En el último post me solicitaban a través de un comentario que ampliara información sobre el denominado "cloud computing", y la repercusión que puede tener en nuestra estructura de costes.
En primer lugar quiero decir que esta forma de organizar los sistemas de información de nuestros despachos es una alternativa. El "cloud computing" tiene sus detractores y sus defensores, y desde este blog lo único que pretendo es que los directores de los despachos tomen una decisión conociendo una alternativa más que aplicar a sus criterios.
Hasta hace poco, la forma de utilizar un software de gestión para el despacho era instalarla o bien en el ordenador del abogado individual o en el servidor del despacho colectivo. El mantenimiento de la aplicación suele correr a cargo del despacho pagando una licencia anual por puesto a la compañía que distribuye el software. Así podíamos comenzar a utilizar programas de gestión de expedientes, CRM, facturación, etc. Además, el despacho tendrá que tener asegurado el correcto funcionamiento del servidor donde está instalado y de la red interna.
La alternativa del "cloud computing" consiste en acceder a ese tipo de software a través de una web. El único requisito que necesitamos es una conexión a internet y un navegador. Del mantenimiento del software se encarga también la empresa que te da el servicio, pero con la diferencia de que no necesitas actualizaciones en tu servidor, ya que ellos mantienen actualizado el software. Un ejemplo muy claro es la oferta de proveedores de bases de datos jurídicas a través de internet.
Este tipo de software tiene sus ventajas (menor coste y libertad para poder trabajar con el sistema operativo y navegador que te resulte más cómodo, no el que imponga el proveedor) y sus inconvenientes (los datos no están alojados en un servidor de nuestra propiedad), por lo que una correcta elección del proveedor y un examen de las condiciones que contratamos (seguridad en la transmisión de datos, alojamiento de sus servidores, posibilidades de hacer copias de seguridad, asegurarnos del cumplimiento de la LOPD) nos ayudará a decidir.
En las consultorías de despachos suelo analizar el sistema de trabajo de la firma y el tipo de servicio de software que necesitan para optimizar el trabajo. Después el director del despacho deberá tomar una decisión en función de los criterios que tengan en la firma. Que cada uno analice las posibilidades y decida.
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