nº 989 - 27 de octubre de 2022
Herramientas de control del tiempo y analíticas de rentabilidad del despacho
Fernando J. Biurrun. Consultor Social Media. Fundador Lawandtrends.com
Tan importante como facturar es conocer el tiempo y recursos que se dedican en el despacho y analizar toda la información que se puede reportar
Una gestión del despacho eficiente requiere de datos y de análisis que puedan ayudar a estableces estrategias ganadoras
Una de las funciones que nos pueden aportar las herramientas de gestión en las que se gestionan los casos que se entran en el despacho es la medición del tiempo que se ha dedicado a cada uno de ellos y los profesionales que han intervenido en el mismo.
La función primordial a la que están orientadas la medición del tiempo de dedicación al caso, evidentemente, suelen ser la facturación del mismo. Sobre todo, para aquellos despachos que facturan por tiempo. Aunque muchas veces dependerá de los acuerdos que existan con los clientes, la igualas que se hayan definido con estos y de los descuentos o rapeles que se ofrezcan.
Tan importante como facturar es conocer el tiempo y recursos que se dedican en el despacho y analizar toda la información que se puede reportar. Para poder tener esta información disponible es fundamental que las herramientas de gestión de despachos puedan recoger el tiempo de dedicación por cada profesional, en función de la categoría de cada uno de ellos y el coste por hora que se haya establecido, incluso, si hay preferencias especiales por tipología de cliente.
Recopilar toda esta información no es fácil, pero teniendo herramientas de gestión se facilita su almacenamiento. Hay herramientas que miden automáticamente el tiempo de dedicación en función de la actividad que se desempeña con la aplicación y otras en las que el usuario tiene que introducir el dato.
Este tipo de tareas administrativas no son de las más valoradas por los miembros del despacho, pero puede ser un elemento crítico para el éxito o el fracaso del bufete de abogados, «ya que cada décima de hora no capturada es un 10 % no facturado», según señala Kenneth Jones, Jefe de tecnología de Tanenbaum Keale LLP en un artículo publicado en Thomsonreuters.com.
En opinión de Jones, «las soluciones modernas de captura de tiempo se conectan a la perfección con el corpus de herramientas que utiliza habitualmente el abogado, incluidos correos electrónicos, llamadas telefónicas, documentos, investigación web y más. De hecho, hay dos beneficios muy claros de la captura de tiempo automatizada: i)todo el tiempo se captura automáticamente; y ii) los trabajadores solo necesitan completar y guardar la entrada».
Automatizada o manual, el control del tiempo es una herramienta que puede dar muchos datos sobre la gestión del despacho, la eficiencia de los profesionales que intervienen en los diferentes casos y la rentabilidad de los temas que el despacho lleva y de los clientes.
Son muchos los informes que se podrían gestionar y que pueden ayudar a tomar decisiones estratégicas en la gestión del despacho.
Por ejemplo, se podría tener una estimación objetiva de las horas dedicadas a cada cliente, el coste de los recursos asociados y la rentabilidad que aporta cada cliente a la organización. Esto puede ser más importante si a esos clientes se les aplica igualas o rapeles, ya que pueden ayudar para una posible renegociación de tarifas o cambios en las condiciones.
Por otro lado, también se pueden extraer datos de horas dedicadas por los diferentes profesionales del despacho a los casos, lo que nos puede dar una idea de la rentabilidad por profesional, aunque siempre habrá que tener en cuenta la complejidad de los asuntos y los descuentos que se apliquen al cliente para ver los resultados con objetividad.
Otro de los aspectos a poder a analizar es la rentabilidad de la tipología de los asuntos que se llevan en el despacho. Estratégicamente puede llevar a decisiones de eliminar especializades que no sean rentables o adoptar decisiones para mejorar esas áreas en el futuro. Asimismo, se podrán definir prioridades, reestructuraciones de recursos. También puede llevar a una revisión de las tarifas y precios por tipos de asuntos.
Una gestión del despacho eficiente requiere de datos y de análisis que puedan ayudar a estableces estrategias ganadoras. Por eso, es fundamental tener las herramientas que ayuden a tener información, a realizar informes periódicos y a analizar la información para fijar objetivos, establecer correcciones, en su caso, y poder definir una dirección estratégica orientada a la eficiencia y el crecimiento. ■