nº 980 - 23 de diciembre de 2021
Sistemas Modernos para la Administración de Contratos
Paul Handal. Socio Ecija
La administración de contratos siempre ha sido una función principal de los departamentos legales. Los contratos como objetivo de esta función clave del departamento legal poseen ciertas características que hace que su gestión y administración sea compleja:
Aunque sean documentos con un alto contenido legal, también contienen términos de naturaleza comercial, financiera, estratégica y de cumplimiento de políticas internas y regulaciones. |
Son documentos que requieren de la ejecución de diferentes pasos en distintas etapas para lograr una adecuada gestión y administración. Por esta razón se dice que existe un “ciclo de vida” de los contratos. |
Su gestión y administración suele requerir de la participación de varias personas que forman parte de distintas áreas dentro de la empresa. |
Su tipología, naturaleza, estructura y finalidad puede ser bastante diversa. |
Su contenido debe adecuarse a las circunstancias concretas de cada caso. |
Especialmente aplicable a los contratos del lado de ventas, se requiere que su proceso de formalización sea veloz. |
Su gestión y administración incluye no solamente contratos basados en plantillas propias, sino también preparadas por terceros (contratos basados en las plantillas de la contraparte). También, muchas veces se deben gestionar contractos redactados en distintos idiomas. |
El impacto y grado de complejidad de los contratos puede darse en combinaciones muy variadas. (Alta Complejidad – Alto Impacto, Alta Complejidad – Bajo Impacto, Baja Complejidad – Alto Impacto, Baja Complejidad – Bajo Impacto) |
Aunque existen contratos meramente transaccionales, muchos tienen una vigencia que se extiende por años, haciendo necesaria su continua administración. |
Son documentos que, una vez se tiene la primera versión, posteriormente suelen ser objeto de negociación entre las partes, con lo cual se debe tener la capacidad de administrar distintas versiones y poder involucrar a las personas indicadas y el tiempo necesario en la negociación. |
Por todo lo anterior, los departamentos legales que desean sobresalir en la administración de los contratos que gestionan deben necesariamente considerar valerse de la implementación de ciertas mejores prácticas, procesos eficientes y tecnología (dependiendo del tamaño y circunstancias concretas de la empresa, uno u otro elemento tendrá mayor o menor impacto).
Aunque en esta ocasión nos centramos en el uso de tecnología para la administración de los contratos, es importante destacar que para poder realmente obtener todo el provecho de una herramienta tecnológica, es imprescindible que previamente se hayan implementado ciertas mejores prácticas, así como también se hayan diseñado y puesto a prueba los procesos adecuados. Solo así se podrá acertadamente evaluar y seleccionar la herramienta tecnológica que realmente se necesita (ni mas, ni menos) para obtener un impacto significativo y un retorno a la inversión asegurado.
Algunas de estas mejores prácticas y procesos son:
Mejores prácticas / Procesos |
Impacto en la Selección y Adopción de Tecnología |
---|---|
Creación de plantillas |
Son necesarias para automatizar la creación de contratos. |
Definir claramente los procesos a seguirse en cada etapa del ciclo de vida de los contratos |
Permite la digitalización y automatización de flujos de trabajo en la herramienta. |
Librería de cláusulas |
Permite su utilización y puesta a disposición de los usuarios por medio de la herramienta. |
Definición clara de responsabilidades y aprobaciones requeridas en cada una de las etapas del ciclo de vida de los contratos |
Necesario para la digitalización y automatización de la gestión y control de dichas aprobaciones en la herramienta. |
Definición consensuada sobre la posición de la empresa respecto de los diferentes puntos del contrato y creación de una matriz de riesgos |
Necesario para la utilización de IA en la revisión automatizada de contratos para determinar si los mismos se adecúan a los términos aceptables para la empresa. |
La siguiente ilustración muestra las distintas etapas del ciclo de vida de los contratos y las funcionalidades que una herramienta de Contract LifeCylce Management podría agregar en cada de ellas.
En cuanto a la selección de la herramienta tecnológica mas apropiada, hay que decir que no siempre será tarea fácil. Como primer paso, lo mas aconsejable es realizar un proceso de identificación de requerimientos tecnológicos apropiado. Estos procesos suelen ser una combinación de cuestionarios, entrevistas y sesiones de trabajo con el departamento legal y demás «stakeholders» en la administración de contratos.
Algunas de las preguntas a las que hay que dar respuesta en esta etapa de identificación de requerimientos tecnológicos, son:
– ¿Para qué tipo de contratos se esta buscando la herramienta tecnológica (legales, ventas, compras, todos)?
– ¿Quiénes y qué áreas además del departamento legal participan, tienen interés y/o se verán afectados por la implementación de la herramienta? ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de cada uno de ellos?
– ¿Cuántos contratos serán formalizados / gestionados por medio de la herramienta?
– ¿Qué tipo de contrato son los más comunes en la empresa, contratos propios o de terceros? ¿Se administrarán contratos en distintos idiomas?
– ¿Con qué otras herramientas o sistemas deberá integrarse la herramienta de administración de contratos?
– ¿En qué etapa del ciclo de vida de los contratos tendría mas impacto la implementación de tecnología (solicitud de contratos, creación del primer borrador, negociación, firma, almacenamiento, administración y gestión)?
Una vez se tenga muy claro cuáles son los requerimientos tecnológicos de la herramienta que deseamos, estaríamos listos para empezar a evaluar y comparar las distintas opciones que existen en el mercado, tarea que suele ser bastante compleja debido al gran numero de posibilidades y la heterogeneidad de los enfoques y funcionalidades que ofrecen las mismas.
Una herramienta será la más adecuada, en la medida en que la misma se ajuste a las necesidades del caso concreto, y no necesariamente porque sea la que mas funcionalidades ofrece.
Las siguientes son algunas de las funcionalidades a evaluar, en términos generales, así como también considerando las necesidades de estandarización, automatización y personalización que el caso concreto requiera:
Actualmente las herramientas de Contract Lifecycle Management están siendo adoptadas a pasos acelerados por los departamentos legales, con lo cual, se espera que dentro de poco, administrar los contratos utilizando firmas manuscritas, tablas de Excel, correos electrónicos y procesos manuales, sea cosa del pasado. ■