nº 1.005 - 27 de marzo de 2024
¿Convoco una reunión o mando un correo electrónico?
Fernando J. Biurrun. Consultor Social Media. Fundador Lawandtrends.com
El recurso al correo electrónico, en ocasiones, puede ser contraproducente para la toma de algunas decisiones que, mediante una reunión dirigida y limitada en el tiempo, puede resultar mucho más eficiente
Si la cadena de correos electrónicos ha superado un cierto número de mensajes, como siete u ocho, puede ser un indicativo de que la discusión se ha vuelto compleja
Después de años de adaptación al trabajo remoto, hemos aprendido que no todos los problemas se pueden resolver mediante correos electrónicos o chats en las herramientas como Teams, Skype o Google Meet. Esta evolución hacia la comunicación digital ha sido tanto una victoria como una lección de adaptación. Pero su uso no quiere decir que sea la mejor solución para la resolución de un problema dentro del despacho.
El entorno laboral actual nos ha llevado a valorar la eficacia de la comunicación digital, pero también nos ha mostrado sus limitaciones. Cuando nos encontramos inmersos en largas cadenas de correos electrónicos, con asuntos que se alargan en un interminable «Re:», es momento de replantearnos si quizás debiéramos haber convocado una reunión desde el principio. Sobre todo, cuando participan diferentes personas y se terminan solapando respuestas y diferentes discusiones.
El uso del correo electrónico
El recurso al correo electrónico, en ocasiones, puede ser contraproducente para la toma de algunas decisiones que, mediante una reunión dirigida y limitada en el tiempo, puede resultar mucho más eficiente.
El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo el caballo de batalla de la comunicación empresarial. Es rápido, conveniente y permite a los profesionales enviar y recibir mensajes en cualquier momento y lugar. En entornos donde la toma de decisiones no es urgente y se necesita documentación detallada, el correo electrónico es una herramienta invaluable.
A pesar de sus ventajas, tiene limitaciones significativas. La falta de interacción en tiempo real puede dificultar la resolución rápida de problemas y la generación de ideas creativas. Además, la comunicación por correo electrónico a menudo carece de tono y contexto, lo que puede llevar a malentendidos y conflictos.
Cuando se trata de discusiones complejas o decisiones críticas, el correo electrónico puede resultar insuficiente. La ausencia de expresión facial y lenguaje corporal puede dificultar la comprensión de las emociones y las intenciones detrás de los mensajes. En ocasiones, pueden llegar respuestas que en una reunión cara a cara no se darían. En estos casos, convocar una reunión puede ser la mejor manera de garantizar una comunicación clara y efectiva.
¿Cómo sabemos cuándo es el momento adecuado para convocar una reunión en lugar de continuar con un hilo de correo electrónico?
En un contexto donde el trabajo remoto y la comunicación asincrónica son la norma, identificar cuándo una situación requiere una reunión puede ser crucial para la eficacia de la comunicación y la toma de decisiones efectivas dentro del despacho.
Podemos percibir algunas señales de que sea mejor optar por una reunión en vez de continuar con una comunicación a través de correos electrónicos que puede derivar en un caos:
Longitud excesiva de los correos electrónicos: Si los mensajes son tan largos que requieren desplazamiento en la pantalla, es una advertencia clara de que la discusión puede ser más efectiva en persona. Sobre todo, porque pueden dar lugar a abrir asuntos colaterales que pueden desviar la finalidad y el objetivo que se pretendía con el correo inicial.
Cadena de mensajes extensa: Si la cadena de correos electrónicos ha superado un cierto número de mensajes, como siete u ocho, puede ser un indicativo de que la discusión se ha vuelto compleja y podría beneficiarse de una conversación cara a cara. Además, el asunto puede alargarse en el tiempo más de lo previsto teniendo en cuenta que no todos los destinatarios pueden estar contestando en el momento y la solución no se alcanza en el tiempo deseable.
Temas de alto valor: Decisiones que tienen un impacto significativo en el asunto, como el impacto que puede tener en el cliente, diferentes alternativas de estrategia procesal o de enfoque…, suelen requerir una discusión más profunda y detallada que la que se puede lograr mediante correos electrónicos.
Coaching y mentoring: Actividades como la capacitación y el asesoramiento a empleados, que tienen un impacto duradero en el crecimiento del despacho, suelen ser más efectivas cuando se realizan de forma sincrónica, ya sea en reuniones o sesiones individuales.
Persuasión: Cuando se necesitan habilidades persuasivas para influir en una decisión o discutir un tema delicado, es preferible tener una conversación directa en lugar de depender únicamente de correos electrónicos.
La eficacia de las reuniones
Las reuniones, ya sean presenciales o virtuales, ofrecen una plataforma para la colaboración en tiempo real y la interacción cara a cara. Permiten a los participantes expresar sus ideas, compartir perspectivas y resolver problemas de manera colaborativa. Además, las reuniones pueden fomentar el trabajo en equipo y fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo.
Cuando se trata de discutir temas complejos, tomar decisiones importantes o generar ideas creativas, las reuniones son invaluable. Proporcionan un entorno estructurado donde los integrantes pueden participar activamente y trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes. Además, las reuniones pueden ser una oportunidad para aclarar malentendidos y resolver conflictos de manera efectiva.
Conclusión
En resumen, aunque la comunicación digital ofrece muchas ventajas, reconocer cuándo una situación requiere una reunión en persona puede ser crucial para una comunicación efectiva y una toma de decisiones acertada, tanto en la gestión del despacho como en la de los asuntos de los clientes. En este sentido, es importante no solo evaluar la eficacia de la comunicación digital, sino también reconocer sus limitaciones y saber cuándo es necesario recurrir a la interacción en persona para lograr los mejores resultados. ■