La automatización de documentos jurídicos no debe ser un problema, pues con ella no se pretende reemplazar, minimizar ni poner en riesgo el trabajo de los abogados. Ellos siempre han sido y siempre serán los creadores de los documentos jurídicos que sienten las bases de todos los negocios. Sin embargo, gracias a la automatización de determinadas partes del proceso, pueden liberar tiempo para centrarse en aquellos aspectos de su trabajo en los que realmente añaden valor.
Pero ¿por dónde debemos empezar? La automatización de documentos puede aportar velocidad, eficiencia y coherencia, además de reducir riesgos y costes. Ahora bien, ¿de qué manera los abogados, tanto los que trabajan in-house como en despachos, pueden llegar a percibir sus beneficios?
La automatización documental es un proceso en el que se utiliza un software para la creación de plantillas automatizadas de documentos jurídicos (por ejemplo, contratos). Una vez que se han creado las plantillas, los usuarios del software solo tienen que responder las preguntas que se les plantean. Con esa información, el software puede generar el contrato al momento. Y listo.
El objetivo es automatizar el proceso repetitivo de redacción de documentos desde cero cada vez que necesita un nuevo contrato. En la práctica, muchos contratos son sumamente parecidos y apenas presentan cambios. Por ejemplo, una vez hayas creado una plantilla para un contrato de confidencialidad, dispondrás de ella la próxima vez que necesites un contrato de ese tipo, de modo que podrás generarlo con mayor rapidez a partir del cuestionario. Gracias a los datos del cuestionario, el sistema crea el documento con dinamismo y va seleccionando e incluyendo las cláusulas en función de las respuestas indicadas. El software también ajusta el formato, la numeración y los estilos del documento conforme a los requisitos que hayas dispuesto, lo que permite ahorrar aún más tiempo.
Algunas soluciones permiten a los usuarios crear un conjunto de documentos relacionados entre sí basados en los mismos datos de partida. Por ejemplo, un abogado dedicado al derecho inmobiliario podría generar un contrato de arrendamiento, un acta de depósito de renta y una licencia para modificar la propiedad sin tener que volver a introducir datos.
Automatizar la creación de documentos complejos puede reducir de forma drástica el trabajo humano, así como el tiempo y los costes que supone redactarlos. Asimismo, contribuye a reducir riesgos, puesto que en cuanto se prepara la plantilla inicial, las posibilidades de que se produzca un error humano durante el proceso de redacción son notablemente más bajas.
Por último, los despachos de abogados pueden facilitar a los clientes un acceso directo a servicios de automatización como elemento esencial del servicio ofrecido. De este modo, puede aumentarse de forma considerable el valor de la oferta global a los clientes y se posibilita que la relación entre los despachos y los clientes sea incluso más cercana.
