Hoy por hoy, “existencia” se equipara a “presencia”. A una velocidad de vértigo, los despachos –grandes, pequeños, medianos- se han incorporado a la dinámica de estar, comunicar, hacerse ver. La transparencia, en el sentido de accesibilidad a nuestro modo de ser y de pensar, se ha impuesto. Hasta estéticamente, todo es límpido, diáfano –tiendas, sucursales bancarias, establecimientos de todo tipo-. En lo que a los despachos se refiere, la comunicabilidad se ha hecho vital. En los medianos y pequeños, cada vez se hacen más envíos masivos de información, actualizaciones, recordatorios, etc. por correo electrónico. ¿Perjudica, o ayuda a la imagen del despacho?. ¿Son spammers sin saberlo?
El recopilar, almacenar y clasificar los datos de nuestros clientes, en base a un sistema predeterminado, es algo lícito; si se hace en el marco de la legislación sobre privacidad, y, más en concreto, damos cuenta a la Agencia Española de Protección de Datos de la existencia de estos "almacenes".
De hecho, hace unos días nos referimos a que la Agencia Española tiene inscritos en su Registro General 1.517.013 ficheros, de los que más de 250.000 han sido registrados en 2009; cifra que iguala la registrada durante todo 2008. Estos números suponen un incremento de un 33 por ciento en la actividad del Registro General de Protección de Datos respecto al año pasado.
Con ello en la cabeza, y cumplido, ¿podemos liarnos a enviar mails a nuestros clientes y anejos? Enviar, sí, "liarnos a…", con cuidado: el envío de mensajes comerciales sin el consentimiento previo está prohibido por la legislación española en el art. 21.1 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (a consecuencia de la transposición de la Directiva 2000/31/CE, de 8 de junio).
El abanico normativo del tratamiento de datos personales para fines de comercio a través de la Red es amplio.
Aparte de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su Reglamento (RD 1720/2007, de 21 de diciembre) incumbe la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico; la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones; la Directiva 2003/31/CE, relativa a determinados aspectos jurídicos de los servicios de la sociedad de la información, en particular el comercio electrónico en el mercado interior; y la Directiva 2002/58/CE, relativa al Tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas.
¿Envío, o no?
No pierda de vista que el artículo 21 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico prohíbe el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
Ello no se aplica, sin embargo, si hay una relación contractual previa, siempre que el prestador hubiera obtenido de forma lícita los datos de contacto del destinatario y los empleara para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa que sean similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación con el cliente.
Entonces, envíe usted, pero cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Cerciorándose de que los datos han sido obtenidos legítimamente.
- Habiendo registrado el fichero con los datos de sus clientes, o potenciales clientes, en Registro de la AGPD.
- Custodiando dicho fichero, manteniéndolo a salvo de accesos no deseados.
- Informando, cada vez, a los destinatarios, acerca de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de los mismos. La posibilidad de dicho ejercicio ha de ser real.
