Si te ha interesado este titular, seguramente es porque quieres mejorar la productividad y rentabilidad de tu despacho. Son los bufetes pequeños y medianos los que me han inspirado a escribir este artículo ¿sabes por qué? porque quiero mostrarte cómo la automatización no requiere de inteligencia artificial avanzada, sino método, herramientas adecuadas y sobre todo, voluntad de cambio.
“Es momento de hablar de la automatización real del flujo de trabajo”
La falsa promesa de la IA total
Muchos profesionales creen que “automatizar” es sinónimo de “usar IA”, sin embargo, no necesitas dominar la inteligencia artificial para agilizar y optimizar el trabajo de tu bufete.
En la práctica, la mayoría de las mejoras de eficiencia provienen de automatizar tareas repetitivas y administrativas: desde la creación de documentos hasta la facturación o el seguimiento de clientes.
Por supuesto, la IA es muy útil para todas estas funciones pero, al menos de momento, no es imprescindible para dar los primeros pasos.
Cómo automatizar un despacho
Automatizar no significa “robotizar abogados”, sino eliminar aquellas tareas manuales que no aportan valor jurídico.
Veamos algunos ejemplos de automatización sin IA que tú puedes aplicar en tu despacho:
- Plantillas dinámicas de documentos. Esto es, contratos o escritos que se cumplimentan automáticamente con los datos del cliente.
- Flujos de aprobación o revisión. Resultan especialmente útiles para el trabajo colaborativo. Cuando un documento está listo, es notificado de forma automática al siguiente responsable para que proceda a su tramitación o gestión.
- Integraciones entre CRM, gestor de expedientes y contabilidad. La mayor ventaja de estas funcionalidades es que se evitan duplicidades.
- Tareas automáticas de seguimiento. Por ejemplo: envío de recordatorios, recopilar documentación o incluso solicitar valoraciones al cliente tras un caso.
¿Cuál es el principal beneficio de estas soluciones? Sin duda, el tiempo liberado para poder dedicarlo al trabajo jurídico y a la estrategia del despacho.
Mapear el flujo de trabajo actual
Este es seguramente, el paso que casi ningún profesional de la abogacía realiza cuando decide implementar alguna herramienta, y sin embargo, es fundamental para entender cómo fluye la información en el despacho. Para ello, recomiendo seguir el siguiente esquema:
- Identificar cómo llega el cliente a nosotros. Si es a través de formulario, teléfono, correo electrónico o recomendación.
- Cómo se abre el expediente tras el primer contacto.
- Cómo se gestiona la documentación y las comunicaciones que se mantienen con él.
- Anotar qué tareas son repetitivas y cuales se gestionan de manera manual.
- Por último, analizar qué retrasos o “cuellos de botella” se generan habitualmente en el proceso de trabajo de un cliente/ caso.
Para trabajar en esto existen decensas de herramientas ( incluso con Excel) puedes dibujar ese mapa del día a día del bufete.
A menudo, el 80 % de las tareas susceptibles de automatizar las tenemos en las fases previas o posteriores al trabajo jurídico (onboarding, facturación, comunicación interna).
En el mercado, existe una gran oferta de herramientas digitales que no dependen de la IA (aunque prácticamente todas, incorporan opciones de IA para los que deseen avanzar en digitalización). Desde gestores de expedientes con automatización de flujos (como Aranzadi One), CRM con correo y calendario integrados (por ejemplo Outlook con reglas avanzadas, a aplicaciones expresas de automatización de tareas como Power Automate, software de documentación con plantillas inteligentes para Word o los sistemas de facturación automática y control de tiempos.
Mi recomendación no es intentar usar todo de golpe, sino empezar por automatizar una cadena de tareas concretas (por ejemplo, el alta de cliente, la creación de su expediente, el correo de bienvenida y la asignación al responsable del bufete.
A pesar de estar en plena transformación, a los despachos les precede una cultura de resistencia al cambio ligada casi siempre a frases del estilo: “Siempre lo hemos hecho así”. “Tardo menos haciéndolo a mano.” “No quiero depender de una herramienta.”
Ahora bien, desde el momento en el que todos en el bufete se implican en el diseño del flujo automatizado, conscientes ya de su beneficio directo (menos errores, menos repeticiones y más control) es importante designar un “responsable de automatización interna” que vaya guiando y ayudando en una digitalización progresiva.
La automatización no sustituye al abogado; le permite ser más abogado. Y, en un mercado competitivo, quien antes automatice lo esencial tendrá ventaja.
Si ahora ya tienes claro que la automatización no es una moda tecnológica, sino una forma de trabajar más ordenada, medible y rentable, querrás intentar optimizar automatizando todo lo que sea susceptible de agilizar con herramientas digitales y entonces, habré conseguido mi objetivo con este artículo.
En los despachos medianos, donde el tiempo y los recursos son limitados y tan importantes, cada tarea que el sistema hace por ti es tiempo que recuperas para acciones más estratégicas.
