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28/03/2024. 14:30:20

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Los notarios realizan millones de operaciones telemáticas al año para facilitar las gestiones de ciudadanos y empresas con la Administración Pública

Es de sobra conocido que la crisis sanitaria ha acelerado la digitalización de las empresas y los hábitos de la sociedad a un ritmo exponencial y que la mayor o menor adecuación a esa revolución tecnológica condicionará de manera determinante el futuro. Pero para los notarios españoles “digitalizar” es un verbo que empezó a conjugarse hace casi veinte años tras la aprobación de la firma electrónica notarial en la ley 24/2001, lo que permitió que todos los notarios de España pudieran seguir ejerciendo su profesión en el marco de las comunicaciones telemáticas y del comercio electrónico. 

A lo largo de estos 19 años, los notarios han realizado una importante inmersión e inversión tecnológica y han creado una estructura tecnológica única en Europa (SIGNO, la sede electrónica notarial, con dos centros de proceso de datos propios) que les ha convertido en una de las instituciones más comprometidas con la transformación digital y el desarrollo de la Administración electrónica.

Solo en 2019 los notarios realizaron para los ciudadanos y las empresas en sus gestiones con la Administración nacional, autonómica y local más de 20 millones de operaciones de manera telemática.

Este desarrollo tecnológico ha permitido que millones de actuaciones se materializaran sin necesidad de desplazamientos, ni trasiego de copias en papel, simplificando la burocracia, tiempo y costes, y con plenas garantías de seguridad jurídica.

Lo que no se ve después de la firma del documento:

  • Más de tres millones de copias electrónicas de documentos notariales enviadas a comunidades autónomas y ayuntamientos
  • Más de dos millones de inscripciones de copias electrónicas de escrituras públicas en los registros de la propiedad y mercantil
  • Mas de 1.100.000 cambios de titularidad online en el catastro  
  • Remisión de más de un millón de documentos electrónicos de liquidación de plusvalías
  • Notificación telemática de 700.000 partes testamentarios
  • 350.000 consultas online de deudas del IBI 
  • Más de 280.000 notificaciones telemáticas para acreditar la veracidad y vigencia de los poderes notariales otorgados

COPIAS ELECTRÓNICAS A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

El artículo 221 del Reglamento Notarial señala que las copias notariales electrónicas tienen el mismo valor que las copias en papel siempre y cuando la haya realizado un notario. En papel las firman a mano, en soporte electrónico, utilizan la firma electrónica cualificada (EIDAS).

Así, en los últimos cinco años, el envío telemático de copias electrónicas autorizadas entre las notarías y diversos organismos de la Administración autonómica y local ha sido constante y progresivo.

Con unos 2.000 municipios y las comunidades autónomas integrados en la sede electrónica notarial, el envío de copias electrónicas en este periodo a las administraciones locales prácticamente se ha duplicado (de 395.018 envíos en 2015 a 765.677 en 2019), incremento todavía mayor en el caso de los envíos realizados a las comunidades autónomas, que, con un volumen de casi un millón en 2015 pasa a los prácticamente 2,5 millones en 2019 (150% de incremento). Sumando unas y otras, el número total de envíos de copias electrónicas de escrituras y documentos públicos a la Administración autonómica y local ha alcanzado la cifra de 3.234.515 en 2019.

Fichas notariales

Otro de los documentos electrónicos que proliferan en su circulación a las administraciones públicas son las llamadas fichas notariales, confeccionadas con los principales datos extraídos de los documentos notariales. Su número superó los cuatro millones en 2019, sumando 18 millones en los últimos cinco años.

INSCRIPCIONES EN LOS REGISTROS

Algunos documentos del ámbito inmobiliario y mercantil otorgados ante notario han de ser inscritos en el registro de la propiedad o mercantil.  

Desde hace más de diez años los notarios presentan copias autorizadas electrónicas en los registros de la propiedad y mercantiles como garantía de los derechos de ciudadanos y empresas, reduciendo plazos y costes

A lo largo del 2019, se han inscrito casi dos millones de copias electrónicas autorizadas de escrituras públicas en el registro de la propiedad, tras su envío telemático por los notarios, con un incremento de actividad del 33% desde 2015. En el caso del registro mercantil, el número de inscripciones de copias autorizadas de documentos notariales remitidos telemáticamente fue de 229.579, (un 7% más que en 2018, y 33% desde 2015).

CAMBIOS DE TITULARIDAD EN EL CATASTRO

Todo cambio de propiedad ya sea por compraventa, herencia u otro título, tiene que comunicarse al Catastro

Gracias a las leyes 24/2001 y 24/2005. los notarios pueden acceder por vía telemática a la sede electrónica del Catastro y comunicar vía online, en nombre de ciudadanos y empresas, el cambio de titularidad de una propiedad, casi en paralelo a autorizarse y firmarse la escritura pública.

En 2019 los notarios comunicaron telemáticamente al Catastro 1.309.000 cambios de titularidad, un 21,5% más que en 2015 (1.078.000).

Certificaciones catastrales

Otra de las gestiones telemáticas que más han crecido ha sido la circulación online de las Certificaciones Catastrales Descriptivas y Gráficas (CCDG), que han aumentado en los últimos cinco años un 745%. Una CCDG es un documento que contiene los principales datos de interés de un bien inmueble, tanto jurídicos como físicos y descriptivos junto con su representación gráfica.

De acuerdo con la normativa catastral, este tipo de certificaciones deben incorporarse en todos los documentos autorizados por los notarios en los que se contengan hechos, actos o negocios jurídicos que puedan dar lugar a modificaciones en el Catastro Inmobiliario (cambios de titularidad, alteraciones físicas de los bienes inmuebles, etc.). Los notarios pueden requerir la Certificación Catastral Descriptiva y Gráfica (CCDG) de un inmueble en menos de 24 horas.

CONSULTA DE DEUDAS DEL IBI Y PAGO DE IMPUESTOS

Cuando alguien adquiere un bien inmueble, se subroga en los derechos y obligaciones asociados las posibles deudas que afecten al bien, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). Para proteger a los compradores ante las deudas impositivas contraídas por el anterior titular, la ley establece la obligación del notario de informar al comprador de si el vendedor está al corriente de los pagos del IBI antes de autorizar la escritura de compraventa. Cada vez está disponible la comunicación telemática en mayor número de ayuntamientos y diputaciones provinciales.

Hasta la puesta en funcionamiento de este servicio telemático, era necesario que el vendedor del inmueble aportase la documentación acreditativa de los últimos recibos, demostrando que estaba al corriente de los pagos.

Gracias al servicio de consulta telemática de las deudas IBI de un inmueble, allí donde hay conexión con los ayuntamientos o diputaciones, se puede obtener online y de forma instantánea desde la propia notaría un justificante emitido por el ayuntamiento o por el organismo encargado de gestionar el impuesto. En 2019 se han realizado casi 350.000 consultas telemáticas desde las notarías españolas, un 81% más de lo que se hicieron en 2015 (192.453).

Adicionalmente y para aquellos ayuntamientos y organismos integrados que lo permitan, también es posible pagar de forma telemática desde las notarías las deudas existentes, obteniendo de forma instantánea un justificante de pago para el transmitente y un nuevo justificante que incorporar a la escritura pública.

En cuanto a otros impuestos derivados de la adquisición de una vivienda, el pago online desde las notarías del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ha aumentado un 50% desde 2015 (con casi 250.000 liquidaciones en 2019).

LIQUIDACIÓN DE PLUSVALÍAS

La transmisión o cambio de titularidad de un bien inmueble genera la obligación de pagar el Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU), comúnmente conocido cómo plusvalía municipal a favor del ayuntamiento donde radique la propiedad.

Las notarías ofrecen a ciudadanos y empresas liquidar telemáticamente este impuesto en su nombre y ahorrarles acudir personalmente a para hacerlo ellos mismos ahorrando tiempo y costes, allí donde haya conexión con ayuntamientos o diputaciones.

En 2019 los notarios realizaron 1.140.000 liquidaciones online de plusvalías, un 49% más que en 2015 (765.000).

ENVÍOS AL REGISTRO DE ACTOS DE ÚLTIMAS VOLUNTADES

Partes testamentarios

Otra de las gestiones telemáticas que realizan los notarios, en este caso con la Administración nacional, es la remisión de partes testamentarios al Registro de Actos de Últimas Voluntades del Ministerio de Justicia. De esta manera, los posibles herederos pueden conocer si una persona ha hecho testamento antes de fallecer y localizar al notario que lo custodia.

La principal ventaja de este servicio se centra en la celeridad y seguridad que aporta la comunicación desde las notarías por vía online y de forma casi inmediata a la realización del testamento notarial.

Actas de abintestato

Por otro lado, cuando una persona fallece sin haber otorgado testamento, los parientes con interés legítimo a su herencia deberán recurrir a un notario que determine quiénes son sus herederos, conforme a la ley aplicable y en qué proporción. Este documento notarial se conoce como actas de abintestato.

Una vez realizado el documento, el notario comunicará telemáticamente su autorización al Registro de Actos de Últimas Voluntades del Ministerio de Justicia.

NOTIFICACIÓN DE APODERAMIENTOS

Un poder es un documento público autorizado por un notario que permite a una persona, física o jurídica (poderdante), designar a otra como su representante, de modo que pueda actuar en su nombre en determinados actos jurídicos. Para que tales actos surtan efecto, el representante deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder que le habrá entregado el poderdante.

Es de vital importancia para la seguridad jurídica de las personas que han otorgado un poder notarial que desde las notarías se pueda comunicar de manera automática y telemática su tanto a la Administración Pública, como al Consejo General de Procuradores de España y al punto neutro judicial. Esta comunicación se realiza de forma inmediatamente posterior a la realización del poder notarial. Así, cuando una persona exhibe un poder, jueces, procuradores, notarios y otros funcionarios pueden contrastar online su veracidad.

SOLICITUD DEL NIF Y DENOMINACIÓN SOCIAL

Cuando se constituye una sociedad, la obtención del NIF es un requisito necesario para iniciar su actividad. Desde las notarías es posible obtener telemáticamente el NIF provisional para que las empresas puedan empezar a operar hasta que reciban el definitivo. Esta actuación telemática aporta agilidad y rapidez al proceso de constitución de una sociedad y acorta plazos, objetivo claro de la Administración para incrementar la competitividad. Del mismo modo ocurre con la denominación social. También la pueden solicitar los notarios por vía online en nombre de los futuros empresarios. El servicio de solicitud de certificados de denominación social permite reservar la denominación social en el registro mercantil central y evitar conflictos con otras sociedades que ya tienen una denominación idéntica o similar.

Prácticamente 6 de cada 10 empresarios españoles solicitan a los notarios que realicen la gestión telemática de solicitud del NIF provisional y definitivo. En el caso de la denominación social, el porcentaje se sitúa en 1 de cada 4.

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