nº 987 - 28 de julio de 2022
Tecnología y procedimientos judiciales: ¿expectativa o realidad?
Fabio López Montañez. Litigation Manager en CMS Albiñana & Suárez de Lezo
Este desafío está poniendo a prueba las estructuras tanto de las propias asesorías como de los despachos que les asesoran
Las herramientas Legaltech han demostrado ser una solución excelente para mejorar la eficiencia y sostenibilidad en la llevanza de procedimientos
Históricamente, la gestión de litigios ha sido una cuestión crítica dentro de las grandes asesorías jurídicas corporativas. Las novedades normativas y jurisprudenciales cada vez más tendentes a una mayor protección de los consumidores, la proliferación de despachos especializados y las deficiencias manifiestas de nuestro sistema judicial, están suponiendo todo un reto para las grandes compañías, muchas de ellas abrumadas por el volumen de procedimientos que tienen de forma recurrente. Este desafío está poniendo a prueba las estructuras tanto de las propias asesorías como de los despachos que les asesoran.
En la abogacía de los negocios existe una mayor concienciación sobre la importancia de estar alineados con los objetivos globales de la compañía y participar en los procesos de toma de decisiones, y ese cambio implica acercarse a los asuntos desde un punto de vista diferente. Más allá de la resolución de la controversia concreta, hay que definir procesos estructurados que pauten la gestión e introducir métricas que nos den información útil para analizar la gestión de los asuntos y medir el desempeño de nuestros proveedores. Esta nueva perspectiva facilita la comunicación con los departamentos de negocio, a la vez que pone en valor el trabajo realizado desde la asesoría.
Una solución excelente
Esta visión estratégica resulta aún más necesaria en la gestión de procedimientos judiciales, dado el alto riesgo operativo y las dificultades propias que implican la gestión de proveedores. En este punto, las herramientas Legaltech han demostrado ser una solución excelente para mejorar la eficiencia y sostenibilidad en la llevanza de procedimientos. El proceso de transformación digital en el que está inmerso el sector legal ha supuesto la creación de muchas soluciones específicas para facilitar y optimizar la gestión de procedimientos judiciales.
Un primer bloque estaría formado por las aplicaciones que nos ayudan con la gestión documental y procesal de los asuntos. Estas herramientas tienen un importante coste de implantación, tanto económico como en tiempo, pero bien parametrizadas y mantenidas resultan indispensables para optimizar el control de los asuntos. Es fundamental realizar una buena planificación inicial poniendo especial foco en la calidad del dato y destinando recursos específicos al análisis de datos. Este ejercicio debe partir de un profundo proceso de reflexión sobre los aspectos más relevantes tanto legales como meramente operativos. La implantación de una solución de este tipo nos permitirá sistematizar el funcionamiento de nuestra asesoría y maximizar el control sobre los procedimientos.
Estas herramientas nos permiten obtener trazabilidad de los asuntos y hacer análisis de los datos de las distintas carteras, lo que facilita la gestión de proveedores, ayuda a mitigar los riesgos y nos posibilita medir tiempos medios de resolución. Toda esta información en tiempo real resulta de mucha utilidad de cara a las auditorías, tanto internas como externas, lo que permite a las asesorías aportar mayor valor en la gestión de las contingencias económicas dentro su compañía. Además, nos puede resultar de mucha utilidad para monitorizar el desempeño de nuestros proveedores y despachos colaboradores, facilitando el control del riesgo operativo y la delimitación de responsabilidades profesionales. Si sabemos parametrizar bien los expedientes y definir los procesos, podemos conseguir mucha información de utilidad para mejorar la productividad de nuestra organización.
Asimismo, como apoyo a estas herramientas de gestión, las bases de legislación y jurisprudencia resultan de mucha ayuda en el desarrollo de las estrategias de defensa y la creación de modelos que nos posibiliten dar un tratamiento eficaz y homogéneo a cada asunto, en la medida en que la analítica jurisprudencial es determinante para garantizar los mejores resultados en la llevanza de procedimientos judiciales y facilita el estudio de los criterios judiciales en las distintas plazas y jurisdicciones.
Otro bloque está formado por las herramientas de evidencias digitales y envíos de certificados de forma digital, que nos permiten agilizar la gestión tanto en vía judicial como previamente. La protección de datos y la ciberseguridad se han convertido en cuestiones prioritarias en las agendas de las grandes compañías y estas soluciones nos garantizan el cumplimiento de las exigencias técnicas y normativas a la que vez que nos permiten sistematizar temas estratégicos como la gestión de acuerdos o reclamaciones, entre otros.
Muchas aplicaciones ya integran la posibilidad de automatizar modelos de escritos, e incluso tienen interoperabilidad con las plataformas de administración electrónica, lo cual agiliza la presentación de escritos en vía telemática y facilita el control de notificaciones judiciales. La utilización de estos softwares implica una mejora de la eficiencia y de la rentabilidad, que resulta en una mayor productividad y competitividad de nuestras organizaciones.
A esta lista de herramientas diseñadas para los operadores jurídicos habría que sumar otras aplicaciones destinadas al propio consumidor final, como las plataformas de reclamaciones online o los marketplaces jurídicos, entre otras. En nuestro país el mercado del Legaltech goza de buena salud, ya que España es uno de los países que más invierte en tecnología en el sector legal, lo cual no hace sino allanar el camino en este proceso de transformación.
La transformación digital, una realidad
Esta mejora productiva y competitiva ha tenido su reflejo en los despachos tradicionales dentro del derecho de los negocios, que hemos tenido que adaptar nuestras estructuras para ofrecer servicios especializados en la gestión de litigios basándonos en el uso de la tecnología y la excelencia operativa. Como principales proveedores de las asesorías jurídicas corporativas, los despachos debemos acompañarlos en ese proceso de digitalización y profesionalización de su gestión.
La transformación digital del sector jurídico es una realidad y la abogacía debe saber servirse de estas soluciones Legaltech para centrarnos en aquellas partes del asesoramiento en las que mayor valor aportamos, asegurar una gestión eficaz y eficiente de los procedimientos. Este cambio no solo implica el mero uso de tecnología, sino que conlleva un cambio en las estructuras y en la forma de trabajar. En este punto, quiero hacer referencia a la proliferación de nuevas posiciones laborales en el sector legal, como los profesionales de soporte, analistas de datos o los legal engineer, con una estrecha vinculación con aspectos tecnológicos o la gestión de proyectos, que resultan de mucha utilidad en la implantación y mantenimiento de estas soluciones tecnológicas.
En definitiva, el uso de la tecnología implica un cambio de paradigma en la forma de trabajar dentro de la abogacía, y muy especialmente en el ámbito procesal. Aunque este proceso de digitalización no está exento de riesgos, si se cuenta con el debido asesoramiento y los proveedores adecuados, es innegable que se pueden experimentar mejoras a muy corto plazo en la eficiencia y sostenibilidad de la actuación profesional. ■
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