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14/07/2020. 18:22:15

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A buena asignación, mejor estrategia

Abogado. Experto en habilidades profesionales
@oscarleon_abog

Un tablero de damas y en vez de fichas son personas

El proceso de asignación de asuntos constituye una decisión estratégica de primer orden para el devenir de nuestro proyecto profesional.

Definida como la actividad por la que los asuntos encargados al despacho se asignan al abogado o equipo de abogados que se va a hacer cargo de la dirección técnica de los mismos, en la asignación intervienen múltiples factores vinculados tanto al desarrollo profesional y a la motivación de los miembros de la firma como a la satisfacción del cliente, parámetros estos que contribuyen a la mejora de la calidad del servicio y redundan en nuestra productividad.

No obstante, la experiencia nos demuestra que el verdadero valor de la asignación de asuntos sólo se alcanza tras un periodo de crecimiento y madurez del despacho. En las primeras fases de tímido crecimiento en número de profesionales, suele adoptarse como criterio de asignación el origen o fuente de captación del cliente: «si yo capto el cliente, yo llevo el asunto», decisión esta posiblemente motivada por la falta de confianza y seguridad en las etapas iniciales del proyecto. Una vez superada dicha fase, y cuando la organización del despacho adquiere mayor complejidad, el proceso de asignación alcanza una mayor relevancia y trascendencia.

Por consiguiente, partiendo de su naturaleza eminentemente estratégica, una buena gestión de este proceso contribuirá al éxito de la firma, ya que las variables afectadas a la hora de decidir a qué abogado se asignan los nuevos asuntos son de tal relevancia que la adecuada toma de estas decisiones repercutirá inexcusablemente en el crecimiento global de la firma.

En tal sentido, una buena gestión del proceso de la asignación de asuntos tendría una incidencia directa en los siguientes aspectos.

  1. Mejora en la atención al cliente

    Es de todos sabido que cuando el cliente nos encarga un asunto, a ello lo mueven diversos factores que son reconocidos de forma inmediata por la firma: conocimiento y amistad del letrado, prestigio del despacho por llevar con éxito asuntos similares, fidelidad a la firma, etc., circunstancias estas que, examinadas al unísono con el estilo y personalidad del cliente, deberán ser tenidas en cuenta a la hora de elegir al abogado apropiado, dándose así los primeros pasos para garantizar la satisfacción del cliente.

  2. Fomento del desarrollo profesional de los abogados

    Es indudable que la vinculación de un asunto con una materia jurídica concreta, y la asignación de determinado asunto a un abogado que se esté formando en la especialidad del expediente asignado, va a contribuir no solo a un servicio más eficaz, sino igualmente al desarrollo de las habilidades del profesional. De este modo, la aplicación de los procesos de formación del despacho, se complementarán con la experiencia práctica a la que contribuyen los encargos, todo ello con la necesaria supervisión del abogado senior en materias de cierta complejidad.

    Unido al desarrollo profesional se encuentra el aumento de la motivación de los profesionales. Asignar un asunto de un cliente de prestigio o de cierta dificultad en la materia que obligue al abogado a asumir nuevos retos y responsabilidades repercutirá, indudablemente, en la autoestima del profesional, en su sensación de pertenencia a la firma  y  en su deseo de mejora continúa.

  3. Equilibrio en la distribución de la carga de trabajo entre los profesionales

    Auxiliado con las herramientas apropiadas, el responsable de las asignaciones conocerá, a través de los correspondientes indicadores, la carga de trabajo que soporta cada profesional de la firma, lo que facilitará que las asignaciones se lleven a cabo siguiendo un criterio justo y realista en la distribución del volumen de trabajo entre los abogados. Obviar esta finalidad puede llevar a un verdadero caos en la prestación de los servicios del colectivo. No obstante, la aplicación de esta variante debe ser considerada con prudencia, pues es una tendencia natural pretender solucionar los problemas de carga de trabajo a través de las asignaciones indiscriminadas.

  4. Mejora de la organización

    La asignación de asuntos, bien gestionada, produce una mejora de la organización global de la firma y abre paso al establecimiento de nuevos procesos de mejora en la gestión del despacho.

    Dicho lo anterior, la decisión de mayor importancia para lograr establecer este proceso radica en la designación de un responsable que no disponga sólo de «intuición», sino, además, de una información completa sobre las variables a tener en consideración para asignar los recursos profesionales a los encargos realizados. Lógicamente, la figura más propicia a dicho cargo será el socio-director o gerente de la firma, si bien aquel deberá evitar que la práctica profesional eclipse la aplicación del proceso.

    Una vez designado el responsable, será indispensable establecer un proceso escrito  en el que se recoja con la máxima precisión las incidencias que atravesará el expediente desde su entrada hasta que es recepcionado por el abogado asignado al expediente.

    Periodicidad y disciplina en la aplicación del sistema probarán su importancia estratégica para la firma.

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