nº 991 - 29 de diciembre de 2022
El reto de la tecnología legal en la agenda de transformación digital de la compañía: influir e impulsar
A. Javier Carrasco Vera. Jefe Asesoría Jurídica Marketing, DCMC y Digital, Mahou San Miguel. ⬅
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Pablo García-Murga Monago. Director Asesoría Jurídica Internacional, Mahou San Miguel. ➡
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La función jurídica, que sigue y seguirá siendo clave como motor (y no freno) de estos cambios, vive también agitada y redefiniendo sus retos y ejes principales de crecimiento
Se trata de afrontar los crecientes retos de desarrollo de negocio desde la innovación y a través de herramientas digitales, pero también con una nueva mentalidad y forma de trabajar
Las compañías, al igual la sociedad, han tenido que enfrentar en los últimos tiempos un proceso de transformación y adaptación a un nuevo entorno rápidamente cambiante, volátil, incierto y digital. La función jurídica, que sigue y seguirá siendo clave como motor (y no freno) de estos cambios, vive también agitada y redefiniendo sus retos y ejes principales de crecimiento, a la vez que debe seguir influyendo e impulsando la agenda de transformación digital de las compañías en la que se integra.
La hiperdigitalización de los negocios, la velocidad del cambio, la creciente competitividad e interrelación de los sectores económicos o la amenaza de nuevos riesgos regulatorios, hacen necesario que los equipos legales tengan que centrar todos sus esfuerzos en no perder eficacia en su función, alejar de su foco tareas administrativas y rutinarias, así como conservar una imagen de asesor excelente y actualizado, preocupado por el entorno y consciente de cuál es el rumbo estratégico de su compañía.
Conservar al cliente en el centro de nuestras decisiones
La Dirección de Asesoría Jurídica de Mahou San Miguel también ha sabido trazar su propio rumbo estratégico, alineado con la misión, visión y prioridades de la compañía. Esta estrategia propia de la función legal, que se apoya en saberse puntera y proactiva en el proceso de transformación digital en la que camina toda la organización, persigue poner la tecnología al servicio de la función legal y alinear sus objetivos con los que la compañía ambiciona para el futuro.
Ante el reto de seguir conservando al cliente en el centro de nuestras decisiones, han sido varias las iniciativas estratégicas que la Dirección de Asesoría Jurídica está llevando a cabo en su relación con el viaje de transformación digital de la compañía y el uso de la tecnología legal:
– En primer lugar, interesarnos desde un inicio por la agenda de transformación digital global de la compañía, estudiarla con detalle y hacerla propia. Para ello, nos ha sido muy útil la figura del business partner que la Dirección de Asesoría Jurídica ha venido ubicando desde hace varios años en las áreas estratégicas de la organización, siendo así capaces de conocer de primera mano y en tiempo real cuáles son los puntos clave de la agenda de transformación digital de la compañía.
– En segundo lugar, identificar internamente varias iniciativas digitales que respondieran a los criterios de simplificación y eficiencia de la función legal, gestión proactiva del riesgo, liberación de recursos de los abogados para su puesta a disposición en proyectos de alto valor y accountability de los equipos transversales y de negocio.
– En tercer lugar, no solo esperar pacientemente el turno del equipo legal en las iniciativas de transformación, sino desplegar una búsqueda activa y coordinada, entre otros, con el área de Compras y Transformación Digital, de distintos proveedores de soluciones legales con capacidades de integración con herramientas digitales ya existentes en la compañía. Además, estas soluciones deben desplegar capacidades de implementación ágiles, contrastables y con recorrido a medio y largo plazo.
En nuestra experiencia, el mercado de las legaltech es apasionante en su dinamismo y perspectiva, pero en ocasiones aún adolece de falta experiencia de usuario, repetibilidad y contraste de casos de éxito, por lo que es crucial ser transparente y colaborativo con los proveedores para lograr aquella mejor solución que tenga un encaje adecuado en los sistemas y procesos de la organización.
– Por último, decidimos nombrar un coordinador de iniciativas digitales en la Dirección de Asesoría Jurídica, quien asegura una homogeneidad y coherencia en los criterios de selección de proveedores de tecnología legal, revisa las expectativas y tiempos de implementación y mide el éxito de las iniciativas puestas en marcha.
De este trabajo, hemos sido capaces de identificar y poner en funcionamiento varias soluciones digitales adaptadas a nuestra función jurídica, entre ellas:
– Herramienta de gestión integral del ciclo de vida de contratos (Contract Lifecycle Management – CLM), que aborda de forma holística la gestión, negociación, ejecución y seguimiento de los contratos y sus riesgos a la vez que involucra a distintas áreas corporativas y de negocio en procesos que antes solo se reservaba la Dirección de Asesoría Jurídica.
– Herramienta de gestión jurídica de expedientes judiciales y reclamaciones, así como otros asuntos relacionados, que permite la localización ágil, el acceso inmediato a la información, el seguimiento de determinados expedientes gestionados por la Dirección de Asesoría Jurídica y poder conseguir reportes de información jurídica para otras áreas de la compañía a las que pueda resultar de utilidad.
– Herramienta de gestión de Órganos de Gobierno de la compañía y sus filiales, tanto nacionales como internacionales, que facilita y agiliza la labor de la Secretaría del Consejo y establece un canal de comunicación directo con los miembros de los órganos de administración y accionistas, a quienes proporciona acceso a la información societaria relevante, así como a los informes y propuestas necesarias para el ejercicio de su función y el ejercicio del voto.
– Herramienta de apoyo y control en el desarrollo del programa de cumplimiento normativa y gestión del canal de denuncias, que permite, entre otros, asegurar la trazabilidad del programa de cumplimiento, la gestión proactiva de los diferentes riesgos normativos y regulatorios o la confidencialidad de los denunciantes.
– Herramienta para el depósito de bases legales de acciones promocionales con tecnología blockchain, que consigue un enorme ahorro en costes legales y dota, en un entorno completamente digital, de seguridad jurídica a consumidores, usuarios y a la propia compañía a la hora de realizar concursos y acciones publicitarias para la promoción de nuestras marcas.
En definitiva, se trata de afrontar los crecientes retos de desarrollo de negocio desde la innovación y a través de herramientas digitales, pero también con una nueva mentalidad y forma de trabajar basadas en la colaboración, la proactividad y la consecución del objetivo estratégico de la compañía que, en el caso de Mahou San Miguel, pasa necesariamente por la digitalización, la sostenibilidad, la innovación, la excelencia, la diversificación, la internacionalización y el desarrollo de un marco de principios éticos que inspiren a toda la organización. ■