- Algunos países aún exigen documentos fiscales con firma y sello manuscrito, pese a la digitalización implantada por la AEAT tras la pandemia
Recientemente, he tenido que lidiar con un caso en el que algunos clientes de otros países no estaban requiriendo un documento de doble imposición de su país, firmado y sellado por nuestra Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Este tipo de documentos suelen certificar que la empresa/persona es residente fiscal en el país, en este caso España. Hasta aquí diréis: «Bueno, y ¿qué hay de raro o de dificultad?».
Por poner un poco de contexto, este tipo de formularios eran muy normales antes del Covid. No obstante, debido a la pandemia que sufrimos hace unos años, la AEAT emitió una nota informativa en la que indicaba que, ya que los certificados de residencia fiscal son emitidos, firmados y sellados de forma telemática y son verificables online mediante el código seguro de verificación, no se iba a proceder a firmar y sellar de forma manuscrita ninguno de estos documento, y pone de ejemplo el modelo 21 RFI de Portugal (véase nota de prensa aquí).
Es decir, que según esta nota, ya no firman ningún formulario, porque se han puesto de acuerdo a nivel Estado y con el formulario únicamente firmado y sellado por la empresa acompañado del certificado de residencia fiscal, sería suficiente.
El problema viene con aquellos clientes/países que no aceptan esta nota aunque sea oficial y siguen exigiendo el documento firmado y sellado de forma manuscrita por la Administración. Como a mi me ha llevado varios meses averiguar, quería presentaros esta guía para que, si os encontráis en la misma situación el día de mañana, sepáis que hacer.
Lo primero que no dice la nota es que hay algunos países que están excluidos de ese acuerdo, que no lo han aceptado, y que por tanto siguen necesitando la firma manuscrita. Si el país que os da problemas a vosotros está en esta lista, deberéis seguir los pasos que a continuación os detallo.
Empezando por la lista de «excluidos», a septiembre de 2025, esta lista está formada por Argentina, Arabia Saudí, Indonesia, Alemania, Austria, Países Bajos, Estados Unidos e Italia. Aunque es una lista que va disminuyendo poco a poco, estos son los países de los que me confirmaron que aceptan los documentos en papel para ser firmados y sellados.
El primer paso será imprimir el formulario a color y a doble cara en una única hoja de papel. Luego tiene que ser firmado por un apoderado de la empresa, y una vez que está firmado por la empresa se puede ir a entregar por registro en la AEAT. En Madrid, el registro al que hay que hay llevarlo es el registro de la Administración. De Guzman el Bueno, 139. Si el documento no lo lleva una persona apoderada, la persona que lo lleve y posteriormente quiera recogerlo necesitará una autorización firmada por un apoderado para este trámite en concreto.
Unos días después, llamarán por teléfono para concertar la cita de recogida del documento. A esta cita tiene que acudir el apoderado o bien la persona con autorización firmada.
Una vez firmado el documento, hay que legalizarlo y apostillarlo. Para la legalización hay que pedir cita en el Ministerio de Hacienda y llevar el documento. Allí lo recogen y al momento lo legalizan.
Y por último… la apostilla. Para esta hay varias opciones: o bien el Ministerio de Justicia, para lo que hace falta cita y suelen estar muy concurridas, o bien el Tribunal Superior de Justicia. Allí puedes ir sin cita durante el horario de atención y lo legalizan al momento.
Y ¡por fin tienes el documento listo! Ahora ya puedes escanear y mandar o enviar por correo si requieren el original.
Espero que os sirva si alguna vez tenéis que realizar estos trámites y os ahorre el par de mesecitos de llamadas y peregrinaje que tuve yo con Hacienda hasta que conseguí las instrucciones correctas.
