nº 1.001 - 30 de noviembre de 2023

Hacer más con menos

Julia Trius. Directora de Asuntos Jurídicos, Grupo Edpuzzle

Durante 2023, diez expertos en tecnología que pertenecen tanto a grandes despachos profesionales como a asesorías jurídicas internas de entidades públicas y mercantiles, ofrecen en la sección La Tribuna Tecnológica las claves sobre cómo han abordado los procesos de transformación digital. Todos ellos dan respuesta a las siguientes cuestiones:

– Qué necesidades han detectado en materia de transformación digital.

– Qué soluciones han implementado y en qué medida la automatización de los procesos ha hecho a su entidad ser más eficiente.

– Cuál será su próximo paso para avanzar en la transformación digital.

Un factor clave para su consecución es la gestión del tiempo y los recursos de manera óptima para ofrecer productos innovadores y de calidad

El objetivo en nuestra ruta hacia la transformación digital se resume en una idea simple: hacer más con menos

¿Qué necesidades hemos detectado en materia de transformación digital?

Que un producto devenga obsoleto transcurrido tan solo un año desde su lanzamiento al mercado parece que ya no es una novedad. A su vez, que el consumidor lo adquiera con la expectativa de que se hallará libre de cualquier defecto, creemos que es el estándar de calidad al que deben aspirar las empresas hoy en día. Un factor clave para su consecución es la gestión del tiempo y los recursos de manera óptima para ofrecer productos innovadores y de calidad, logrando así cumplir con las exigencias del mercado.

En Edpuzzle, desarrolladores y proveedores de un software educativo basado en web trabajamos ininterrumpidamente en la actualización y mejora de nuestros productos y servicios para ofrecer a nuestros más de 15 millones de usuarios a nivel mundial una experiencia innovadora y de la máxima calidad. La consecución de ese objetivo pasa, en nuestra opinión, por establecer unas bases estratégicas, estructurales y de comunicación básicas en la empresa que permitan a todos los departamentos operar con la mayor eficiencia posible.

En el departamento legal de Edpuzzle, en concreto, ponemos especial énfasis en la comunicación con otras áreas y en la gestión eficiente de proyectos y tareas. Recibimos a diario multitud de solicitudes de asesoramiento y de muy distinta índole que, fácilmente, en ausencia de unos controles y procesos mínimos, podrían resultar en el desbordamiento del tradicional «buzón de correo». Además, aspiramos a ser siempre una cara visible para el resto de los equipos, no una mera «caja negra» que emite documentos e informes una vez completados. Por ello, proporcionar amplia visibilidad sobre el estado actual en el que se encuentra cada solicitud o proyecto es uno de los principales retos a los que nos hemos enfrentado, habida cuenta de que toda la plantilla del grupo trabaja en remoto, sujeta a distintas zonas horarias y que, aún y así, debe poder acceder a esa información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Qué hemos implementado y en qué medida la automatización de los procesos ha hecho a nuestra entidad ser más eficiente?

Las herramientas de las que nos servimos son, en su gran mayoría, de almacenamiento y operatividad en la nube, ya que de esta forma se permite que, con independencia del lugar de origen, cualquier empleado autorizado de Edpuzzle pueda acceder a la información almacenada en ellas.

A nivel de organización y gestión de proyectos usamos una herramienta de base colaborativa que, entre otros beneficios, permite conectar a todas las personas implicadas centralizando la comunicación, organización y planificación de la tarea o proyecto correspondiente. Con ella el equipo legal puede proporcionar a sus colaboradores la visibilidad que necesitan. Por ejemplo, a un agente de ventas que está pendiente de la revisión de un contrato le basta con acceder a la aplicación para ver en qué fase se encuentra el documento y cuál es la fecha estimada de finalización, entre otros. La herramienta también permite la implementación de formularios que automatizan la creación y asignación de tareas sin necesidad de recurrir a comunicaciones adicionales por email u otro canal. Un colaborador que desee utilizar un contrato de confidencialidad, simplemente deberá rellenar el formulario correspondiente y proporcionar unos datos mínimos. Una vez enviado, la herramienta creará la tarea, se la asignará a la persona del departamento legal que corresponda y añadirá al solicitante como colaborador. Todo de forma automatizada e inmediata.

Aunque también recurrimos al email, limitamos su uso a las comunicaciones con agentes externos, de modo que las consultas internas al departamento legal se realicen bien a través de los formularios que se hubieran puesto a disposición de las otras áreas, bien a través de la herramienta de comunicación en línea de la empresa. Esta última, en especial, ha resultado ser una solución rápida, eficaz y muy cómoda para aquellas dudas que pueden solventarse rápidamente con un par de líneas, una nota de audio o una breve llamada.

Otras herramientas que venimos utilizando desde hace unos años incluyen programas de eSignature y de gestión y monitorización de políticas internas, entre otros, lo que ha permitido reducir significativamente el tiempo invertido en tareas de índole más administrativa.

¿Cuál será nuestro próximo paso para avanzar en la transformación digital?

Si bien la empresa ha crecido exponencialmente en los últimos años, ganando presencia en nuevos mercados y aumentando significativamente su plantilla, el equipo legal pretende operar como una boutique interna, eficiente y proveedora de servicios de la máxima calidad.

Para alcanzar ese objetivo es indispensable que todos y cada uno de los abogados miembros del equipo manejen su tiempo de forma eficiente, minimizando la realización de tareas administrativas que no aportan valor añadido. Debe evitarse incurrir en duplicidades o navegar entre el desorden. Para ello, no solo debemos tener claro en qué momentos recurrir a la asesoría externa, sino que también estamos analizando soluciones tecnológicas de gestión del conocimiento, de revisión automatizada de contratos y de analíticas, que permitan medir la productividad del departamento y detectar y corregir ineficiencias con prontitud. Muchas de estas herramientas integran, como parte de la solución, la inteligencia artificial.

El objetivo en nuestra ruta hacia la transformación digital se resume en una idea simple: hacer más con menos. ■