de desarrollo profesional que ayuden a mejorar el equipo y el clima de trabajo.

Proceso de transformación

Comenzar a identificar factores claves de éxito del despacho e implementarlos es un proceso laborioso que exigirá tener datos, que sean homogéneos y que necesitan de tiempo para entender su evolución. Es un cambio importante en la gestión del despacho y en su liderazgo, pero que aporta conocimiento e información relevante para la toma de decisiones acertadas. Es un proceso de transformación del despacho a una gestión más empresarial de la actividad profesional. ■