La transformación digital de la función legal: una reforma que no obliga a mudarse
Antonio Huguet Soler
Manager del área de Legal Tech and Digital Transformation de Pérez-Llorca
El sector se enfrenta a la siguiente pregunta: ¿cómo implementar esta transformación digital sin interrumpir la prestación de servicios jurídicos?
Al igual que una vivienda renovada requiere mantenimiento y actualizaciones periódicas, la función legal transformada debe mantenerse al día con las nuevas tecnologías, metodologías y expectativas del negocio
La transformación digital del sector jurídico, impulsada por la inteligencia artificial, ha dejado de ser una tendencia emergente para convertirse en una necesidad del sector. En los principales eventos y foros jurídicos, este tema domina las discusiones entre profesionales del derecho, evidenciando que la evolución tecnológica ya no es opcional sino esencial para la supervivencia y competitividad de cualquier función legal.
Ante este panorama, tanto los grandes despachos internacionales como los pequeños despachos especializados, pasando por las asesorías jurídicas de cualquier empresa se enfrentan a la misma pregunta: ¿cómo implementar esta transformación digital sin interrumpir la prestación de servicios jurídicos?
Esta transformación puede asemejarse a la reforma de una vivienda mientras se sigue habitando en ella: hay ruido, polvo y cierta incomodidad, pero la vida, o en este caso, la prestación de servicios jurídicos, no se detiene. Para avanzar sin comprometer la operativa diaria, es esencial definir una estrategia clara que priorice iniciativas, recursos y el conocimiento interno del equipo. Aunque cada organización tiene su propio ritmo, toda transformación pasa por etapas comunes, desde el análisis inicial hasta la mejora continua, que marcan el camino hacia la transformación. Continuando con este símil, analizaremos cada una de estas fases para entender cómo se materializa el proceso de cambio en la función legal.
Fase 1: Realización de catas: evaluación del estado actual
Antes de abrir huecos o cambiar estancias, conviene revisar el estado de la estructura y los suministros; de nada sirve construir sobre algo inestable o sobre algo que no transporta bien lo esencial.
En el contexto jurídico, este diagnóstico inicial requiere un análisis exhaustivo de los cimientos de la función legal: qué herramientas tecnológicas se utilizan, cómo se gestionan y guardan los documentos, qué proyectos ya se han realizado, qué nivel de competencia digital posee el equipo o qué sistema de gestión del conocimiento se está utilizando. Esta evaluación permite identificar las fortalezas sobre las cuales construir el nuevo modelo y tener en cuenta las debilidades que requieren atención prioritaria, estableciendo así una base sólida para el cambio.
Fase 2: Levantamiento de planos: mapeo de flujos de trabajo
Una vez analizada la estructura, hay que dibujar el plano, esto es, representar con detalle el estado actual de la vivienda.
En la función legal, esto significa documentar cada proceso: desde la recepción de una consulta hasta la entrega del resultado final. Este ejercicio revela patrones ocultos, duplicidades innecesarias y oportunidades de mejora que no son evidentes en el día a día. Además, permite identificar qué tareas consumen más tiempo del equipo, cuáles son más susceptibles a errores humanos y dónde la tecnología puede aportar mayor valor agregado, creando así las bases para definir la hoja de ruta para una transformación eficiente y orientada a resultados.
Fase 3: Diseño del proyecto: plan estratégico de transformación
Tras analizar la estructura y las estancias que se tienen que reformar, se crea el proyecto de reforma y se formaliza todo el papeleo, teniendo en cuenta que la vida no para y que los habitantes siguen estando en la casa.
En el ámbito jurídico, diseñar el modelo futuro significa definir cómo será la función legal del mañana: más ágil, interconectada y estratégica. Este diseño debe especificar qué tecnologías se implementarán, cómo se reorganizarán los flujos de trabajo, qué nuevas competencias tiene que desarrollar el equipo y cómo se medirá el éxito de la transformación. Es fundamental establecer un plan detallado que incluya la priorización de iniciativas según su impacto y viabilidad, priorizando quick wins que generen confianza en el proceso de cambio. La clave radica en diseñar una hoja de ruta que permita conseguir un modelo que no solo resuelva los problemas actuales, sino que también prepare a la organización para los desafíos futuros.
Fase 4: Ejecución del proyecto: implementación gradual
Durante una reforma, la casa sigue viva: la familia continúa su día a día mientras los trabajos avanzan. Es un periodo de adaptación, comunicación y paciencia, donde todos aprenden a convivir con el cambio. Derivado del ruido y el polvo, se reajustan rutinas, expectativas y hasta los cimientos del proyecto.
Esta fase implica implementar las nuevas tecnologías y procesos mientras se mantiene la operativa diaria sin interrupciones. Los contratos siguen llegando, los plazos no se detienen y los clientes internos y externos esperan el mismo nivel de excelencia en el servicio. Por eso es crucial ejecutar la transformación por etapas, comunicar claramente los cambios al equipo, proporcionar la capacitación necesaria y establecer mecanismos de soporte para resolver las dudas y los problemas que surjan. La gestión del cambio se convierte en una competencia tan importante como la propia implementación tecnológica.
Y tras la reforma …
Después de una reforma, se requiere tiempo para: reorganizar los muebles, probar nuevas distribuciones, en definitiva, disfrutar del trabajo realizado. Lo mismo ocurre en el área legal; tras su transformación, el equipo debe familiarizarse con las nuevas herramientas, aprender a trabajar con la tecnología y encontrar formas más colaborativas y eficientes de operar. La clave está en combinar la experiencia acumulada con las nuevas capacidades digitales y mantener una actitud de aprendizaje constante.
Con el tiempo, esta adaptación se convierte en una nueva manera de trabajar: más ágil, conectada y estratégica. Los procesos automatizados liberan tiempo para tareas de mayor valor, la tecnología aporta información para tomar mejores decisiones y el equipo puede centrarse en ofrecer un verdadero asesoramiento estratégico.
La transformación digital de la función jurídica no es un destino final, sino un proceso continuo de evolución y mejora. Al igual que una vivienda renovada requiere mantenimiento y actualizaciones periódicas, la función legal transformada debe mantenerse al día con las nuevas tecnologías, metodologías y expectativas del negocio. Solo así podrá seguir siendo un socio estratégico verdaderamente valioso para la organización. ■