- Ante el nuevo escenario los software y aplicaciones de control horario como Kronjop o TimeTrak se convierten en una de las principales soluciones para su cumplimiento
El Gobierno avanza a paso firme en la implantación del nuevo registro horario digital obligatorio. Según adelantó el Ministerio, el nuevo sistema busca “reforzar la transparencia, garantizar los derechos laborales y modernizar la gestión del tiempo de trabajo en las pequeñas empresas”. El texto incluirá siete cambios clave que afectarán tanto a autónomos con empleados como a pymes de todos los sectores.
Registro exclusivamente digital
El nuevo reglamento elimina cualquier opción manual o en papel. El registro será exclusivamente digital, con el objetivo de poner fin a los partes de horas firmados en blanco o a las hojas Excel manipulables. Cada fichaje deberá realizarlo el propio trabajador a través de un sistema informático verificable y trazable, accesible en la nube y compatible con la inspección remota.
Las aplicaciones de control horario como Kronjop o TimeSolv ya se preparan para adaptarse a los nuevos requisitos de trazabilidad, informes automáticos y acceso remoto para la Inspección. Según los expertos, el cambio será tan inevitable como necesario: el control horario pasará de ser un trámite legal a convertirse en un pilar de la gestión digital del trabajo.
Aplicación a todos los tipos de contrato
El control horario dejará de centrarse solo en contratos a tiempo completo. El nuevo modelo afectará también a contratos temporales, de prácticas, a tiempo parcial, flexibles o híbridos. La intención es garantizar que todas las horas, ordinarias o extraordinarias, queden registradas y puedan auditarse, evitando abusos y descubriendo el verdadero tiempo de trabajo efectivo.
Prohibición de modificar los registros sin consentimiento
Una de las principales novedades será la imposibilidad de modificar los registros sin el consentimiento del trabajador. Si un empleado olvida fichar o comete un error, la empresa deberá solicitar su validación antes de cualquier cambio. Esta medida busca evitar alteraciones unilaterales de las horas trabajadas y reforzar la seguridad jurídica de ambas partes.
Acceso inmediato del trabajador a sus datos
El sistema garantizará que cada empleado pueda consultar su jornada en tiempo real, desde su móvil o un portal web. También se permitirá a los representantes sindicales visualizar los datos globales de la plantilla. Con ello, el Ministerio pretende incrementar la transparencia y reducir los conflictos por discrepancias horarias o por el pago de horas extra.
Inspección de Trabajo con acceso remoto y permanente
La Inspección de Trabajo dispondrá de acceso directo y continuo a los registros horarios de las empresas. Los inspectores podrán consultar los datos sin necesidad de desplazarse físicamente a los centros de trabajo. Esto supone una vigilancia más efectiva y una reducción drástica del margen de incumplimiento. Los sistemas digitales deberán garantizar conexión segura y disponibilidad permanente.
Certificación u homologación de los sistemas digitales
El Ejecutivo estudia la creación de un registro oficial de programas homologados de control horario, que garantice que las aplicaciones utilizadas cumplen con los requisitos de seguridad, trazabilidad y accesibilidad marcados por la ley. Esto obligará a muchas empresas a sustituir sus herramientas actuales por soluciones certificadas, lo que también abrirá un nuevo mercado para desarrolladores y proveedores tecnológicos.
Integración automática con la Inspección y los servicios públicos
El nuevo modelo prevé que, en el futuro, los sistemas de registro horario puedan integrarse automáticamente con las plataformas de la Inspección de Trabajo y, eventualmente, con la Seguridad Social. El objetivo a medio plazo es que los datos de jornada laboral se crucen con nóminas y cotizaciones, facilitando auditorías automáticas y una detección más ágil del fraude laboral.
Una reforma sin paso por el Parlamento
El texto se aprobará mediante Real Decreto, lo que permitirá acelerar su aplicación y evitar el bloqueo parlamentario sufrido por la anterior reforma laboral. De esta manera, el Ministerio de Trabajo espera tener listo el nuevo marco normativo antes de diciembre de 2025, dando a las empresas un margen de seis meses para adaptarse.
El Gobierno descarta, por el momento, modificar el régimen de sanciones, que seguirá contemplando multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado, aunque no se descarta un aumento posterior mediante reforma del Estatuto de los Trabajadores.
La implantación del nuevo registro horario digital supondrá una carga inicial para las pymes, que deberán invertir en programas homologados y formación interna. Sin embargo, el Ejecutivo defiende que la medida favorecerá la modernización empresarial y reducirá la conflictividad laboral.
