Es tal la oferta de aplicaciones y soluciones informáticas en el mercado actual, que cada vez para cualquiera, incluso para nosotros los informáticos, puede resultar complicado elegir. Así que, para este artículo me han inspirado las caras de póker que veo en algunos profesionales cuando les incitan a “digitalizase” así, sin más, como si se tratase de darse un baño en el mar y listo.
Para sumergirse, primero hay que echar un vistazo a las corrientes y a otros muchos factores que van a favorecer que la experiencia sea positiva. Para aprovechar la digitalización, antes hay que evaluar, por un lado, las necesidades del despacho. Y por otro, las finalidades de la herramienta.
Aunando ambas, en un análisis genérico, he seleccionado tres apps que pueden dar mucho juego a los abogados, pero no lúdico. Estas herramientas tienen un manejo sencillo y pueden facilitar mucho el día a día en un despacho.
Planner
Se trata de una aplicación de gestión de tareas que se integra a la perfección con la suite de Microsoft Office 365. Esta app permite a los abogados organizar proyectos, asignar tareas a miembros del equipo, establecer fechas límite de revisiones, entregas de documentación, y realizar un seguimiento del progreso. Todo esto se integra en un entorno colaborativo en la nube, por lo que la sincronización está garantizada entre todos los miembros. Con Planner, desde os despachos se pueden coordinar eficazmente las tareas y asegurarse de que ningún detalle se despiste y se quede sin gestionar.
¿Qué puedes hacer con Planner?
- Crear listas de tareas y proyectos.
- Asignar fechas de vencimiento y recordatorios.
- Integrar Microsoft Office para aprovechar una colaboración más efectiva.
- Realizar seguimiento del progreso de los proyectos.
- Establecer prioridades de tareas según la importancia y la urgencia de cada una
Camscanner
El papel sigue siendo una realidad en los despachos, así que Camscanner es un gran aliado para procesar toda la documentación impresa que desfila por las mesas de un bufete.
Esta es una herramienta esencial para digitalizar documentos que tenemos en papel. Permite convertir rápidamente contratos, facturas, recibos y otros documentos físicos en archivos PDF de alta calidad, con buena resolución de imagen. Para ello, Camscanner utiliza la cámara del móvil u otro dispositivo, como la tablet, para capturar imágenes nítidas de los documentos. Después, aplica algoritmos avanzados para mejorar la calidad y además, recorta automáticamente los bordes. Dispone también de otras funciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permiten buscar texto dentro de los documentos digitalizados.
¿Qué puedes hacer con Camscanner?
- Escanear documentos en papel utilizando la cámara del dispositivo móvil.
- Mejorar de forma automática la calidad de imágenes escaneadas.
- Aprovechar las funciones de edición para recortar, ajustar y mejorar el texto escaneado.
- Organizar y clasificar los documentos escaneados con etiquetas y en carpetas.
- Sincronizar con los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox para almacenar y compartir la documentación.
Prezi
He seleccionado esta aplicación como una alternativa más dinámica y visual a las presentaciones tradicionales de diapositivas. A diferencia de PowerPoint, Prezi nos permite diseñar presentaciones no lineales, para así poder navegar de manera fluida entre diferentes apartados de información. Esta es una de sus grandes ventajas, y resulta especialmente útil para profesionales que necesitan presentar argumentos de manera clara y persuasiva, bien en el tribunal o bien en reuniones relevantes.
Prezi dispone de una amplia gama de plantillas, así como herramientas de diseño que nos permiten generar con facilidad presentaciones atractivas y de gran impacto.
¿Qué puedes hacer con Prezi?
- Crear presentaciones dinámicas con efecto zoom y con navegación lineal y aletoria.
- Aprovechar su biblioteca de plantillas y diseños personalizables para tus presentaciones.
- Integrar imágenes, videos y otros elementos multimedia.
- Compartir en tiempo real una presentación e incluso facilitar la colaboración de colegas en la creación de tus presentaciones.
- Acceder offline, y después sincronizar en la nube para almacenar y compartir tus presentaciones.
En definitiva, aprovechar las tecnologías con aplicaciones como las que he presentado, reporta beneficios que se traducen en mayor agilidad y ahorro de tiempo en los despachos. Estas herramientas aumentan la eficiencia y la productividad del equipo, y también ayudan a mejorar la colaboración y la comunicación interna. Asimismo, el hecho de integrar soluciones tecnológicas en el flujo de trabajo diario permite a los despachos mantenerse actualizados con las demandas del mundo moderno. Y esto finalmente, se traduce en brindar un mejor servicio a los clientes.
Desde mi propia perspectiva como asesor tecnológico, la incorporación de apps como Planner, Camscanner y Prezi en los despachos de abogados resulta fundamental para mantenerse y hacer frente a la fuerte competitividad que reporta el panorama online. Mi mejor recomendación es usar estas y otras aplicaciones personalizando sus prestaciones a la medida de cada bufete, como estrategia de optimización y, por supuesto, como valor diferencial en este mar infinito.
