nº 995 - 27 de abril de 2023
Mejora de la productividad conociendo los atajos del teclado más usados
Fernando J. Biurrun. Consultor Social Media. Fundador Lawandtrends.com
Son combinaciones de teclas que permiten tener acceso directo a algunas acciones en el uso del ordenador
No es necesario memorizarlas todas, pero sí resulta conveniente recordar algunas de ellas, sobre todo las de las funciones que están asociadas a acciones que hacemos habitualmente
Pasamos muchas horas delante del ordenador, combinando el uso del teclado, el ratón o el touchpad del portátil. En el manejo cotidiano cada usuario tiene sus trucos para ser más eficiente y productivo. Una de las herramientas que pueden ayudar a mejorar la productividad son los atajos del teclado.
Son combinaciones de teclas que permiten tener acceso directo a algunas acciones en el uso del ordenador. Cuando los accesos directos son los mismos en la mayoría de las aplicaciones que usa, es mucho más fácil recordarlos, sin importar en qué esté trabajando. Presentamos algunos atajos de teclado comunes de Office y otras aplicaciones que todo abogado debería conocer.
Atajos de teclado de Office 365
Son las aplicaciones más usuales de Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Power Point; en ellas los métodos abreviados de teclado hacen el trabajo mucho más eficiente. Además, muchos de estos atajos también funcionan en otros programas de software y aplicaciones en la nube.
• Cortar, Copiar y Pegar
Seguramente serán las funciones más usadas en nuestro trabajo cotidiano. No sé si lo he comentado en algún artículo anterior, pero cuando el CENDOJ comenzó a servir las sentencias en formato digital a los jueces españoles, las sentencias aumentaron un 35 % de tamaño. No había más explicación que el corta y pega que hacían los jueces en la redacción de las sentencias.
Así si se está copiando texto de una ley, jurisprudencia o un documento que existente, usar métodos abreviados de teclado para pasar el texto de un lugar a otro puede ahorrar bastante tiempo.
Para copiar el texto seleccionado, use Ctrl + C.
Alternativamente, para cortar el texto seleccionado (eliminar el texto de la ubicación original y pegarlo posteriormente), use Ctrl + X
Luego, pegue el texto en la nueva ubicación con Ctrl + V.
• Deshacer y Rehacer
Si ha cometido un error o quiere deshacer las acciones que ha ido produciendo en el documento, pulse Ctrl + Z. Esta acción deshará la última acción, si se pulsa consecutivamente la combinación de teclas se irás deshaciendo las acciones anteriores.
Si no queríamos deshacer tantas acciones, se puede rehacer con Ctrl + Y.
• Guardar el trabajo
Cuando se confeccionan trabajos jurídicos como puede ser una demanda, un informe o un contrato, se dedica mucho tiempo en su redacción. Siempre es aconsejable ir guardando el trabajo periódicamente, sobre todo si se cae el sistema, se va la luz o sucede cualquier otra incidencia. Word permite recuperar versiones del documento. No obstante, es conveniente tener el hábito de guardar constantemente el trabajo sobre la marcha. Para ello basta con pulsar Ctrl + S. Habituarse a esta combinación de teclas puede evitar más de un disgusto.
Si todavía no hemos guardo el documento recién creado lo que se quiere es guardar el archivo como un documento nuevo, pulsando F12 se abrirá el cuadro de diálogo Guardar de Microsoft Office. Otros programas, como Adobe Acrobat, usan Ctrl + Shift + S.
• Documento nuevo
Si lo que se quiere es abrir un documento nuevo de office en blanco use Ctrl + U.
Si lo que se quiere es abrir un documento existente en office use Ctrl +A.
• Buscar
Para buscar palabras en un documento pdf o sitio web con Ctrl + F. Se abrirá una pequeña ventana en donde podremos incluir la/s palabra/s a buscar.
En Outlook esta función sirve para reenviar el correo electrónico que estemos visualizando.
• Seleccionar todo en un documento web
Para seleccionar todo el texto de un documento web, use Ctrl + A. Esto seleccionará todo el texto del documento.
Recordar que en Office esta combinación de teclas sirve para abrir un documento.
• Cerrar una pestaña del navegador
Cuando hace clic en la X en la esquina superior derecha del navegador se cierra la aplicación y todas las pestañas que tengamos abiertas. Siempre es bueno tener predeterminado que al abrir de nuevo el navegador conserve las pestañas que estaban abiertas, por si lo cerramos por error.
Use Ctrl + W para la pestaña del navegador que estamos visualizando sin cerrar la aplicación.
• Efecto zoom
Si queremos aplicar el efecto lupa o zoom bien para aumentar el tamaño del documento o disminuirlo, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras se desplaza hacia arriba y hacia abajo con la rueda del ratón.
En el navegador cabe otra combinación, pulse Ctrl + + para aumentar y Ctrl + – para disminuir
• Visualizar las aplicaciones abiertas y cambiar a otra
Para visualizar las aplicaciones abiertas, mantenga presionada la tecla Alt y luego presione la tecla Tabulador. Aparecerá una pantalla con un pequeño cuadro para cada ventana/aplicación abierta. Manteniendo la tecla Alt pulsada, si vuelve a pulsar la tecla Tab se podrá seleccionar la ventana/aplicación a la que desee cambiar. Cuando se seleccione la ventana o aplicación deseada, suelte la tecla Alt.
Hay muchas más combinaciones, aunque office ya no las muestra en los menús; en otras aplicaciones y navegadores se muestran al desplegar el menú. Evidentemente, no es necesario memorizarlas todas, pero sí resulta conveniente recordar algunas de ellas, sobre todo las de las funciones que están asociadas a acciones que hacemos habitualmente. Nos permitirá ser más ágiles y tener que recurrir menos al ratón o acceder a los menús. ■