Iniciar la andadura de un nuevo despacho es siempre, como en cualquier otro proyecto emprendedor, una ardua carrera de fondo.
Sin embargo, en un buen número de firmas ya consolidadas y, especialmente en la que quedan por venir, operan facilidades que tienen que ver, especialmente, con la deslocalización, el teletrabajo, y, por extensión, con el ecosistema digital.
El sector legal es, sin duda, uno de los campos en los que la transformación digital, gracias a los desarrollos en materia de software y cloud computing, más ha penetrado. Sin embargo aún queda mucho por recorrer, especialmente a los pequeños despachos, y muy especialmente a los nuevos: firmas que nacen hoy con una clara vocación digital para resolver los casos de clientes cada vez más digitalizados.
¿Qué inversión en tecnologíaserá necesaria para afrontar la creación de una firma de abogados volcada en ámbito digital?
1.- Gestión del despacho
Se trata de la principal inversión tecnológica del despacho. La más importante por lo fundamental que resultará en el día a día de los abogados y socios de la firma.
El objetivo de los software de gestión de despachos es facilitar la gestión documental, honorarios, facturación, potenciales clientes, etc. En definitiva: la gestión comercial, financiera y documental.
La gestión de expedientes a través de sistemas digitales también se impone y, a menudo, ya está incluida en estos portales: la movilidad, la seguridad y la compatibilidad con LexNET, pero también la inclusión de información jurídica y bases de datos son las excusas para abandonar progresivamente el papel en los nuevos despachos de abogados que no tienen que invertir en la conversión digital de armarios y armarios llenos de carpetas.
Los sistemas de Gestión del Despacho como Aranzadi One son herramientas básicas en la nube que te permiten tener el despacho localizado totalmente en Internet y desde cualquier dispositivo desde 15€ al mes.
2.- Pasarela de pagos y Pagos certificados
invertir en la plataformas para recibir y enviar pagos es, ya a corto plazo, una ventaja competitiva y de organización relevante. Más allá del datáfono existen herramientas seguras para recibir y emitir pagos de forma sencilla y asequible, tanto para el despacho como para el cliente: en poco tiempo se afianzarán como método de pago más allá del comercio electrónico retail común.
Sin cuota de acceso, estas plataformas operan, en su mayoría, con tarifas por consumo. Es decir, un porcentaje de comisión por transacción (de entre un 1% y un 4%) más un pequeño complemento de entre 15 y 40 cts.
Especial mención para el área legal merece la plataforma “Pagos Certificados”, desarrollada por el Consejo General de la Abogacía en colaboración con CaixaBank. Una plataforma diseñada para la gestión de acuerdos y contratos vinculados a pagos, que se certifican de forma fehaciente con la intervención de un tercero de garantía (certificadora digital) y desde 39,90€ por acuerdo.
3.- Automatización Documental
La productividad, cuando trabajamos con documentación en determinados procedimientos repetitivos, es una variable en la que se ha trabajo mucho desde el sector legaltech, para la cual se han aportado un buen número de herramientas de automatización y creación documental.
La finalidad de estas plataformas es la creación de documentos legales y gestión documental, que estandarizan plantillas para una posterior personalización a través de formularios. Estos sistemas posibilidad de trabajo colaborativo por unos 30€ por usuario y son útiles para concretar la gestión del conocimiento del despacho en sus modelos y plantillas en continua evolución.
4.- Predicción e Inteligencia Artificial
Si bien no es el sector más desarrollado en el área legaltech, los sistemas de predicción procesal hacen uso de la inteligencia artificial para sistematizar la estadística judicial.
La finalidad de este tipo de herramientas es aportar una visión de conjunto a la estrategia del abogado frente a un caso concreto con un entorno visual, interactivo y, sobre todo, exhaustivo, cruzando datos reales de bases de datos que contienen jurisprudencia real con inteligencia artificial.
La IA aplica a multitud de herramientas útiles para, tanto la optimización de los procesos (Lectoescritura automática con procesamiento del lenguaje natural, ordenación de bases de datos) como la captación de clientes.
Los agentes virtuales son programas desarrollados con el objetivo de fungir como servicio al cliente desde una web: un primer contacto cliente-despacho que, además de captar la atención del visitante, puede ser capaz de resolver pequeñas dudas legales. Todo ello siempre monitorizado por el despacho.
5.- Certificación Documental y Firma Digital
La tecnología Blockchain poco a poco va introduciendo oportunidades para los despacho de abogados y será, dentro de no mucho tiempo, un medio sobre el que se construyan más y más herramientas de trabajo.
A día de hoy ya existe un buen número de plataformas y servicios basados en Blockchain para el sector de la abogacía fácilmente aplicables en el día a día del despacho: los sistemas de firma electrónica y evidencia digital se imponen en los despachos con vocación digital y comprometidos con la ciberseguridad desde 30€ aproximadamente por usuario.
6.- Firma 100% digital
Ciertamente hay muchas más opciones para muchas más necesidades en el día a día de los despachos de abogados, como pueden ser reuniones y consultas online, seguridad, protección de datos, etc.
La cantidad y la calidad de herramientas que ayudan a los despachos a desempeñar sus labores de producción, organización y captación se ha multiplicado y mejorado notablemente en los últimos cinco años. Esta situación ha llegado a facilitar la creación de despachos organizados en torno a una serie de plataformas integradas que se definirían como firmas 100% digitales.
