¿Realmente es necesaria hoy toda la carga burocrática que mantienen las administraciones públicas? ¿Somos capaces de vivir sin excesos burocráticos? Desgraciadamente la respuesta en la mayor parte de los casos es un no como una catedral a ambas preguntas. La burocracia nos puede y su reducción genera una sensación de vacío tal, que resulta impracticable. Por ello, el proceso de transformación digital debe ser el momento en el que se lleve a cabo una poda racional de la maraña burocrática.
La burocracia se remonta a la Antigüedad, si bien ha llegado a ser un gigante de elevada complejidad y raíces profundas. En su origen la burocracia es un planteamiento organizativo cargado de racionalidad, que adecúa los medios a los objetivos buscados para garantizar el máximo nivel de eficiencia. Cualquier cambio en ese sentido no es fácil, porque está muy arraiga y porque reducir burocracia es sinónimo de reducir estructuras administrativas. Y ya se sabe que toda estructura administrativa tiende por inercia a crecer y se resiste a cualquier cambio, especialmente si se trata de menguar.
De la mano de la transformación digital
Realmente la transformación digital es una gran oportunidad, porque no se entiende si no va acompañada de racionalización de procesos. La carrera tecnológica no nos lleva a ninguna parte si no entendemos que el corazón de la transformación digital es un cambio drástico con racionalización y reingeniría de procesos. Las administraciones públicas pueden continuar perfectamente simplificando una buena parte de sus trámites actuales, que es tanto como decir facilitando la vida de los ciudadanos, racionalizando las marañas administrativas y reduciendo costes en tiempos, procesos y empleo de recursos humanos.
Las tecnologías actuales nos han llevado a una sociedad conectada en la cual uno de los más preocupantes problemas es la privacidad. Eso es así, porque nuestros pasos, nuestras tendencias, nuestros gustos, son captados por redes sociales y buscadores de forma automática, aunque no siempre seamos conscientes de haberlo autorizado expresamente.
Certificado de pernocta
Pues bien, en esta sociedad hiperconectada, donde basta con enviar la ubicación por whatsapp para que se sepa el lugar exacto en el que se encuentra una persona en ese momento, resulta que hay organismos públicos que no tramitan el pago de la dieta a sus formadores empleados públicos, si éstos no llevan un certificado de alguien del hotel donde ha tenido lugar la estancia, avalando que ha pernoctado allí y abonado la habitación.
El caso fue hecho público recientemente en las redes sociales recientemente por Víctor Almonacid, y en las redes generó el consiguiente debate. No es para menos, porque a simple vista se da más fe al empleado anónimo que al funcionario. Y, por otro lado, ¿de verdad eso garantiza algo el documento exigido? Asombra tanta fe en el documento en papel, firmado por un anónimo y presunto empleado del hotel, con una rúbrica que nadie comprueba.
Casos de este tipo existen por doquier. Un ejemplo de libro que empleo siempre que abordo estas cuestiones es el Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado (AGE) y de sus organismos públicos vinculados o dependientes. Trece años después de su aprobación, numerosas dependencias de la AGE continúan pidiendo fotocopias del DNI en sus trámites.
La burocracia como fin
La verdad es que el real decreto no tiene desperdicio, porque en su preámbulo asume la "utilidad discutible" de la fotocopia del DNI. Y ahonda esa carga de realismo al asegurar que la costumbre de pedir dicha fotocopia obedece a una cultura de la "visión ‘patológica'" del ciudadano, enfocada a evitar un mínimo porcentaje de fraudes sin, por otra parte, conseguirlo. Con frecuencia eso es lo que ocurre, que se matan hormigas a cañonazos: para perseguir supuestas posibles corruptelas de escasa dimensión tenemos complejos mecanismos que burocratizan el proceso en todos los casos, y conllevan un coste productivo que nadie se molesta en calcular.
La burocracia, como la alimentación, es necesaria. Y al igual que la alimentación, cuando se convierte no en un medio, sino en un fin por sí mismo, provoca sobrepeso. Un problema cada vez más grave, que se convierte en un obstáculo para el desarrollo de la transformación digital en toda su dimensión. De la conciencia que hay con respecto al tema da cuenta el hecho, por ejemplo, de que basta poner "reducción burocrática" en el buscador Google, para encontrarnos con más de once millones de resultados en 35 segundos.
¿Cómo se ataja eso? No es fácil, porque la burocracia se debe a excesos de celo, a tapadera de la inseguridad o al mero ejercicio del poder. En cualquier caso, una alfombra de prepotencia administrativa que sobrevive por la sumisión del otro lado, por miedo a que la protesta frente al exceso burocrático provoque una paralización mayor de la gestión en trámite.
Para afrontar con realismo un plan de reducción de cargas burocráticas, las organizaciones administrativas tienen que reinventarse. No hablamos de una mera reforma de las de siempre, de las que se ven pasar a razón de uno o más por legislatura, sino a un cambio profundo en las estructuras y las dinámicas de funcionamiento; una readaptación de la propia esencia de la organización. La revisión de la clasificación funcional, con vista al horizonte de la administración electrónica, tendría que ser el momento adecuado para reducir radicalmente el actual sobrepeso burocrático.
