La semana pasada asistí a un seminario de gestión del tiempo que resultó muy interesante por la cantidad de información aplicable a nuestra actividad profesional. Una vez en el despacho, examiné mis notas y resumí aquellos aspectos que, por su interés, llamaron mi atención. Pasados unos días del seminario, me gustaría recoger en nuestro blog dichos aspectos a modo de consejos para mejorar nuestra gestión y aprovechamiento del tiempo.
1º.- Los problemas con la gestión y administración del tiempo se producen porque sucumbimos a nuestra desidia. Dicho de otra forma: los principales y verdaderos causantes de la pérdida del tiempo somos nosotros mismos, extremo éste que conviene reconocer cuanto antes y así poder llevar a cabo el necesario análisis de la realidad y abordar cualquier mejora en este campo.
2º.- Todo sistema de gestión y aprovechamiento del tiempo es de difícil y compleja aplicación, ya que, en esencia, un sistema basado en la disciplina siempre constituye un proceso de lucha contra uno mismo. No obstante, una vez superadas las dificultades iniciales, los beneficios de su implementación son innumerables.
3º.- Los sistemas de gestión del tiempo deben ser fáciles y simples de aplicar; intuitivos y útiles para el usuario; y, quizás, lo más importante: no deben de quitar tiempo, sino permitir hacer las cosas con tiempo, aumentando con ello nuestra productividad.
4º.- Los "ladrones del tiempo" podrían identificarse como los siguientes: El desorden; las reuniones innecesarias; visitas inesperadas; el teléfono; la procastinación o postergación de tareas importantes por otras más agradables; los correos electrónicos; internet y la actuación en modo "multitareas".
5º.- Los "ladrones del tiempo" no atacan a todo el mundo con la misma eficacia, sino sólo cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, cuando hay desorganización permanente; a primera hora del día; cuando nos despistamos y distraemos; si estamos implicados en exceso en un asunto; cuando lidiamos con tareas complicadas, etc…
6º.- Cada ladrón del tiempo tiene su antídoto, pero si tuviéramos que resumir los remedios más importantes, apostamos por la siguiente receta: planificación; fijar prioridades; comenzar siempre por la tarea más importante; saber dividir y estructurar el tiempo en las tareas importantes; ser realista en la fijación de tiempos de trabajo; concentrarse y focalizarse en la tarea que se está desarrollando en cada momento; no hacer mas de una tarea a la vez; conocer nuestros ritmos biológicos y, para evitar las interrupciones (que por cierto, deben de preverse al menos de forma estimativa) ¡aprender a decir no!.
7º.- La falta de tiempo produce estress. De hecho, el 80 % del estress se debe a la falta de tiempo para cumplir con nuestras tareas. El efecto principal del estress en el trabajo es la reducción de la productividad y de la calidad del mismo.
8º.- Si bien el rendimiento de cada persona depende de numerosos factores, entre ellos los ritmos biológicos, se considera como regla general que un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos (y si es a primera hora del día mejor) es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea. Una vez agotado ese tiempo y tras un breve descanso, el trabajo puede reanudarse por otro periodo igual de tiempo y así sucesivamente (en tal sentido, véase en internet la denominada Técnica del Pomodoro).
9º.- Favorece el rendimiento el compaginar el trabajo (especialmente en los descansos o entre trabajos exigentes) con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen.
10º.- Dos consejos en uno: 1.- Pregúntate constantemente ¿Qué debería estar haciendo ahora? y 2.- Si cuando llegas a casa tienes la sensación de que has hecho lo previsto aunque no te acuerdes con exactitud de las tareas que has hecho, no te preocupes, estas en el buen camino de terminar las tareas "con tiempo" en lugar de "a tiempo".
