- ¿Qué hay más allá del Excel en este siglo?
- Todo un mundo de soluciones digitales que descubrir, pero te sientes tan cómodo con tus hojas de cálculo…
En alguna que otra ocasión he hablado aquí de la “pereza digital”, porque al igual que ocurre con cualquier cambio que queramos aplicar en la empresa, la digitalización también conlleva un esfuerzo para su adaptación. En este artículo pretendo animarte a dar un paso más, a ver todo lo que puedes ahorrar, en tiempo y dinero saliendo de la Zona Excel de Confort en la que puede, que te encuentres.
Volviendo al inicio del planteamiento que aquí te hago, la respuesta es clara: evolucionar y ser más competitivo. Esto es, trabajar en hojas de cálculo puede ser el primer paso en la gestión digital, pero eso no significa “aprovechar la digitalización” aunque compartas tus Libros de Exel en Drive y les apliques macros. Si las grandes empresas han transformado la gestión con herramientas digitales, tú también puedes dar el empujón que necesita tu despacho para agilizar, optimizar y por tanto, ganar terreno en el mercado actual.
La forma en la que trabajamos ahora con los datos y con la información, en general, ha evolucionado de manera muy significativa, disponemos de muchos canales y soportes online que nos exigen adaptarnos. Por ejemplo, lo que hace un par de décadas intercambiábamos sólo por e-mail, ahora se diversifica por WhatsApp u otras opciones de mensajería, ¿cuántos mensajes recibes al día y a través de qué soportes?
Un inciso antes de continuar, he sido fan de las soluciones de ofimática del gigante Microsoft desde sus inicios, y ahora, lejos de no recomendarlas, estoy a favor de integrarla y hacer uso de herramientas más potentes y versátiles. Pero, ¿por qué migrar de Excel por ejemplo, a un CRM?
Los sistemas Customer Relationship Management (CRM) se imponen. Pueden procesar mayor cantidad de datos con automatizaciones más eficientes que dan respuesta al crecimiento exponencial de la información que manejamos. Estas soluciones más avanzadas nos permiten además de agilizar las tareas, tomar decisiones con más argumentos e incluso diseñar estrategias con facilidad.
Específicamente, hoy día buscamos aplicaciones colaborativas, que eviten conflictos de versiones si varias personas trabajan de forma simultánea en un mismo documento. La seguridad también es una razón de peso para dejar de trabajar las hojas de cálculo en un disco duro y compartir usando soportes menos fiables. Una intranet te evita esos riesgos. Las soluciones en línea ofrecen medidas de ciberseguridad avanzadas que van más allá de la protección con contraseñas.
Por otra parte, y como adelantaba, por mucho que Excel permita manejar un vasto volumen de información, su rendimiento merma cuando nos excedemos de datos y los tiempos de espera de carga se hacen insufribles. En este sentido además, sus limitaciones de escalabilidad pueden acarrear, riesgos en la corrupción de archivos.
Por último, aunque el programa integra funciones avanzadas que permiten automatizaciones, todos sabemos que las macros pueden resultar complejas de programar y que, en la mayoría de los casos, es mejor contar de un informático o técnico en ofimática con conocimientos más avanzados para usarlas. Por lo tanto, estas aplicaciones de Excel resultan un tanto inaccesibles.
Si has llegado con tu lectura hasta aquí, seguramente te estés preguntando qué debes usar si Excel se queda un poco corto para tu despacho, ¿verdad?
Ya he mencionado el CRM como plataforma completa para gestionar todo con tus clientes: desde las comunicaciones y notificaciones, como el intercambio de documentación, histórico, resoluciones…
Asimismo, al igual que contar con un gestor de clientes resulta útil para fidelizar y ser muy precisos en nuestra relación con ellos, disponer de un gestor de proyectos (casos) en un bufete, es especialmente práctico para hacer consultas y disponer a mano de información que podáis reutilizar todos en el despacho.
Si me preguntas por la solución de digitalización óptima, te diré que apuestes por una Intranet a medida. En una plataforma colaborativa puedes, además de gestionar clientes y casos, llevar un control preciso de la actividad financiera, facturación, recursos humanos… Lo mejor, es precisamente esto último, porque la nube permite establecer jerarquías de permisos y accesos a carpetas y documentación, asignar tareas, etc.
Todo esto, aunque suene a palabras mayores, no deja de ser una solución integral que usan las grandes empresas y que, por supuesto, también están a disposición de pymes y autónomos.
¿Los costes?
Más que razonables y asumibles por cualquier empresa, porque además, las cuotas posteriores dependen del número de licencias que necesites en tu despacho (número de empleados) y el coste unitario es irrisorio.
Digitalización eficiente
Aunque nos cueste dar el paso, apostando por la transición de Excel a un CRM y/ o a una Intranet, estaremos en el buen camino de la evolución hacia la actualización de la gestión en el despacho. Este cambio debe entenderse como un proceso natural, sin dar la espalda a los recursos y oportunidades tecnológicas que surgen y están a nuestro alcance. La digitalización es el resorte que lleva a muchas empresas a adaptarse con más facilidad y a crecer en un entorno fuertemente competitivo.
Recuerda que más allá de Excel te están esperando herramientas y soluciones que con un buen asesoramiento y técnicos cualificados pueden adaptar a tus necesidades sin requerir un gran desembolso, porque en estos tiempos, además, seguramente puedas aprovechar alguna ayuda a la digitalización como, por ejemplo, el kit digital.
Si un día ya dejaste a un lado tu cuaderno y bolígrafo e instalaste un programa de cálculos, vuelve a salir de esa zona de confort para hacer más confortable y operativo el trabajo en tu despacho.
