nº 982 - 24 de febrero de 2022
Encierra a los ladrones de tiempo
Andrés Pascual. Abogado y escritor
No es suficiente estar ocupado, también lo están las hormigas
El correo electrónico y las reuniones son asesinos de tiempo
En las antiguas Grecia y Roma, para controlar la duración de los turnos de intervención en los tribunales se utilizaba un cronómetro de agua llamado clepsidra, un medidor de tiempo cuyo nombre, no por casualidad, proviene del verbo robar. Y no hay nada peor que dejar que nos roben el tiempo. Sin duda es nuestro recurso más preciado, dado que el que perdemos no puede recuperarse.
Hoy en día, más que nunca, nos asaltan diversos ladrones de tiempo que merman nuestra capacidad de acción y nuestra productividad; y el primer paso para ponerlos a buen recaudo es identificarlos.
Empecemos por las constantes interrupciones. Para vivir un tiempo de calidad y efectividad, necesitamos estar concentrados en una sola cosa con atención plena, lo que implica ignorar el resto de estímulos. Sí que es cierto que podemos hacer dos cosas a la vez (el conocido multitasking), pero siempre que la complejidad de dichas actividades sea baja. Esto es, podrás cocinar mientras ves la televisión, pero no redactar un recurso de apelación mientras atiendes a cada persona –compañeros con dudas, asistentes, clientes desocupados– que se asoma por la puerta del despacho. El cerebro está preparado para hacer dos cosas a la vez, en efecto, pero no para concentrarse en ambas al mismo tiempo. Y no te imaginas el tiempo que precisamos para, tras la distracción, recuperar el nivel original de atención.
También son ladrones de tiempo los compromisos sociales o profesionales a los que asistimos porque no sabemos decir que no; y las distracciones derivadas de la tecnología, como los grupos de WhatsApp (comienza por deshabilitar las notificaciones y, en el ordenador, ir cerrando las pestañas de internet que no uses). Pero voy a detenerme en otros dos que, especialmente en los despachos, suelen pasar inadvertidos y que, más que ladrones, son asesinos de tiempo.
En primer lugar, los correos electrónicos. El e-mail no es un medio urgente de comunicación, así que no has de reaccionar como si lo fuera. Si te dedicas a ser el gestor de tu correo en vez de hacer tus tareas principales, estarás dejando que otros marquen tu agenda, que decidan a qué dedicas tu tiempo y tu energía. Tal vez te mantengas ocupado, pero eso es solo un espejismo de ser productivo. Como decía el pensador norteamericano H. D. Thoreau, «no es suficiente estar ocupado; también lo están las hormigas».
Uno de los hábitos de la gente muy productiva es que revisan su correo electrónico entre una y tres veces al día, no más. Programa en tu agenda un tiempo para hacerlo, y aplica el siguiente método:
1.–Si el correo implica hacer algo que lleva menos de dos minutos, hazlo ahora.
2.–Si va a llevarte más tiempo, incluye la tarea en tu agenda o calendario.
3.–Si puedes delegar la tarea, reenvíalo de inmediato.
4.–Si puedes deshacerte de él, elimínalo. O archívalo, si lo consideras necesario, pero en un lugar donde vayas a encontrarlo sin perder tiempo.
Otro ladrón de tiempo que requiere especial atención en los despachos son las reuniones. Muchas de ellas, sobre todo con los clientes, son innecesarias. Te reto a que pruebes a cancelar ahora mismo la próxima reunión y verás como, posiblemente, no pasará absolutamente nada.
Para diseñar la agenda de una reunión necesaria y eficaz, puedes comenzar por fijar los siguientes puntos:
1.–Determina cuál es el objetivo exacto de la reunión y no improvises temas que normalmente conducirán a debates imprecisos.
2.–Haz una lista de asistentes, con esta máxima: «si no tienes una buena razón para estar, no estés».
3.–Obvia decirlo, los teléfonos están prohibidos.
El tener controlados a los ladrones de tiempo es sintomático de una adecuada gestión de tu tiempo, lo que se traduce en más productividad. Del mismo modo que el ser productivo en los trabajos por cuenta ajena no tiene nada que ver con calentar la silla durante horas (el llamado «presentismo»), en el caso de los profesionales independientes tampoco significa realizar tareas de forma cuanto más rápido mejor o bajo presión. De lo que se trata es de llevar a cabo las tareas adecuadas para alcanzar tus metas, y liberar tiempo para dedicarte a esos otros propósitos no laborales que dan sentido a tanto esfuerzo diario.
En 2015 publiqué un libro de crecimiento personal llamado El viaje de tu vida, un cuaderno de bitácora de los diez viajes que más me habían marcado después de casi tres décadas de recorrer el mundo durante las vacaciones judiciales. La escala de Etiopía llevaba por título «Tira tu reloj y recupera tu tiempo». En este capítulo contaba cómo el jefe de una tribu Hamer nos invitó a participar en una fiesta tradicional que iba a celebrarse al día siguiente. Saqué un folio con el plan de viaje apuntado a bolígrafo y le expliqué que lo lamentaba mucho, pero tenía que continuar adelante. El anciano me miró fijamente y sentenció: «Todos los blancos tenéis un reloj, pero ninguno tenéis tiempo».
No voy a recomendarte que tires tu reloj a la basura. Al fin y al cabo, vivimos en sociedad y necesitamos instrumentos para que todo marche, y más aún cuando dependemos del yugo de los plazos. Pero sí es conveniente tener en cuenta algunas claves para usar ese reloj como es debido, recuperar tu tiempo, e invertirlo donde más lo precises. ■