nº 987 - 28 de julio de 2022
Cómo gestionar las vacaciones en un pequeño despacho de abogados
Óscar Fernández León. Abogado y experto en habilidades profesionales
A nadie se escapa que somos profesionales liberales y que estamos obligados a dar servicio a nuestros clientes quienes
La ruptura de las vacaciones debe ser excepcional, debiendo prevalecer en este caso el ocio sobre el negocio
Se acerca el periodo vacacional para la mayoría de los abogados que, como todos sabemos, suele coincidir (salvo excepciones de infausto recuerdo) con el periodo en el que la actividad de nuestros Juzgados y Tribunales se reduce considerablemente y con ello nuestra intervención profesional. Llega agosto y es el momento de descansar y reponer fuerzas ante el próximo ejercicio que se encuentra a la vuelta de la esquina.
Efectivamente, las vacaciones constituyen una respuesta obligada al natural desgaste que el trabajo produce con el fin de obtener la recuperación física y psíquica del profesional o trabajador, por lo que constituye un derecho íntimamente vinculado a su disfrute durante el correspondiente periodo, recuperación que nos permitirá (y esto ya está más que demostrado científicamente) regresar con más energías.
Dicho de otra forma: las vacaciones son para disfrutarlas y no para seguir trabajando.
Sin embargo, a nadie se escapa que somos profesionales liberales y que estamos obligados a dar servicio a nuestros clientes quienes, en situaciones excepcionales, pueden requerir nuestra atención inmediata en cualquier momento del año, verdad esta que no podemos obviar aunque sean nuestras vacaciones, máxime si el abogado forma parte de un pequeño despacho.
La presente colaboración pretende ofrecer algunas ideas a los miembros de pequeños despachos de abogados que, ante el periodo vacacional de agosto, se encuentran ante la siempre difícil decisión de organizar el procedimiento de trabajo a seguir durante un mes en el que tradicionalmente hay escasa actividad (al menos como regla general).
Dicho esto, hemos de destacar que los pequeños despachos suelen adoptar en este periodo una de las siguientes medidas:
a) El cierre completo del despacho.
b) El mantenimiento del despacho abierto, con un horario reducido y el establecimiento de un turno entre los abogados para que uno de ellos asista al despacho durante periodos que van desde la semana a quince días.
Ambas opciones son plausibles y normalmente estarán basadas en la experiencia del despacho en años precedentes y en la previsión de trabajo, por lo que no hay razón para estimar que una u otra medida sea mejor. Aquí es fundamental la cultura de servicio del despacho y, como digo, los antecedentes de la práctica durante pasados periodos vacacionales.
Pues bien, centrados en la primera de las opciones (cierre completo del despacho), a continuación vamos a ofrecer una serie de consejos para tratar de conseguir el adecuado equilibrio entre vacaciones y trabajos excepcionales.
1º.–Lo primero que hemos de hacer es concienciarnos de que las vacaciones nos ofrecen una posibilidad de descanso excepcional que no se volverá a repetir durante todo el año. Por lo tanto, la idea que debe orientarnos en todo momento es la de procurar a toda costa descansar, relajarse y pasarlo bien.
2º.–Antes de irnos de vacaciones hay que informar por escrito a los clientes (bastará un email) sobre la situación de cierre temporal del despacho durante este periodo, si bien se le ofrecerá la opción de contactar con nosotros en situaciones excepcionales (insisto: excepcionales) en las que se requieran nuestros servicios. Aquí hay que distinguir a los clientes y, en algunos casos, matizar el contenido del correo, puesto que todos sabemos que el significado de «situaciones excepcionales» puede variar de un cliente a otro. En definitiva, lo que nosotros queremos trasladar es que sea un caso de «vida o muerte» para entendernos mejor (hasta dicho así, desgraciadamente, habría quien lo interpretara a su manera).
3º.–Si el cliente llama durante las vacaciones (lo que supone que es una situación excepcional) es mejor que deje el mensaje en el buzón de voz. De esta forma podremos filtrarlo y comprobar con alivio, que el propio cliente a veces se excusa y da a entender que no es urgente y que da por hecho que estamos descansando. En el resto de los casos, podemos hacernos una idea del problema que se nos va a plantear. Lo anterior vale igualmente para los mensajes en WhatsApp (en caso de que se utilice dicho medio habitualmente). Una vez que devolvamos la llamada, indagaremos sobre el problema y trataremos de resolverlo in situ o darle las instrucciones oportunas. Caso de que tengamos que desplazarnos hay dos opciones:
– No está de más disponer de la ayuda de otro compañero en la misma localidad con el que podamos contar durante el periodo de vacaciones para asistir al cliente si necesita de nuestra intervención y así evitaríamos desplazarnos en algunos supuestos.
– Si el asunto es inevitable e inaplazable (detención, operación contractual de suma importancia, etc.) solo nos cabe asistir, pues de lo contrario el riesgo de pérdida del cliente es muy elevado (salvo, claro está que tomemos la decisión de no ir con las consecuencias correspondientes). No obstante, siempre cabe localizar a un compañero para que lo asista (opción ésta muy viable).
En cuanto a la segunda medida, lo habitual es establecer turnos semanales compensables con otros periodos vacacionales, y que cada letrado se ocupe de una o dos semanas del mes a modo de guardia. Afortunadamente, con los medios actuales (especialmente los telemáticos), dicha asistencia puede realizarse desde cualquier lugar y sin necesidad de estar en el despacho durante la jornada. No obstante, hay que estar en disposición, si es necesario, de reunirse físicamente con el cliente, pues para eso estaremos de guardia.
En definitiva, considero que la ruptura de las vacaciones debe ser excepcional, debiendo prevalecer en este caso el ocio sobre el negocio, por lo que la adopción de medidas destinadas a garantizar esta prevalencia será esencial para asegurarnos un verdadero disfrute de nuestras vacaciones.
Y ahora, al que le toque, ¡a descansar!
Suerte y felices vacaciones. ■
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