¿Cuántos correos electrónicos recibes a diario? ¿Tienes alguna metodología para gestionarlos?
Si te paras a pensar unos segundos en estas cuestiones, es probable que seas consciente del tiempo que a todos nos lleva atender el correo electrónico. Lo bueno es que hay sistemas muy sencillos de aplicar para agilizar esta tarea que no puedes obviar. En este artículo te voy a enseñar a optimizar tu tiempo en la gestión de e-mails.
Estrés y ¡muchos correos en la bandeja de entrada!
Y parece que el día que más prisa tenemos, recibimos más correos ¿verdad?
El error más habitual que solemos cometer es atender el e-mail de manera lineal. Esto nos hace perder horas a lo largo de la semana. Algunos abogados me comentan que a diario siguen esta rutina:
- Abrir el correo
- Ver qué cantidad de e-mails han llegado a la bandeja de entrada
- Estresarse con el plan de trabajo pululando en su cabeza, mientras los va abriendo uno por uno y con prisas.
- Responder o seguir la indicación/ petición que ha recibido
- Marcar como “no leído” los correos que a pesar de que pueden ser los más importantes, conllevan tareas más densas (y las que menos nos apetece abordar.
¿No crees que esto supone demasiado tiempo perdido antes de comenzar tu jornada en el despacho?
Un sistema práctico de gestionar tus e-mails
Veamos cómo ahorrar muchas horas a final de cada semana con una óptima gestión del e-mail. Con esta metodología, muchos clientes ya están ahorrando tiempo, y por ende, dinero.
Antes que nada, debes diferenciar entre procesar y atender el correo electrónico.
- Procesar: establecer prioridades entre los correos recibidos.
- Atender: responder o abordar la tarea implícita en ese correo.
Nuestro sistema se basa en la fase previa, es decir: procesar.
- Ordenar con sentido práctico
Para ordenar correctamente los mails lo mejor es disponer dos tipos de carpetas: de almacenamiento y de procesamiento. En las de almacenamiento destinaremos los mails que ya están leídos y no necesitamos volver a leer. En las de procesamiento incluiremos los mails que deben ser atendidos.
- Añade 3 carpetas en tu bandeja de entrada
Echa un vistazo rápido a cada correo sin leerlos por completo, sólo para saber qué trata. Después, muévelo a una de las carpetas de procesamiento que debes crear previamente. Al menos te recomiendo contar con 3 carpetas clasificadas por ejemplo, así:
- URGENTE: en esta carpeta incluimos los correos con tareas que “queman”; las que debemos realizar hoy mismo.
- TEMPLADO: guarda aquí las que impliquen tareas que abordar en 24/48h.
- FRÍO: aquí puedes añadir todos los demás correos, siempre y cuando sepas que no precisan de tu atención más inmediata.
- Incluye más carpetas para organizar
Te sugiero: personal, finanzas/bancos, suscripciones… Éstas sólo las debes atender una vez en semana. Por ejemplo, yo tengo la costumbre de atender los mails de los bancos los jueves. Ahora bien, si en la lectura previa determino que es una gestión que abordar en 24-48 horas, ese correo pasaría a la carpeta “templado”.
Te recomiendo que etiquetes estas carpetas es con su nombre en mayúsculas, y el día que los vas a atender en minúsculas:
- NEWSLETTER-lunes
- BANCOS-jueves
- REDES SOCIALES-viernes
- Organizar los correos ya leídos
Bien los eliminas una vez leídos o los archivas en su carpeta correspondiente (por ejemplo, si tienes una por cada cliente, caso… ).
- Organización automática
Crear reglas o filtros en función del programa de correo que uses puede ser muy práctico. De este modo, la mayoría de los e-mails que recibas entrará directamente en su carpeta de procesamiento correspondiente. Aunque así no los veas en la bandeja de entrada, seguirá marcado como no leído, por lo que no debe preocuparte que puedas despistarlo.
A muchos clientes del sector se lo hemos organizado así y realmente lo agradecen: los juristas soléis recibir muchos correos, y disponer de una una bandeja de entrada “limpia” provoca una grata sensación de control sobre el trabajo diario.
Correos de un minuto
Con este sistema tan sólo te voy a añadir una excepción: y es que si mientras echas el primer vistazo rápido, percibes que puedes responder o gestionar un correo en menos de un minuto, ¡a por él! Abórdalo en ese instante, y así ganarás el tiempo de procesarlo. Pero recuerda: ¡no debe sobrepasar el minuto o no te merecerá la pena!
Mi consejo sobre “el asunto”
Al escribir un correo intenta pensar en que puedes necesitar recuperarlos más adelante. Así que cuando te comuniques con compañeros, clientes y/o socios que pueden alargar la cadena de correos, usa palabras que identifiquen el propio correo.
Seguro que tienes ahora en mente ese correo que llegó a tener más de 7 respuestas y que estuviste horas para encontrar; en el asunto rezaría “Re: re: re: re:xxxxxx xxxxx xxxxx… ”
Si aplicas esta sugerencia, vas a ganar tiempo y seguro que tus contactos, también te lo van a agradecer.
¡Tu tiempo es oro! Aprovecha estas soluciones.
