nº 989 - 27 de octubre de 2022
Delegar en los despachos de abogados: una acción y muchos beneficios
Óscar Fernández León. Abogado y experto en habilidades profesionales
La delegación constituye una herramienta perfectamente aplicable al trabajo de los abogados
El abogado que no delega tendrá problemas de organización, de gestión del tiempo y, por supuesto, de eficacia
La delegación es la asignación de tareas a individuos adecuados a los que se otorga la libertad suficiente para realizar las mismas del modo más eficaz y productivo.
Como características de la delegación destacaremos las siguientes:
– La emplea quien tiene mayor jerarquía profesional que la persona a quien se delega.
– Ayuda a gestionar y a aprovechar mejor nuestro tiempo.
– Se gestionan mejor nuestros recursos humanos.
– Fomenta el desarrollo de las capacidades de las personas o equipos en los que delegamos.
– Constituye una herramienta de motivación.
– Mejora las habilidades de liderazgo de quien delega.
Sobre la base de este concepto podemos afirmar que la delegación constituye una herramienta perfectamente aplicable al trabajo de los abogados, y no sólo para los despachos dotados de una organización empresarial y jerarquizados en categorías profesionales (socios, asociados, juniors, etc.), sino incluso aquellos que disponen de una estructura más sencilla (por ejemplo, un abogado titular del despacho acompañado de dos o tres colaboradores).
No obstante, es comprensible que exista cierta resistencia a practicar la delegación entre abogados, ya que, por cuestiones relacionadas con la tradición de nuestra profesión, existe un sentido de responsabilidad derivado de una idea de la atención plena y directa al cliente por el abogado titular del despacho o del que aporta el cliente por razones de amistad o recomendación. Ello en cierta medida es lógico, pero la evolución del sector, inherente a la organización empresarial de los despachos, hace que la delegación de tareas sea altamente recomendable en aquellos niveles jerárquicos en los que pueda encajar o en los que se produzca la concurrencia de compañeros con dominio de varias especialidades jurídicas.
El fundamento de la delegación reside en la dificultad que quien delega encuentra en resolver todas las cuestiones que se producen en su actividad diaria, y que, de no solventarse, puede desembocar en situaciones de falta de eficacia y, con ello, de falta de aprovechamiento del tiempo, bajo rendimiento y productividad, estrés, etc.
Siempre que la dimensión de su despacho lo permita, el abogado que sepa delegar será más eficaz, aprovechará mejor su tiempo y su rendimiento y productividad aumentarán, reduciéndose el estrés. Por el contrario, el abogado que no delega tendrá problemas de organización, de gestión del tiempo y, por supuesto, de eficacia, con lo que su rendimiento y productividad descenderán; finalmente, será más vulnerable a las situaciones de estrés.
Expuesto lo anterior, vamos a examinar las etapas de la delegación eficaz, plenamente extrapolables a nuestra actividad profesional, en las que un expediente judicial o extrajudicial siempre es susceptible de dividirse en distintas tareas que pueden ser ejecutadas por otros compañeros a través de la delegación:
– Identificación y análisis del asunto objeto de delegación: lo primero es lo primero; antes de delegar debo conocer el trabajo completo que tengo que realizar y el resultado que espero del mismo. De esta forma, no solo dispondré de una visión global del asunto, sino que conoceré el ámbito donde se integra el trabajo que pretendo delegar y las necesidades de impulso del mismo.
– Establecimiento de las tareas objeto de delegación: una vez disponga de este conocimiento, procederé a identificar el trabajo a delegar, los objetivos que pretendo conseguir con su ejecución y obtener toda la información y los recursos necesarios para la más eficaz ejecución de la delegación. En este caso (si bien dependerá de muchas circunstancias) deben delegarse las tareas rutinarias y menores, es decir, las tareas que otros compañeros puedan hacer debido a sus capacidades y, finalmente, aquellas tareas que pueden contribuir al desarrollo y formación de sus habilidades.
– Elección de la persona a quien delego el trabajo: conocida la tarea a delegar, es preciso que tengamos en cuenta la habilidad experiencia del abogado para ejecutar la tarea, su grado de motivación y si dispone de tiempo para llevar a cabo la tarea. El nivel mayor o menor que la persona disponga de cada uno de los factores anteriores estará íntimamente relacionado con el grado de supervisión que haya que emplearse en la delegación y, en definitiva, si esta será o no eficaz, lo que irá en relación con los beneficios que pretendemos obtener al delegar.
– Delegación efectiva de la tarea: decidida la persona, hay que poner en práctica la decisión. Para ello, hay que reunirse con ella e informar con la máxima precisión de los objetivos del trabajo encomendado; ofrecer la información y recursos de apoyo necesario para desarrollar la tarea; establecer los plazos de ejecución; fijar el grado de disponibilidad de la persona que delega para resolver las dudas y cuestiones que surjan y, en su caso, establecer etapas de control y supervisión de la tarea que se va realizando. En esta primera reunión deberá quedar clara la responsabilidad delegada (lo que puede o no hacer sin consultar con la persona que delega).
– Seguimiento del proceso de delegación: durante la ejecución del trabajo delegado hemos de estar en disposición de aconsejar y ayudar a la persona que ejecuta el mismo. Dependiendo del grado de complejidad de la tarea, pueden establecerse fases o etapas de supervisión en las que se comentará sobre la evolución del trabajo. Es conveniente apoyar mediante muestras de refuerzo y ánimo si se está haciendo un buen trabajo o expresar, con respeto y moderación, opiniones negativas con una finalidad de mejora.
– Recepción de los trabajos delegados y revisión del trabajo objeto de delegación: una vez concluido el trabajo, examinaremos el grado de cumplimiento de las tareas delegadas (lo que ha ido bien o mal) y, de ser necesario, llevaremos a cabo un feedback con nuestro colaborador, con el fin establecer pautas futuras de mejora.
Para concluir, hay que señalar que el proceso de delegación puede completarse con el auxilio de la elaboración de listas, cuadrantes y fichas que nos permitan controlar el desarrollo de la tarea encomendada y la mejora de las habilidades de la persona a la que hemos delegado nuestro trabajo. ■