nº 1.019 - 26 de junio de 2025
«Los sistemas de IA estarán totalmente integrados en el ciclo de creación de nuevos documentos dentro de los SGDs, sin necesidad de saltar de unas herramientas a otras o migrar datos entre sí»
Coral Calleja
Responsable del Área de Gestión del Conocimiento en Sagardoy
«Los documentalistas no sólo tenemos que impulsar su uso para aquellos abogados más reticentes, sino también gestionar las expectativas que genera en los usuarios más avanzados»
«Llegará un momento en que la IA trabajará de forma invisible en la documentación legal que se genera en un despacho de abogados»
Coral Calleja es responsable del Área de Gestión del Conocimiento en Sagardoy. Un despacho líder en Derecho Laboral, con una trayectoria de casi 50 años, formado por más de 100 profesionales y con presencia en las principales ciudades de España. Además, como miembros fundadores de la alianza Ius Laboris, ofrece soluciones globales en una materia tan local como es la legislación laboral. Coral, licenciada en derecho y con una dilatada experiencia como documentalista jurídica tanto en firmas de ámbito nacional como internacional, desarrolla desde hace años su carrera profesional en el ámbito de la Gestión del Conocimiento.
¿Cuál cree que ha sido su mayor contribución al despacho Sagardoy en términos de innovación en la gestión del conocimiento?
Creo que mi mayor aportación al despacho ha sido la creación y puesta en marcha de un repositorio en nuestra intranet, a través del cual los abogados puedan compartir, localizar y acceder de forma sencilla y rápida a información legal actualizada y relevante necesaria para estar al día en su área de práctica (normativa, jurisprudencia, bibliografía, etc.) y también a documentos jurídicos elaborados internamente (modelos, informes, notas técnicas, etc.) y, casos de éxito y mejores prácticas que sirvan de referente para la generación de nuevo conocimiento con el rigor jurídico y la calidad deseada. El objetivo final fue y sigue siendo crear un canal de transmisión del conocimiento donde la aportación del saber individual facilite el aprendizaje continuo y contribuya a garantizar la calidad en el servicio de asesoramiento prestado al cliente.
¿Qué habilidades considera esenciales para los documentalistas en el contexto de transformación digital actual?
Las funciones tradicionales que veníamos desarrollando como la selección, la clasificación, y la recuperación de la información han sido desplazadas por sistemas que lo hacen automáticamente (sistemas de gestión documental, sistemas de indexación, categorización, etc.) En este sentido, ahora, nos dedicamos más a la evaluación de las nuevas tecnologías aportando nuestro juicio crítico como documentalistas, a la hora seleccionar cuál de ellas gestionará de manera más eficiente la información. Para esto, el documentalista debe contar con habilidades tecnológicas y capacidad para el aprendizaje continuo.
A su vez, siguen siendo imprescindibles aquellas habilidades con las que siempre ha contado un buen documentalista: capacidad organizativa, de análisis y de atención al detalle. Éstas ayudan a una gestión ordenada y eficaz de la documentación y son la base para alcanzar resultados exitosos en cualquier proyecto que abordemos y más cuando hablamos de IA. Me explico: las herramientas que incorporan esta tecnología nos permiten analizar grandes cantidades de información en forma de datos, resumir documentos, extraer y generar nuevos contenidos a partir de lo que ya tenemos (minería de los datos, machine learning, inteligencia artificial, etc.) y vienen demostrando que los resultados son mejores si partimos de información estructurada, de alta calidad y fiable.
Además, el documentalista debe tener capacidad para enseñar y transmitir, convirtiéndose así en un facilitador de la transformación digital.
Por otro lado, el documentalista desempeña un papel crucial como intermediario entre el despacho y los grandes proveedores de soluciones jurídicas que integran IA. Estos proveedores compiten entre sí para posicionar sus productos como líderes en las búsquedas de información jurídica. Para que esta relación sea fructífera y se puedan alcanzar acuerdos beneficiosos para ambas partes («win-win»), es esencial contar con buenas habilidades comunicativas y de negociación.
Finalmente, el documentalista debe poseer excelentes habilidades lingüísticas. En el caso de los documentalistas jurídicos, es especialmente importante dominar el lenguaje propio del sector para poder formular preguntas a la IA de manera precisa y pertinente.
¿Cómo ha evolucionado su papel como documentalista en el despacho de abogados Sagardoy con la llegada de la inteligencia artificial?
Es fundamental la aceptación y confianza por parte de los abogados en la IA cómo una nueva tecnología que puede ayudarles a desarrollar su trabajo de forma más eficiente, pero sin perder el rigor y la calidad en el asesoramiento que vienen prestando a sus clientes. Nuestra labor como documentalistas es acompañarlos en este proceso, analizando, experimentando y descubriendo casos de uso, así como identificando cualquier novedad incorporada en las soluciones de conocimiento jurídico y gestión empresarial basadas en IA. En este contexto hemos asumido cierto rol de gestores del cambio, dónde no sólo tenemos que impulsar su uso para aquellos abogados más reticentes, sino también gestionar las expectativas que genera en los usuarios más avanzados. Por último, hemos ganado protagonismo en la relación con los proveedores de información jurídica tradicionales. Para ellos está siendo muy relevante nuestro feedback en el uso que hacen los abogados de las soluciones que nos ofrecen: implantación, detección de casos de uso, corrección de desviaciones en los resultados, etc.
Desde su perspectiva, ¿cuál es el mayor beneficio de integrar IA en la gestión del conocimiento?
La IA nos permite analizar grandes volúmenes de información, extraer datos, identificar patrones, automatizar procesos y reducir significativamente el margen de error humano en tareas repetitivas. Esto ha traído grandes beneficios para la gestión del conocimiento entre los cuales destacaría:
– Eficiencia y rapidez en la búsqueda de información jurídica a la hora de enfrentarnos a cualquier investigación legal.
– Aumento de la productividad y de la calidad. La IA nos permite obtener información basada en nuestros documentos, revisar su vigencia, actualizarlos ante los cambios normativos, e interactuar con ellos para generar nuevos documentos en menor tiempo y de mayor calidad.
– Por último, gracias a un mejor conocimiento con nuevas y sofisticadas variables de las decisiones judiciales, la IA aporta un gran valor a la hora de abordar cualquier asunto en el que representemos a nuestros clientes ante los juzgados y tribunales. Existen herramientas de IA que analizan y visualizan los datos jurídicos de las decisiones judiciales, nos permiten ampliar la exploración de las posibilidades de un recurso, de la duración de un litigio, y nos muestran las líneas jurisprudenciales en torno a la temática planteada, incluso podemos ver los antecedentes, experiencia y argumentos más habituales de la contraparte en casos similares. En definitiva, nos ayudan a conocer cómo se ha venido resolviendo una determinada cuestión, lo cual es importante tener en cuenta, a la hora de asesorar a nuestros clientes y defenderlos ante los tribunales con más probabilidades de éxito, si bien siempre sujeto a la valoración y decisión última del abogado basada en su talento, experiencia, capacidad analítica e intuición adaptativa a cada circunstancia.
¿Cómo se aborda la protección de datos sensibles en la gestión del conocimiento asistida por IA?
Las empresas cuentan con políticas internas que garantizan la normativa en materia de protección de datos: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y Ley Orgánica de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Además, implementan políticas y protocolos orientadas a gestionar y proteger la información que manejan: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Bajo este marco también debe funcionar nuestro sistema de gestión del conocimiento.
La gestión del conocimiento no es una actividad aislada dentro la organización, y por tanto debe cumplir con las políticas y procedimientos aprobados por la dirección para garantizar el cumplimiento de las normativas en materia de protección de datos y de seguridad de la información, no sólo de datos sensibles, sino de cualquier tipo de información. Al igual que sucede con otras áreas, deberán llevarse a cabo evaluaciones y auditorías para identificar y gestionar cualquier riesgo asociado al tratamiento específico cuando manejamos herramientas de IA. Si queremos tener un mayor control y aumentar la confianza de nuestros clientes lo ideal es contar con una Política de la IA, con unas directrices claras y unos protocolos que garanticen la utilización de la IA de forma segura y ética.
¿Qué futuro vislumbra para la documentación legal en un despacho de abogados con el avance continuo de la inteligencia artificial?
A mi juicio, llegará un momento en que la IA trabajará de forma invisible en la documentación legal que se genera en un despacho de abogados. De hecho, esto ya lo están haciendo los DMS de última generación. Los sistemas de IA estarán totalmente integrados en el ciclo de creación de nuevos documentos dentro de los SGDs, sin necesidad de saltar de unas herramientas a otras o migrar datos entre sí. ■