nº 1.003 - 30 de enero de 2024
‘Contract Life Cycle Management (CLM)’: una fórmula para mejorar la gestión de las relaciones contractuales
Julia Durántez Vázquez. Asociada principal de Deloitte Legal
Una gestión adecuada de las relaciones contractuales constituye un objetivo crítico para cualquier negocio en crecimiento
La introducción de herramientas tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada negocio permite alcanzar los objetivos de la organización
El éxito de cualquier negocio está inseparablemente unido a su capacidad para gestionar sus relaciones contractuales. Es una relación directamente proporcional: a medida que el volumen de negocio se incrementa, aumenta la presión sobre el área legal de la compañía para asimilar la gestión de dichas relaciones contractuales y garantizar una gestión segura, ágil y eficiente de cada contrato aisladamente considerado.
Una gestión adecuada de las relaciones contractuales constituye un objetivo crítico para cualquier negocio en crecimiento, y en el caso específico de los sectores de actividad basados en contratación masiva (como entidades financieras, compañías aseguradoras, compañías energéticas, aerolíneas o grandes proveedores retail, dentro de una lista extensa y creciente de sectores), es desde hace tiempo un punto crítico para el propio desarrollo del negocio.
Como ocurriera en tantas otras facetas, la pandemia puso el acento en esta creciente necesidad del negocio y aceleró el desarrollo de herramientas que pudieran satisfacerla. El forzado teletrabajo del año 2020 testó sin previo aviso la capacidad del negocio, y muy especialmente de las áreas legales, para mantener a flote la gestión de sus relaciones contractuales. Como resultado, el informe When Technology Meets Humanity, elaborado por Deloitte en colaboración con World Commerce & Contracting y basado en el input de más de 300 organizaciones, señalaba que para 7 de cada 10 encuestados, la automatización y la digitalización de estos procesos pasó a ser una prioridad creciente.
Necesidades a cubrir
La lista de necesidades a cubrir no es escueta. El negocio precisa que el área legal sea capaz de (i) cerrar nuevos contratos de modo ágil y sencillo, (ii) localizar y acceder con facilidad a los contratos suscritos, (iii) hacer el seguimiento de las obligaciones contractuales y verificar su puntual cumplimiento, (iv) incorporar con agilidad y garantías los cambios necesarios y que deriven de la creciente presión normativa, y (v) que la información, centralizada y asegurada, sobre las relaciones contractuales de la compañía permitan obtener métricas que informen al negocio para la adopción de las mejores decisiones de gestión.
La gestión tradicional difícilmente permite alcanzar los anteriores objetivos de un modo ágil, seguro y eficiente. De ahí que, desde hace ya varios años, como parte del área de Legal Managed Services (LMS), los operadores del sector hayamos centrado buena parte de nuestra atención en el desarrollo de herramientas para la gestión del ciclo de vida del contrato –Contract Life cycle Management (CLM)–, una solución transformadora que busca redefinir el enfoque tradicional de la gestión de las relaciones contractuales mediante la introducción de un arsenal de herramientas tecnológicas que, adaptadas a las necesidades de cada negocio, permitan alcanzar todos los objetivos de la organización.
El ciclo de vida del contrato parte de la creación y negociación del mismo, y discurre por su ejecución, cumplimiento y eventual terminación; etapas todas estas que son tomadas en consideración al diseñar e implementar para cada organización una herramienta que, impulsada hoy por algoritmos de Inteligencia Artificial y aprendizaje automático, hagan posible que el área legal ofrezca a su propia organización una gestión segura, ágil y eficaz de cada relación contractual, de inicio a cierre.
Y es que uno de los principales objetivos de los equipos de LMS al abordar un proyecto de diseño e implementación de una herramienta de CLM adecuada a las necesidades de cada negocio es que el resultado sea una interfaz estable, sencilla y de fácil uso, que permita al equipo legal gestionar su día a día con comodidad y eficiencia. Un escenario en el que, a diferencia de lo que ocurría con la gestión tradicional, los flujos de trabajo estén estandarizados y, con ello, el funcionamiento del servicio garantizado.
Ventajas de contar con servicios de Legal Managed Services
Las ventajas para el área legal derivadas de contar con servicios de Legal Managed Services a la hora de implementar y gestionar una plataforma CLM son numerosas y particularmente relevantes: acelerar el ciclo contractual al automatizar tareas rutinarias y procesos administrativos; garantizar el cumplimiento normativo, al permitir modificar de modo seguro y ágil el contenido de los modelos de contrato para adaptarlos a las nuevas exigencias regulatorias; supervisar en tiempo real la ejecución y efectivo cumplimiento de las obligaciones adquiridas, simplificando el día a día del personal de la organización al ocuparse la herramienta de ejecutar los avisos y alertas relevantes en las fechas prefijadas; garantizar la seguridad del tratamiento de los datos por la organización; y, en fin, ofrecer métricas clave sobre las relaciones contractuales de la compañía, permitiendo al negocio adoptar mejores decisiones. Una auténtica transformación que tiene en la tecnología una de sus principales palancas, y que es una buena ocasión para abordar el proceso de forma integral, ordenando el asesoramiento jurídico experto, el delivery, la operación y el proceso.
Es precisamente la posibilidad de capturar todas estas ventajas lo que explica la creciente adopción de herramientas de CLM entre los principales operadores del mercado para gestionar sus relaciones contractuales. Hoy, una ventaja competitiva que pronto supondrá una auténtica desventaja para aquellos operadores que no hayan conseguido adaptarse a este nuevo paradigma. ■