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28/01/2023. 16:39:15

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El concepto de expediente administrativo

Técnico de la Administración General

El art. 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, nos da una definición más amplia del concepto de expediente administrativo.

Imagen de una pantalla de ordenador con unas carpetas

El artículo empieza diciéndonos qué se entiende por expediente administrativo de la misma manera que lo hace el art. 164 del Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales "conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla".

Pero como novedad nos dice que el expediente tendrá formato electrónico, es decir que el expediente ya no será en papel, y a continuación de la misma manera que lo hacia el ROF nos dice que se formará mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.

Pero la Ley 39/2015, de 1 de Octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas va un poco más allá de la definición del concepto de expediente administrativo ya que nos dice qué no formará parte del expediente administrativo y va a ser toda la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

Se trata de una definición acertada puesto que todos los funcionarios que trabajamos en una Administración Pública sabemos que no toda la información o documentos, sin distinción alguna forman parte del expediente administrativo, un borrador de informe jurídico o una nota puesta a través de un Post-it, un resumen del expediente, no forman parte de un expediente administrativo, de ahí que antes de proceder al archivo de un expediente administrativo deben realizarse las llamas "purgas". Es decir quitar todo aquello que no forma parte de un expediente administrativo.

Sin embargo, puede que en opinión de otros con esta exclusión que hace la Ley se esté vulnerando el derecho de acceso a la información pública por parte de los ciudadanos y con ello se vulnere también la transparencia de la Administración Pública.

No obstante, no debemos olvidarnos que la Ley nos ha dicho que el expediente tendrá formato electrónico, por lo que todas las notas hechas a través de avisos y observaciones, como las comunicaciones, borradores e informe internos, todo queda grabado, es decir que toda la información que tiene carácter auxiliar o de apoyo va a quedarse gravada y sin posibilidad de destrucción alguna. Otro tema de discusión es si debe o no formar parte del expediente administrativo pero destruida con el mandato regulado en la Ley va a ser imposible.

El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno hace la siguiente interpretación de qué se entiende por "información de carácter auxiliar o de apoyo":

1.-Cuando contengan opiniones o valoraciones personales del autor que no manifiesten la posición de un órgano o entidad.

2.-Cuando lo solicitado sea un texto preliminar o borrador sin la consideración de final. 

3.-Cuando se trate de la información preparatoria de la actividad del órgano o entidad que recibe la solicitud.

4.-Cuando la solicitud se refiere a comunicaciones internas que no constituyan trámites del procedimiento.

5.-Cuando se trate de informes no preceptivos y que no sean incorporados  como motivación de una decisión final.

La Ley ha puesto un excepción a lo que forma parte del expediente administrativo y por ello se han levantado voces en contra, ya que consideran que toda documentación que integra un expediente es información preparatoria de la resolución administrativa y debe conocerse como motivación de la decisión final.

Sin embargo, todas las excepciones al derecho a información pública que ha hecho el Consejo de Transparencia me parece muy acertado ya que los textos preliminares, borradores, comunicaciones internas e informes no preceptivos no incorporados a la decisión final nunca han formado parte de un expediente administrativo.

De todas maneras con el expediente electrónico todo quedará gravado y será imposible la destrucción de toda clase de información.

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