nº 1.004 - 29 de febrero de 2024
La aparición del Legaltech en el mundo de la abogacía
Helena Téllez. Senior associate de LegalTech. ECIJA
El Legaltech consiste en utilizar la tecnología para ordenar todos los datos e información de que disponemos y estructurarla para que realmente sea útil y eficaz
Encontramos multitud de tareas que, con muy poca ayuda de las herramientas tecnológicas adecuadas, conseguiríamos un notable incremento en nuestra eficiencia
No podemos obviar la irruptora aparición de la tecnología en el sector de la abogacía en los últimos años. El llamado Legaltech parece que ha llegado para quedarse en nuestro vocabulario diario, siendo que gran parte de las grandes empresas y despachos de este país han empezado a enfocar sus esfuerzos en esta materia.
Pero ¿qué es Legaltech? Constituyendo uno de los términos más escuchados, al menos, en 2023, y existiendo cantidad de textos y conferencias al respecto, todavía encontramos muchos compañeros de profesión que realmente no saben en qué se traduce esta novedosa ola.
Por lo que hemos podido escuchar o leer, parece que se trata de tecnología aplicada a las labores del abogado, pero ¿esto qué significa?
Como uno de los sectores más tradicionales en el mercado, la seriedad y absoluto deber de diligencia y pulcritud que definen al abogado, han provocado que éste siempre haya tratado de mantenerse inerte ante la evolución del mundo exterior, por los cambios que ésta suponía en nuestras gestiones cotidianas y la habitual falta de tiempo que caracteriza a la profesión.
Sin embargo, el mundo, y con ello la sociedad, sigue su curso y llega el momento –ya inevitable e incluso, en algunas ocasiones, tardío– de ponernos al día y que contemos con herramientas digitales suficientes que nos apoyen con las labores más tediosas y más mecánicas y, con ello, que nos permitan ser más eficientes, tanto de manera interna, como en términos de competitividad en el mercado.
Esto no es algo novedoso si miramos a la generalidad global. Existen aplicaciones de todo tipo, para todos los ámbitos, que dan soporte a aquellos trabajos que antes se hacían de forma manual en otros sectores: herramientas CRM (Customer Relationship Management), para llevar el seguimiento de clientes; de control de facturas, con toda la información localizada y la generación de avisos para su emisión y control; de solicitud y trámite de citas con algunos prestadores de servicios, etc.
Apoyo específico al trabajo del abogado
Ahora de lo que estamos hablando es de productos informáticos que apoyen específicamente al trabajo del abogado, con todas sus peculiaridades; de la misma manera que en su día salieron las bases de datos de jurisprudencia, ahora tan imprescindibles en el sector.
De esta forma, si realmente analizamos qué es lo que hacemos en nuestro día a día, encontramos multitud de tareas que, con muy poca ayuda de las herramientas tecnológicas adecuadas, conseguiríamos un notable incremento en nuestra eficiencia, esto es, una enorme reducción de tiempos en las labores que menos valor aportan.
En definitiva, y por buscar un fácil entendimiento de la conclusión, se trata de la digitalización de los procesos que normalmente llevamos a cabo de manera analógica (estudiar lo que hacemos y plasmarlo –‘subirlo’– en una plataforma digital) y de la automatización de todas aquellas tareas más pequeñas en que se dividen dichos procesos.
Y, no sólo eso, sino, como punto de partida esencial, la centralización en una sola fuente de todos los datos e información que poseemos, para que puedan estar relacionados y cohesionados entre sí, permitiéndonos interactuar fácilmente con las diferentes bases de datos y materiales que constan en la compañía (o despacho) y que habitualmente se encuentran repartidas en las distintas áreas o departamentos, sin posibilidad de nutrirse entre ellas y aprovechar el conocimiento ya existente.
A mero título de ejemplo, el planteamiento más obvio son las bases de datos de los clientes, los proveedores o, incluso, de las propias sociedades del grupo en el supuesto de que nos encontremos ante un conjunto empresarial: que cualquier abogado de la compañía, mientras está llevando un asunto, pueda acceder de forma sencilla a un sistema centralizado y ordenado de información donde encontrar –y utilizar– los datos relevantes sobre estos actores (denominación social, domicilio y NIF, apoderados, personas de contacto, especialidades a tener en cuenta…) puede ser de gran utilidad para realizar el trabajo con mayor agilidad.
Por otro lado, si este sistema centralizado permite –además– conocer, a través de un solo click, qué asuntos tiene abiertos ese cliente, proveedor o empresa del grupo, qué contratos ha firmado, qué procedimientos judiciales ha tenido y cómo ha sido su resultado, qué marcas o patentes tiene registradas, etc., el conocimiento y control de la situación a nivel global será mucho mayor y tal congregación proporcionará una gran minoración en los tiempos de búsqueda y preparación, así como evitará incurrir en duplicidades, al estar toda la información interconectada.
A lo anterior, también podemos sumarle, como decíamos, la digitalización de procesos y la automatización de tareas, tales como la gestión de un contrato o la llevanza de un procedimiento judicial. Al fin y al cabo, ambas cuestiones, bien analizadas, se rigen por un esqueleto procedimental básico común, que se puede incorporar a una herramienta para facilitar la labor de su seguimiento.
En relación con los procedimientos judiciales quizá esté más claro, dado que su operativa y las fases de ésta, están estructuradas por la legalidad. No obstante, en la gestión de un contrato, y teniendo en cuenta por supuesto las peculiaridades de cada empresa y/o despacho a la hora de abordar estos asuntos, también existen unos pasos esenciales, desde que éste se solicita y se prepara, hasta su negociación, firma y, desde luego, posterior ejecución.
Todas las tareas en torno a un contrato se pueden configurar en una herramienta, customizadas en función de las necesidades concretas de quien lo vaya a utilizar. En el caso de grandes empresas, por ejemplo, la simple preparación de un formulario digital inicial en el que conste –desde el primer momento– toda la información requerida para empezar a trabajar en el documento, y que posteriormente permita llevar el seguimiento del asunto durante toda la negociación, sería en sí mismo un gran soporte para agilizar el asunto, en todas sus fases.
También la digitalización del proceso interno de aprobaciones antes de pasar a firma el documento, de tal forma que quede trazada la validación de las diferentes áreas intervinientes para su posterior comprobación por el apoderado correspondiente que lo va a suscribir.
Además, por cuanto a procedimientos judiciales, contratos y otros escritos se refiere (como, por ejemplo, informes, notas o resolución de meras consultas) también se debe tener en cuenta la posibilidad de coordinar y/o automatizar los modelos o plantillas que servirán de base para su preparación.
Aquí, podemos considerar multitud de opciones: desde el mero establecimiento de un repositorio –de nuevo, centralizado– donde consten las últimas versiones consensuadas por la compañía (de tal manera que, con actualizar el documento ‘madre’ cuando sea necesario –por ejemplo, por actualizaciones legislativas–, se tendría la certeza de que todos los intervinientes tendrían acceso directo al mismo, sin equivocaciones); hasta la preparación automática de borradores que, al beber de las bases de datos asociadas (tanto de los datos de las partes, como de las notas al respecto del trato con éstos), o al utilizar Inteligencia Artificial con base en determinados parámetros previamente establecidos, permiten una preparación inicial mucho más rápida y, con ello, una eficiencia notablemente mayor.
En este sentido, en la misma línea podríamos tener en consideración a las consultas legales y la infinidad de ocasiones en las que una asesoría jurídica responde la misma serie de dudas. El uso de herramientas configuradas en función de las necesidades específicas del ‘usuario’ para este tipo de casos permite localizar todo el know how generado de ocasiones anteriores en un mismo sitio, aprovechar así el trabajo ya realizado en el pasado y no incurrir en duplicidades innecesarias.
Así las cosas, es importante pensar –con sinceridad– en la cantidad tiempo (y, por tanto, recursos) que nuestra entidad, a nivel general, ha invertido en la preparación de asuntos que ya se habían realizado (aun parcialmente o como base) por otros abogados de la empresa. En definitiva, cuántas veces se han llevado a cabo casos similares (consultas, contratos o incluso demandas, entre otros), casi desde cero o con base en documentos anteriores completamente personalizados, por no tener monitorizadas y estructuradas las gestiones entrantes a lo largo de los años.
Información ordenada y estructurada para que sea útil
En esto, a grandes rasgos, es en lo que consiste el denominado Legaltech. En utilizar la tecnología para ordenar todos los datos e información de que disponemos (incluyendo nuestra propia operativa, procesos y knowhow) y estructurarla para que realmente sea útil y eficaz para todos los ámbitos de nuestra empresa o despacho; de tal forma que, contando con una herramienta digital realmente práctica y preparada específicamente para el caso concreto, la inversión de tiempo y recursos en las cuestiones más mecánicas se reduzca a los mínimos posibles y permita al abogado enfocar sus esfuerzos en lo que realmente requiere su energía y atención intelectual.
Desde luego, recopilar y organizar toda la información que posee una entidad, e incluirla en una herramienta personalizada, puede no ser una tarea fácil de abordar, si bien, se ha convertido ya en una necesidad inminente en el sector de la abogacía; precisamente, por las imperfecciones e ineficiencias que se han ido generando y acumulando con el paso del tiempo, al no contar con la tecnología adecuada que cubriera las particularidades de la profesión.
En cualquier caso, para atender la situación, como primeros pasos será de vital importancia llevar a cabo un análisis en profundidad del contexto y circunstancias internas e incluir, en la valoración, a todos los intervinientes que participen en las gestiones correspondientes, con el objetivo de destacar las necesidades principales y los mayores puntos de inflexión existentes en el supuesto de hecho en el que estemos interesados.
Esta valoración pasará por estudiar el nivel de madurez en el que se encuentra la entidad por cuanto a know how localizado y plataformas digitales ya implementadas se refiere, con la intención de determinar y decidir el punto exacto al que se quiere llegar; eligiendo y priorizando los primeros extremos sobre los que se quiere trabajar para mejorar la eficiencia en los diferentes asuntos, tanto a corto como a largo plazo.
A partir de ahí, y teniendo claras cuáles son los requerimientos primordiales, llegará el momento de seleccionar la herramienta que más se adecúe a nuestras especificaciones y empezar a configurarla de acuerdo con nuestros propios intereses. Este punto también es importante, dado que no todas las plataformas aglutinan las mismas funcionalidades o, aun teniéndolas, éstas no contienen el mismo nivel de desarrollo.
Una vez más, resulta esencial tener en cuenta el caso concreto y las particularidades de cada entidad que, en este caso, habrán salido a la luz del análisis previamente realizado. ■