nº 999 - 28 de septiembre de 2023
Crecimiento empresarial y gestión de la secretaría corporativa: un escenario 2.0
Mercedes Borredat Terol. Asociada Senior. Deloitte Legal
Los clientes se están replanteando el modo en que atender en sus distintas jurisdicciones las obligaciones de cumplimiento y gobierno corporativo
Es importante que las organizaciones evalúen la tecnología que tienen disponible y sus necesidades en la gestión de entidades legales
En un contexto global es habitual que el negocio local trate de capturar clientes y proyectos más allá de sus fronteras, participando así de una economía madura y altamente competitiva en la que acceder a otras jurisdicciones es una de las principales palancas para el crecimiento del negocio.
Esta estrategia tiene un impacto claro en la organización de las compañías. A medida que el negocio crece y entran en juego nuevos mercados fuera de las fronteras nacionales, la gestión legal del negocio se torna más exigente y sofisticada.
Las funciones internas de secretaría corporativa, legales y de cumplimiento se enfrentan entonces al reto de gestionar todas las filiales del grupo a escala global, incluyendo en la ecuación la inevitable dificultad de quedar sujeta a varias legislaciones al mismo tiempo, sometidas a constantes cambios regulatorios y no pocas ocasiones de contenido ignoto.
En este escenario, cada día más común, identificar un modo robusto y eficiente con el que enfrentar el reto y gestionar el trabajo y el tiempo de sus trabajadores, es una necesidad crítica.
El plan para la secretaría corporativa: de la gestión interna a la externalización centralizada
Los nuevos retos, como ocurre siempre, han dado lugar a nuevas estrategias con que enfrentarlos. También en la gestión de las secretarias corporativas.
En un principio las grandes organizaciones intentaron coordinar estas actividades de manera interna. Sin embargo, por un lado, la presión regulatoria, que cada vez busca más transparencia, y por otro el cambio de mentalidad de muchas organizaciones, más centradas en el negocio e intentando descargar de tareas a sus trabajadores para alinearlos con su estrategia, dieron paso a la subcontratación parcial de la función de secretaría corporativa.
Así, se empezó a contar entonces con firmas de abogados locales que pudieran ayudar con la carga de trabajo allí donde eran necesarios recursos o habilidades específicas por la disparidad de jurisdicciones que pueden entrar en juego y las diferentes regulaciones locales. El escenario en el que el equipo legal interno coordinaba a tantos prestadores de servicios legales como jurisdicciones en las que estuviera presente el negocio era algo habitual.
Sin embargo, con demasiada frecuencia, la falta de una estrategia y un control uniforme suponía que los servicios centrales terminaran empleando recursos crecientes para esa labor de coordinación entre proveedores, renunciando a todo ahorro por eficiencia e, incluso, a la garantía de un resultado igualmente satisfactorio en todos los mercados en que operaba el negocio.
Así se llegó al actual escenario, en el que los clientes se están replanteando el modo en que atender en sus distintas jurisdicciones las obligaciones de cumplimiento y gobierno corporativo, cada día más complejas.
¿La respuesta más común? Pasar a un proveedor único que, con presencia global, sea capaz de combinar la experiencia técnica a nivel internacional con la coordinación de la gestión global, de modo que se reciba una solución y trato único, directo y en el idioma propio.
La Coordinación de la gestión global como solución más eficiente para superar la creciente gymkana legal
La variedad de regulaciones entre distintas jurisdicciones, la dispersión de normas dentro de cada sistema nacional y la constante evolución de estas convierten en tarea imposible mantenerse al tanto de las innumerables idiosincrasias, conflictos y complejidades en múltiples jurisdicciones. Un ejemplo lo ilustra con facilidad:
– En algunos países, como Perú o Argentina, no es posible constituir una entidad con socio único y en China las nuevas empresas deben presentar una solicitud de registro ante distintos departamentos gubernamentales para la obtención de varios certificados de registro adicionales.
– En Chile un cambio de administradores de la sociedad se materializa mediante la suscripción de un acta en que los accionistas de la sociedad acuerdan revocar al directorio actual y designar a uno nuevo. Dicha acta es un instrumento privado, que no es necesario elevar a público ni inscribir ante el Registro de Comercio. Sin embargo, en países europeos es común que este cambio se inscriba en Registros públicos.
Frente a esta creciente complejidad, una coordinación centralizada de las labores de secretaria corporativa y cumplimiento permite garantizar la calidad del servicio, la protección de los datos y el control de los costes. De este modo, las compañías consiguen conservar el control y la responsabilidad de todas las actividades legales, mientras que sus equipos internos pueden concentrar sus esfuerzos en un trabajo más estratégico y enfocado en acompañar al negocio en la creación de valor.
El primer paso para implementar esta gestión centralizada es elaborar un protocolo y calendario de cumplimiento, adaptado a cada una de las jurisdicciones que entran en juego y en el que se identifiquen con claridad actuaciones, deadlines y sujetos involucrados, de modo que se puedan monitorizar todas las obligaciones de forma sencilla, segura y eficaz.
El seguimiento de estos protocolos o políticas de actuación son críticos cuando se gestionan un gran número de entidades y deben revisarse constantemente para asegurarse que se ajuste a las necesidades de la organización y garantizar la protección de los administradores en el cumplimiento de las obligaciones de las sociedades.
El papel de la tecnología
En esta labor, la tecnología es un facilitador y es importante que las organizaciones evalúen la que tienen disponible y sus necesidades a medida que abordan la eficacia de la gestión de entidades legales.
Además de la digitalización de los registros y la gestión de bases de datos, lo que satisface la necesidad de disponer de información precisa y actualizada, la tecnología es fundamental para que los equipos se mantengan actualizados sobre la situación de las obligaciones anuales y otros cambios corporativos, así como de su estructura, agilizando la información cruzada entre departamentos.
Se entiende así por qué la subcontratación de servicios globales integrando un componente tecnológico está ganando importancia como solución para el gobierno global de entidades, utilizando proveedores de servicios especializados con experiencia y capacidad adecuadas, logrando sinergias y economías de escala, lo que les permite trabajar y producir de forma más eficiente con una visión de futuro para gestionar los riesgos de cumplimiento y proporcionar una monitorización de todas las obligaciones. ■