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28/03/2024. 13:47:15

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Consejos para una presión no resuelta de inmueble, tiempo y gastos corrientes

Licenciado en Periodismo y Derecho
Master en Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional

La actual crisis económica se está llevando por delante decenas de miles de puestos trabajo, atrofia el músculo financiero de las empresas que están logrando sortear la difícil coyuntura y ha dejado el poder adquisitivo de las familias en niveles de hace tres décadas. Hasta aquí lo que todos sabemos y padecemos porque, como dice el proverbio hindú, “no hay árbol que el viento –en este caso la tormenta- no haya sacudido”. La situación es la que es y no debemos caer en el riesgo de la profecía autocumplida, según la cual, si pensamos que algo grave va a pasar, pasará y pasará seguramente por la inacción del pesimismo.

La cifra 2012 cogida con un cinturón

 Así, lo que nos queda es salvar los muebles y sacar lo positivo de lo negativo. Pensemos cuáles son las situaciones de la vida, tanto personal como profesional, de las que más hemos aprendido. Con matices veremos que es precisamente en épocas o momentos de dificultad cuando hemos tenido que tirar de resortes para salir adelante. Hace no mucho llamó mi atención este titular: "Barrio Sésamo enseña a ahorrar a los niños". En otras palabras, nuestros hijos van a aprender que no está bien que el monstruo de las galletas las desaproveche esparciéndolas en mil pedazos. Y eso es precisamente los que hemos estado haciendo hasta ahora, malgastar recursos en la creencia de que vivíamos en una especie de Arcadia feliz.

 Ha llegado el momento de apretarse el cinturón. Nadie mejor que usted conoce las cargas económicas de su actividad profesional, por lo que la pregunta es si estamos utilizando una adecuada gestión de nuestros recursos. Antes de descender a los gastos concretos, cuyo recorte será en muchos casos el chocolate del loro, debemos redimensionar el espacio de trabajo para adecuarlo a nuestras necesidades. Si el despacho está en propiedad, poco o nada podremos actuar sobre esta variable, excepción hecha de venderlo para buscar otra sede más económica que nos deje una plusvalía. Esta opción suele ser pan para hoy hambre para mañana, ya que tiene como contrapartida factores negativos; una peor localización o la necesidad de realizar inversiones para adecuarlo a nuestras necesidades.

 Ahora bien, si tenemos el despacho en alquiler la capacidad de maniobra es mucho mayor. Nuestra primera acción debe pasar por analizar si necesitamos tantos metros cuadrados. Posible y erróneamente concluiremos que sí por la tendencia natural del profesional, similar a la del gas, a ocupar la totalidad del espacio disponible. Tras un segundo análisis más sosegado y realista veremos que tenemos documentación y equipamiento prescindible y espacio desaprovechado. Un ejemplo: a día de hoy la inmensa mayoría de los despachos de abogados tienen implementados software de gestión. Sin embargo un reciente estudio arroja que, por término medio, los profesionales sólo aprovechan un 30% del potencial de dichos programas. Una vez hayamos redimensionado a la baja nuestro espacio vital, concluiremos en muchos casos que estamos pagando un alquiler excesivo en una coyuntura del mercado inmobiliario que nos ofrece dos alternativas; renegociar a la baja la mensualidad del alquiler o buscar otro local a mejor precio.

 Al margen de la propiedad y el alquiler, cada vez están cobrando mayor auge otras alternativas, como los centros de negocios o el alquiler por horas, que pueden ser atractivas para los nuevos colegiados. Aunque tiene interés de parte, según datos de la Asociación de Centros de Negocios (ACN), esta modalidad de local supone un importantísimo ahorro para los emprendedores o autónomos: "frente a la inversión inicial aproximada de 12.600 euros que del alquiler de una oficina tradicional, los centros de negocio representan un desembolso medio de 2.400 euros. Es decir, un ahorro del 80,95%. Además el gasto mensual se reduce en un 60,39% ya que, frente a los 2.020 euros aproximados que supone el alquiler de una oficina, un centro de negocios representa un coste al mes de 800 euros". En otras palabras, el profesional puede disponer de un espacio a un coste más reducido que el que ofrece el mercado de alquiler tradicional y contar con servicios a bajo coste. Esto es posible ya que estos locales ponen a disposición del arrendatario el mobiliario y espacios comunes como salas de reuniones, profesionales de secretariado, gestión de correspondencia etc.

 Muchos de estos centros de negocios ofrecen además una segunda alternativa denominada oficina virtual, que puede ser de gran interés para los profesionales liberales con bajos recursos que opten por trabajar en sus domicilios o que simplemente deseen conciliar su vida familiar y profesional. Consiste en habilitar servicios externalizados tales como gestión telefónica, línea de Internet, transferencia de llamadas, gestión de correspondencia u otros en sede como la cesión de salas para reuniones etc. Todo ello y según la modalidad elegida, por precios que oscilan entre los 30 y los 400 euros mensuales. Si no le convence, otra opción es el coworking (compartir despacho).

En cuanto al alquiler por horas, puede ser una fórmula compatible con la oficina virtual. Se ofrece tanto en centros de negocios como en el mercado tradicional de alquiler. El precio medio ronda los 15 euros por hora, si bien es posible contratar bonus con un compromiso mínimo de utilización de 10 horas mensuales. Tiene a favor que por una cantidad asumible podemos disponer de un espacio que dé valor y visibilidad a nuestro despacho si nuestro domicilio no reúne los requisitos mínimos para recibir clientes. El aspecto negativo es que nos obliga a ajustar nuestra agenda y las de las visitas a las horas contratadas, así como la pega de que muchas empresas condicionan la ocupación a su disponibilidad puntual.

En la profesión de abogado la principal dimensión es la espacio-temporal. Ya hemos analizado nuestras necesidades espaciales. Centrémonos ahora en el tiempo, que es nuestro principal capital. Tenemos que optimizar los recursos y para ello se impone procedimentar nuestra actividad en aspectos para los que de nada o poco sirven los citados software de gestión. Esto es debido a que cada profesional es único y con metodologías propias. Pongamos un ejemplo: cuando recibimos la llamada de un nuevo cliente a menudo se nos quedan muchas cuestiones en el tintero que obligan a sucesivos contactos. Si con carácter previo hemos configurado un procedimiento de nuevo contacto, en el que determinemos toda la información que necesitamos recabar ahorremos tiempo y ganaremos en imagen. Algo similar ocurre con las gestiones habituales como acudir al Palacio de Justicia, en las que la carencia de un procedimiento obliga a sucesivas actuaciones susceptibles de ser acumuladas en una mermando nuestros costes de producción.

 Ahora bien, los procedimientos de gestión propios deben ir acompañados del uso de sistemas de control financiero para determinar qué parte de nuestra actividad nos ofrece un mayor retorno. En este punto analizaremos si el tiempo dedicado a un perfil de cliente concreto se justifica con arreglo a la facturación por nuestros servicios. De lo que se trata es de establecer una estrategia de negocio como paso previo a la táctica o distribución adecuada de nuestros recursos.

Siguiendo con nuestra prelación de ítems a tener en cuenta, tras el inmueble y el tiempo atenderemos a los gastos corrientes. Partidas a las que en otras coyunturas económicas no prestaríamos especial atención, pueden ahora marcar la diferencia entre salvar el mes o pasar más apuros de los necesarios. También en este punto se impone procedimentar la gestión del gasto, cuantificando al milímetro cuánto consumimos en material fungible, en servicios que apenas usamos o en luz, aclimatación y agua. El objetivo debe ser el de reducir los denominados gastos no esenciales, en lo que deben involucrarse tanto el titular del despacho como el personal a su cargo. A modo de ejemplo, el consumo de cualquier aparato en modo stand by supone nada menos que el 60% de su gasto total. Es lo que se conoce como el consumo oculto, en el que equipo permanece encendido a la espera de volver a entrar en funcionamiento. Para evitar esta fuga basta con agrupar los equipos (ordenadores, impresoras, aire acondicionado etc.) en una o varias regletas que deben estar apagadas cuando no haya actividad en el despacho. El uso de fluorescentes y de bombillas de bajo consumo y apagar las luces que no sean necesarias (aprovechando la luz del día) puede suponer un ahorro de hasta el 75%. En cuanto a la aclimatación, tanto en verano como en invierno la oficina debe permanecer a una temperatura constante de entre 20-21 grados. En el apartado de servicios deberemos revisar el coste de las licencias y aplicaciones informáticas para adecuarlas a nuestras necesidades y en el de material fungible (folios, carpetas, bolígrafos etc) implementar un consumo racional del mismo.

A modo de conclusión, se impone realizar un estudio concienzudo de nuestros gastos pero a la vez ágil. No hacerlo así nos puede llevar a la ironía de la parálisis por el análisis, es decir, no hacer nada y perder el tiempo.

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