nº 1.004 - 29 de febrero de 2024
Guía práctica para elaborar y aplicar políticas internas: cuatro sentencias que empresas y trabajadores deben conocer
Pere Vidal. Abogado. Roca Junyent
Esta guía se propone extraer las enseñanzas de las sentencias más recientes, ofreciendo una hoja de ruta para evitar la anulación de sus políticas internas y asegurar su efectividad práctica
En el proceso de elaboración y aplicación de sus políticas internas, las empresas se enfrentan al desafío de maniobrar en un entramado legal complejo y extraordinariamente dinámico. Esta guía se propone extraer las enseñanzas de las sentencias más recientes, ofreciendo una hoja de ruta para evitar la anulación de sus políticas internas y asegurar su efectividad práctica.
Políticas de dispositivos digitales y representantes de los trabajadores (Tribunal Supremo. Sentencia de 6 de febrero de 2024)
La empresa actualizó su política para permitir un acceso ampliado a los dispositivos de los empleados con fines de análisis, examen, y, en algunos casos, formateo o reseteo. Esta actualización ampliaba significativamente las facultades de vigilancia de la empresa sobre sus empleados. El Tribunal Supremo declara nulas e inaplicables las modificaciones realizadas sin la participación de los representantes de los trabajadores. El fallo se fundamenta en la infracción del artículo 87.3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), que establece de forma explícita la obligación de definir los criterios de uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral con la «participación» de los representantes de los trabajadores. Por lo tanto, toda política que limita el uso de equipos informáticos a fines laborales y establece medidas de control y monitorización debe, por tanto, ser elaborada con su participación, en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 87.3 LOPD.
Políticas de incentivos y no discriminación (Audiencia Nacional. Sentencia de 22 de enero de 2024)
Vincular los incentivos a criterios de asistencia, sin diferenciar entre ausencias por motivos de enfermedad o conciliación familiar, constituye discriminación. Destaca tres formas de discriminación: directa, por enfermedad, al penalizar las ausencias por IT, indirecta por razón de sexo, considerando que los permisos por conciliación son mayoritariamente solicitados por mujeres. Y penalizar el uso de permisos por enfermedad de familiares o acompañar a menores a consultas médicas constituye discriminación por asociación, afectando a quienes requieren estos permisos por razones de salud de un familiar. Es importante que las empresas evalúen sus políticas de incentivos para asegurar que no castigan a los trabajadores por ausencias debidas a enfermedad o el ejercicio de derechos vinculados a la conciliación.
Acuerdos de teletrabajo y ley 10/2021 (Audiencia Nacional. Sentencia de 23 de enero de 2024)
Esta sentencia nos recuerda que los acuerdos de teletrabajo deben cumplir con los requisitos de la Ley de Trabajo a Distancia (LTD) y contar con el consentimiento expreso de cada trabajador, según lo dispuesto en el artículo 5 de dicha ley. Se invalida así el denominado modelo «trabajo flexible» implementado por una empresa basado en un acuerdo con un sindicato e impuesto a la plantilla a modo de contrato de adhesión, ya que no se obtuvo el consentimiento individualizado de los afectados. La sentencia enfatiza la necesidad de formalizar acuerdos individuales que incluyan el porcentaje y la distribución de la prestación a distancia, de acuerdo con el contenido mínimo obligatorio establecido en el artículo 7 de la LTD. Además, destaca que los acuerdos colectivos o las adhesiones tácitas no sustituyen la necesidad de acuerdos individuales, y que estos deben definir de manera precisa el porcentaje de jornada a realizar a distancia, evitando horquillas amplias que puedan conferir a la empresa una flexibilidad arbitraria en la gestión del teletrabajo.
La importancia de firmar las políticas (Tribunal Superior de Justicia de Madrid, 4 de diciembre de 2023)
Un aspecto fundamental en la gestión de las políticas de protección de datos y tecnologías de la información (TIC): asegurar que estas políticas sean formalmente comunicadas y firmadas por los trabajadores para que sean efectivas y aplicables.
En el caso en cuestión, una empresa, ante sospechas de conductas desleales por parte de un empleado, decidió realizar un análisis forense de su correo corporativo. Aunque el informe pericial fue meticuloso y detallado, el esfuerzo fue en vano debido a una omisión insalvable: la empresa no pudo demostrar que el empleado había sido informado sobre las políticas de uso del correo corporativo y dispositivos digitales. El artículo 87.3 LOPD estipula que los trabajadores deben ser informados sobre los criterios de utilización de estos dispositivos y las medidas de control. La ausencia de pruebas de que el empleado hubiese sido informado de estas políticas resultó ser un obstáculo insuperable. Esto llevó a que cualquier prueba obtenida del acceso no autorizado fuera considerada ilícita. Y es que las políticas no solo deben estar bien redactadas y comunicadas, sino que también se pueda probar esta comunicación, por ejemplo, a través de la firma de documentos. ■