nº 1.007 - 30 de mayo de 2023

Lecciones de navegación para gestionar la asesoría jurídica o cómo es imposible poner rumbo sin los KPIs adecuados

Julia Durántez Vázquez. Asociada Principal de Deloitte Legal

Clara Arriaga San José. Delivery Lead de Deloitte Legal

Tanto para definir la estrategia a seguir, como para medir el progreso y avance de cualquier proyecto, es necesario introducir indicadores clave de desempeño

La asesoría jurídica no puede llegar hoy a buen puerto sin implementar los KPIs y reporting necesarios para su actividad y basados en la tecnología adecuada

Para alcanzar las orillas del Nuevo Mundo, Cristóbal Colón y su tripulación tuvieron que superar corrientes cambiantes, condiciones climáticas adversas y limitación de recursos. Imprevistos constantes, en aguas desconocidas. La determinación o la pericia en otros mares no bastaban para llegar a destino. Fue necesario contar con las herramientas adecuadas para conseguir orientarse y, desde ahí, tomar las decisiones correctas.

Del mismo modo que alcanzar el Nuevo Mundo exigió un astrolabio con el que calcular su posición y un sextante para medir la altura de las estrellas, la asesoría jurídica de la empresa necesita hoy herramientas que le permitan entender su situación y trazar en cada momento el rumbo correcto. Es ahí donde entran en acción los KPIs (Key Performance Indicators), el reporting al servicio del negocio y la toma de decisiones estratégicas basada en métricas objetivas.

Áreas como mercantil o procesal han visto incrementada de forma exponencial su carga de trabajo. Ya sea por la gestión de procedimientos judiciales masivos o ante las revisiones contractuales a gran escala, es fácil perderse en ese vasto océano si no se dispone de una orientación clara y precisa, basada en información objetiva y actualizada a partir de la que tomar las mejores decisiones.

Tanto para definir la estrategia a seguir como para medir el progreso y avance de cualquier proyecto de la asesoría jurídica, es necesario introducir indicadores clave de desempeño (KPIs), que permiten evaluar y optimizar la gestión de la asesoría jurídica, y ponerla al servicio del negocio en su mismo idioma.

Herramienta para medir el rendimiento de cualquier proceso

Los KPIs son métricas cuantificables que se emplean para medir el rendimiento de cualquier proceso, puesto en relación con el objetivo al que el mismo responde. Su papel en el contexto actual de transformación del sector legal, y en particular en el escenario de los Legal Managed Services, es crítico, pues permite proporcionar una visión clara y objetiva del grado de avance que está teniendo lugar, identificar áreas de mejora y tomar decisiones con certidumbre.

La asesoría jurídica ha avanzado decididamente en la implementación de estas herramientas, disponibles hoy a través de distintas soluciones tecnológicas, y son ya numerosos los KPIs específicos para la asesoría jurídica: tiempo promedio de resolución de casos, tasa de éxito por procedimiento, índices de cumplimiento normativo, costo promedio por acción, tasas de recurrencia, porcentajes de cumplimiento de contratos o índices de innovación. Estas y otras muchas métricas disponibles comparten el atributo de ser mediciones objetivas que permiten radiografiar en tiempo real el progreso de cualquier actividad en particular, y de la asesoría jurídica de la empresa en general.

Pero para que esta inteligencia no opere en el vacío, la medición de la actividad de la asesoría jurídica mediante los KPIs adecuados en cada caso debe implementarse junto a un sistema de reporting ajustado a la naturaleza y objetivos de cada proyecto, así como al rol que la asesoría jurídica tenga para el negocio.

Un reporting interno de calidad, nutrido de información objetiva y actualizada en tiempo real, permite a la asesoría jurídica alcanzar objetivos fundamentales, como mejorar la toma de decisiones, optimizar la asignación de recursos o implementar una cultura de transparencia y mejora continua.

Además, es crucial destacar la necesidad de establecer medidores de control de calidad para las labores realizadas, entre los que se incluyen los Acuerdos de Nivel de Servicios (SLAs) y las auditorías de control. Este es el tercer ingrediente fundamental. Los SLAs son clave para asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos a nivel organizacional y para monitorear las actividades realizadas por terceros. Por su parte, las auditorías de control permiten la evaluación detallada de la calidad en casos específicos.

Ya quedó atrás el tiempo de las hojas de cálculo para hacer seguimiento de la actividad de la asesoría jurídica. Al enfrentarnos a un gran volumen de datos, resulta imprescindible optar por el uso de la tecnología. Apoyándonos en herramientas de gestión del dato más sofisticadas, y que ya están disponibles de manera generalizada en el mercado, conseguimos automatizar el proceso, tanto desde la perspectiva de la obtención de la información desde la asesoría jurídica, como desde la perspectiva de la generación de informes que agreguen los datos obtenidos, y que podrán ser empleados por la asesoría jurídica y de negocio para la toma de mejores decisiones.

La inclusión de la tecnología permite centrar el esfuerzo en el análisis de la información resultante, y por tanto en la definición de aquellas estrategias y toma de aquellas decisiones más adecuadas para la gestión de cada proyecto, puestas ahora al servicio del negocio en su mismo idioma.

Pisar la orilla del Nuevo Mundo no habría sido posible sin disponer de las herramientas adecuadas. Tampoco la asesoría jurídica puede hoy llegar a buen puerto sin implementar los KPIs y reporting necesarios para su actividad y basados en la tecnología adecuada. ■