En El Salvador, según el Decreto Legislativo No. 555, del 8 de noviembre de 2022, publicado en el Diario Oficial No. 85, Tomo 443, del 7 de mayo de 2024, se efectuaron reformas a la Ley de Notariado encaminadas a la creación del protocolo digital. Según la Corte Suprema de Justicia le designa como un Sistema de Protocolo Digital; que en puridad no se ha diseñado todo su configuración material y legal.
La incorporación de las nuevas tecnologías al quehacer diario de la función notarial ya no es optativa. Hoy debemos esperar que su vigencia de las reformas hasta el 31 de mayo del 2025, aprobado en la sesión plenaria 29 de fecha 12 de noviembre del 2024 por los Legisladores de la Asamblea Legislativa de El Salvador.
La primera nueva obligación que se establece es que los notarios tendrán quince días para entregar a la Sección del Notariado un documento electrónico, debidamente suscrito utilizando firma electrónica certificada, tanto de los libros de protocolo agotados o vencidos que hubieren llevado, así como sus respectivos anexos; ambos documentos electrónicos deberán garantizar su legibilidad e integridad.
“Art. 23.- Los notarios están obligados a entregar a la Sección de Notariado, dentro de los quince días siguientes a su agotamiento o a la fecha en que termina el año de su vigencia, documento electrónico debidamente suscrito utilizando firma electrónica certificada tanto de los libros de protocolo agotados o vencidos que hubieren llevado, así como sus respectivos anexos; ambos documentos electrónicos deberán garantizar su legibilidad e integridad. El jefe de la Sección de Notariado indicará electrónicamente si son conformes o no las circunstancias expresadas en la nota de cierre a que se refiere el Art. 21.
El documento electrónico presentado por el notario tendrá, al igual que el libro físico del protocolo, la calidad de registro notarial del que la Sección de Notariado extenderá los testimonios que los interesados les soliciten.
Los lineamientos y requisitos técnicos para el cumplimiento de la entrega de los libros de protocolo por parte de los notarios se efectuarán por medio de sistemas informáticos seguros y confiables que posibiliten la comunicación, transmisión, recepción, conservación y almacenamiento de datos, para lo cual, la Corte Suprema de Justicia emitirá la regulación necesaria.
El notario deberá conservar los libros físicos de protocolo y demás documentos que tiene en su poder por un periodo de quince años, posterior a la entrega del documento electrónico. En todo caso, deberá presentar el libro de protocolo físico cuando la Sección de Notariado o la autoridad competente lo requiera”.
Quedando a discreción del jefe de la Sección del Notariado si los documentos presentados cumplen con los requisitos legales del libro. Es de aclarar que según la Ley de Notariado se disponía que los protocolos estaban formados por hojas legalizadas y ordenadas por numeración; lo que se insertaba constituía un documento escrito y firma autógrafa del notario; con la reforma se dispone de un documento digital y de una firma electrónica.
El documento electrónico presentado por el notario tendrá, al igual que el libro físico del protocolo, la calidad de registro notarial del que la Sección del Notariado extenderá los testimonios que los interesados les soliciten. requisitos técnicos para el cumplimiento de la entrega de los libros de protocolo. Es muy importante señalar, que ese documento electrónico se constituye un registro notarial, y que es la Sección Notarial extenderá los testimonios a los interesados. El notario tiene la obligación de extender los testimonios con su firma electrónica registrada y legalizada por la autoridad pública.
Conforme a la Ley de Firma Electrónica, emitida por Decreto Legislativo N.º 133, de fecha 01 de octubre de 2015, publicado en el Diario Oficial N.º 196, Tomo 409; dispone que el “Uso de Firma Electrónica Certificada Art. 30.- En aquellos casos en que los funcionarios o empleados del Estado expidan cualquier documento o realicen actos administrativos en que se otorguen derechos, sancionen, o constituyan información confidencial, según lo dispuesto en el Art. 24 de la Ley de Acceso a la Información Pública a los administrados, será necesario utilizar firma electrónica certificada”.
Así también, la CSJ deberá brindar los sistemas informáticos que posibiliten la comunicación, transmisión, recepción, conservación y almacenamiento de datos, para lo cual, la Corte Suprema de Justicia emitirá la regulación necesaria. El notario deberá conservar los libros físicos de protocolo y demás documentos que tiene en su poder por un periodo mínimo de quince años, posterior a la entrega del documento electrónico. En todo caso, deberá presentar el libro de protocolo físico cuando la Sección del Notariado o la autoridad competente lo requiera.
“Art. 24.- Con los documento anexos que hubieren de formar parte del protocolo físico, se formará un documento electrónico por separado, siguiendo el orden de los instrumentos a que corresponden. Cada uno de los documentos físicos de que consta el legajo será sellado al dorso y expresará el número del instrumento al que se refiere. El documento electrónico así formado se remitirá al mismo tiempo que el libro de protocolo respectivo. Los poderes especiales con que hubieren actuado los otorgantes que no contuvieren autorización para otros actos aun no ejecutados y los demás documentos que solo puedan servir para la celebración del acto o contrato de que se trate, se agregarán necesariamente a este legajo”.
La segunda de las reformas establece que con los documentos anexos que hubieren de formar parte del protocolo físico, se formará un documento electrónico por separado, siguiendo el orden de los instrumentos a que corresponden. ¿El Protocolo físico resguardara siempre los documentos en físico? Porque se constituye el documento electrónico por separado. Es un hibrido en Protocolo físico o Digital.
Cada uno de estos documentos físicos será sellado al dorso y expresará el número del instrumento al que se refiere. ¿En el documento electrónico, no se podrá sellar al dorso? Se entenderá que el proceso será distinto para acreditar y sellar el documento electrónico.
Conforme a la Ley de Firma Electrónica, emitida por Decreto Legislativo N.º 133, de fecha 01 de octubre de 2015, publicado en el Diario Oficial N.º 196, Tomo 409; dispone que en cuanto al sello electrónico y sello de tiempo, los funcionarios o empleados del estado y en general las distintas instituciones públicas, podrán utilizarlos, en atención a la naturaleza de la actuación a realizar.
Se establece que el notario no podrá extender ningún testimonio una vez presentado el documento electrónico del libro de protocolo, sino que serán extendidos en documento electrónico con firma electrónica certificada por el jefe o subjefe de la Sección de Notariado según el caso.
Actualmente los notarios están facultados para emitir testimonios dentro del año de vigencia del Protocolo, y dentro de los quince días posteriores a su vencimiento, con la reforma los notarios tienen quince días luego de su agotamiento para presentar el libro electrónico de su protocolo, perdiendo así el lapso que proporciona la actual normativa.
“Que la Ley de Firma Electrónica, emitida por Decreto Legislativo N.º 133, de fecha 1 de octubre de 2015, publicado en el Diario Oficial N.º 196, Tomo 409, del 26 del mismo mes y año regula, entre otros aspectos, lo relativo al uso de las aplicaciones de la tecnología mediante la suscripción electrónica por parte de particulares y de los órganos de gobierno; y, asimismo, el Art. 36 del Reglamento de la citada ley establece el deber de las entidades del Estado de incentivar el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas electrónicas para la prestación directa de servicios a los administrados, con el propósito de facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente”.
¿Cuáles son los efectos jurídicos probatorios de la firma electrónica certificada? Según el Art. 24, la firma electrónica certificada tendrá igual validez y los mismos efectos jurídicos y probatorios que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en un documento o mensaje de datos electrónicos en que fuere empleada. En todo caso, al valorar la fuerza probatoria de un documento electrónico, se tendrá presente la confiabilidad de la forma en la que se haya generado, archivado, comunicado, y en la que se haya conservado la integridad de la información.
¿Cuáles son los efectos jurídicos del sello electrónico? “Art. 25-A. – el sello electrónico que cumpla los requisitos exigidos en la presente ley, salvo prueba en contrario, tendrá la presunción de integridad y exactitud del origen de los datos a los que esté vinculado; en cuanto a su valor probatorio, servirá como un medio de prueba que aporte certeza sobre el origen y la integridad de la información contenida en el mensaje de datos o documento electrónico. el sello electrónico que no cumpla los requisitos establecidos en el art. 23-a, no tendrá validez probatoria en los mismos términos a los concedidos por esta ley a los sellos electrónicos basados en certificados emitidos por un proveedor de servicios de certificación; sin embargo, podrán constituir un elemento de prueba conforme a las reglas de la sana crítica”.
En las últimas décadas, no solo en nuestro país El Salvador, sino a nivel mundial; el Notariado se ha caracterizado por utilizar e incorporar en su quehacer profesional diversos medios digitales. Así, también se ha integrado en nuestra actividad cotidiana, distintos programas de gestión, administración, control y procesamiento de información y firmado electrónico en algunos trámites. La interacción en línea, a través, del internet con diferentes autoridades administrativas y judiciales en distintos niveles ya se realizaba antes de que llegara la pandemia; sin embargo, la nueva realidad que vivimos nos obliga a realizar un cambio disruptivo en la manera en la que ejercemos la función Notarial pública.
Protocolo digital
El protocolo digital incluirá los instrumentos matrices en soporte electrónico, donde el notario alojará y autorizará los instrumentos electrónicos otorgados ante su presencia; el uso del entorno digital notarial y la firma electrónica avanzada o fiable, serán los únicos medios para conformar las relaciones jurídica y recibir la manifestación de voluntad de los actores jurídicos; el notario no podrá autorizar ningún instrumento electrónico sin cumplir con los requisitos establecidos en la legislación notarial y en el protocolo digital que determine la Ley en su país donde se autorice este procedimiento.
Los notarios que actúen en el protocolo digital, deben cumplir con ciertos requisitos técnicos y elementos de seguridad tecnológica; vigilar la protección de datos personales según los estándares establecidos; deben acreditar el cumplimiento de dichos requisitos para obtener la interconexión al protocolo digital.
El uso de la firma electrónica notarial
El notario debe utilizar dentro del entorno digital una firma electrónica avanzada o fiable para autorizar los instrumentos electrónicos; debe registrarse el certificado digital del notario ante la autoridad que los autoriza o el colegio de notarios correspondiente, la firma electrónica notarial debe tener equivalencia funcional con la firma autógrafa del notario y sello de autorizar. ¿Quién autorizara esta firma electrónica? La Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia o el Ministerio de Economía como ente rector de la Firma Electrónica.
El notario en su facultad autenticadora, está vinculado de manera inevitable a su firma y al sello de autorizar; ambos registrados en la Sección de Notariado de la Corte Suprema de Justicia de El Salvador; aunque estamos muy familiarizados con el uso de la firma electrónica avanzada o fiable, considerando que la usamos para diversos trámites, previos y posteriores al otorgamiento de instrumentos notariales, aquí queremos detenerlos un momento para hacer algunas reflexiones. En el ámbito digital, los documentos electrónicos y los mensajes de datos autenticados con firma electrónica avanzada o fiable producen los mismos efectos que los suscritos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.
Considero lo anterior, uno de las grandes vulnerabilidades de la firma electrónica avanzada es que, en principio, no tenemos la certeza de que el titular del certificado digital es el firmante del documento, es decir, como puede suceder ¿si un tercero se apropia de la clave privada del titular de la firma electrónica avanzada?; con o sin el consentimiento de éste, aquél lo puede suplantar con la consecuencia de que el documento, firmado electrónicamente, tendrá los mismos efectos y valor probatorio como si lo hubiere realizado el titular.
Considero que la Comisión de Modernización de la Corte Suprema de Justicia; ha realizado un buen desempeño sobre este proyecto; que es realidad y se constituye una forma de construir un nuevo entorno de digitalización y El Salvador como pionero en la adopción de las nuevas tecnologías; disponga del marco legal y las instituciones de Gobierno en su aplicación y desde la Administración de Justicia su eficacia y protección. Un gran desafío para trascender en el 2025.
