Aunque (como muchos adivinarán) la referencia del título hace un guiño a una saga de películas de una galaxia muy, muy lejana, estas nuevas obligaciones también están convirtiéndose en una saga.
Así, tras el Episodio 2026, que terminó posponiendo los SIF en aras de garantizar su implantación ordenada y homogénea, el Episodio 2027 tampoco parece el definitivo, ya que una nota informativa del pasado 5 de octubre en la web de la Agencia Tributaria (AEAT) informa de que se pospondrá finalmente su entrada en vigor hasta octubre de 2028 (aunque sin norma que respalde lo anterior) para alinearse con la obligación de facturación electrónica para todos los empresarios y profesionales (no solo los que tengan un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros). Por tanto, cabe esperar que el Episodio 2028 suponga ya sí la entrada en vigor de la normativa referente a los SIF que, muy frecuentemente, aparecen mal llamados únicamente como Verifactu o VERI*FACTU.
Recordemos que el objetivo que persigue la normativa es establecer unos requisitos técnicos y de seguridad en los SIF para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. La sanción por incumplir esta normativa no es poca cosa: 50.000 euros por ejercicio.
Ámbito regulatorio de las obligaciones de facturación
Antes de entrar en el fondo de la cuestión, conviene tener siempre presente que los SIF no cambian las obligaciones en cuanto a la facturación en sí misma (el qué), sino que únicamente modifican el modo en que debe llevarse a cabo (el cómo).
A su vez, para situar esta medida en el mapa de las múltiples obligaciones de facturación que coexisten actualmente en España, debemos diferenciar entre normas de carácter tributario que persiguen el control tributario (como el SII -en vigor desde 2017- o el propio SIF), de otras normas mercantiles que buscan luchar contra la morosidad (como la obligación de factura electrónica en el sector privado a la que antes nos hemos referido, derivada de la Ley Crea y Crece y aún pendiente de implementación, y la factura electrónica con las Administraciones Públicas -en vigor desde 2013-). Por tanto, debe quedar claro: los SIF no están relacionados, al menos de forma directa, con la facturación electrónica, por mucho que ahora la AEAT solape las entradas en vigor.
No podemos olvidar que, aunque a nivel normativo la regulación de los SIF se limita a un solo artículo de la Ley General Tributaria (art. 29.2.j) y un desarrollo reglamentario de apenas 17 artículos, ya existen más de ochenta resoluciones de la Dirección General de Tributos (DGT) y, más del doble de respuestas a preguntas frecuentes (muchas de ellas revisadas) por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Todo ello evidencia la complejidad práctica que conlleva su escasa regulación y la necesidad de que empresas y profesionales se asesoren adecuadamente al respecto.
Concepto y ámbito de aplicación de los SIF
¿Qué es exactamente un SIF? En esencia, es cualquier programa, aplicación o dispositivo electrónico que se utilice para expedir facturas y que permita la entrada de información para facturar, su conservación y procesamiento. Esto incluiría desde software de gestión empresarial hasta aplicaciones móviles o sistemas de punto de venta.
La primera dificultad estriba, en muchos casos, en saber si lo que se utiliza para facturar es susceptible de ser considerado SIF, teniendo en cuenta la variedad de sistemas que emplean los contribuyentes. En esta línea, una de las cuestiones más debatidas es si quien factura con un Excel o Word sin mayor complicación entraría en el ámbito objetivo del SIF. De acuerdo con la DGT y la AEAT, la respuesta es que no aplica SIF (aunque conviene revisar la letra pequeña de lo que puede realizarse o extraerse del Excel/Word en cuestión).
En todo caso, el SIF es un sistema con vocación universal que afecta a todos los empresarios y profesionales ya mencionados, con algunas excepciones relevantes: quedan fuera, entre otros, los incluidos en el SII y territorialmente no aplica en los territorios forales del País Vasco (que cuenta con TicketBAI) y Navarra.
En cuanto a las facturas afectadas, se incluyen todas las emitidas: B2B (empresa a empresa), B2C (empresa a consumidor) y B2G (empresa a Administración), tanto en facturas completas como simplificadas.
¿Verifactu?
La realidad es que Verifactu es solo una de las dos modalidades que admiten los SIF, y la diferencia es sustancial entre ellas. La modalidad Verifactu implica la transmisión inmediata de los registros de facturación a la AEAT y determina el acceso a ciertos servicios fiscales como libros-registros. Por el contrario, la modalidad no verificable obliga a conservar en sede del contribuyente los registros de facturación, asegurando su integridad e inalterabilidad bajo responsabilidad del productor.
Las facturas emitidas con un SIF serán claramente identificables, pues deberán incorporar un código QR que indicará además si el emisor se rige por el sistema Verifactu o no. Al escanearlo, se informará por la AEAT si la factura está registrada (aparecerá el mensaje «Factura encontrada» con los datos del NIF del expedidor, número de factura, fecha de expedición e importe); en caso contrario, aparecerá como respuesta «Factura no encontrada». Por su lado, las facturas no verificables mostrarán un mensaje específico indicando que han sido expedidas por un sistema informático que no remite la información a la AEAT.
Es habitual que los clientes pregunten, una vez definida su obligación respecto del SIF, por cuál modalidad de las indicadas deben inclinarse. La respuesta no es fácil. La versión Verifactu es más sencilla (no es obligatoria la firma, no es obligatorio el registro de eventos y la conservación queda asegurada) y cabe plantearse si puede aportar cierto «prestigio fiscal», pero todo ello a costa de transmitir de forma inmediata información a la AEAT.
Lo que sí es una realidad es que existen proveedores que únicamente ofrecen la posibilidad Verifactu, al ser más simple para ellos, y que esta práctica ha sido considerada expresamente adecuada por la DGT.
¿SIF o SII Voluntario?
También es común que los contribuyentes se planteen inscribirse en el SII y olvidarse directamente del SIF. Honestamente, me parece que sería aplicable la expresión «matar moscas a cañonazos», por cuanto el SII implica una carga administrativa mucho mayor, al afectar no solo a facturas emitidas, sino también a las recibidas, requiere formación del personal y mucha disciplina en los plazos de información. A costa de eso, las principales ventajas respecto del SIF son solo que hay más tiempo para remitir las facturas emitidas (4 días y no de forma inmediata como en el SIF) y que exonera de la llevanza de libros y de presentar el modelo 347.
Podemos convenir que las ventajas del SII no llegan a compensar el aumento de cargas administrativas que conlleva respecto del SIF. Por otro lado, la ventaja principal del SII, la no inmediatez de remisión de información, siempre puede amortiguarse en el SIF recurriendo al uso de las facturas proforma, que no es difícil anticipar que tendrán un uso más extenso a partir de 2027 al quedar fuera del ámbito del SIF.
Conclusión: el tiempo apremia, aunque no tanto, y por el camino muchos contribuyentes ya tomaron sus decisiones.
El reloj corre (por lo visto lentamente) pero la adaptación a este nuevo sistema no es opcional en esta «galaxia tributaria» española. Empresas y autónomos deben evaluar qué modalidad les conviene más y procurar obtener de su proveedor el certificado que garantice que se cumplen los requisitos SIF o bien optar por la solución gratuita ofrecida por la AEAT (pensada para uso poco intensivo y excluyendo las facturas simplificadas). También es cierto que este paréntesis de 2026 al anunciado de 2028 está permitiendo una transición más suave para los contribuyentes afectados por esta nueva realidad. Sea como sea, que la Fuerza nos acompañe.
