La transformación digital no empieza con la tecnología, empieza con los procesos y las personas y es también una actitud, una forma de hacer las cosas.
En los primeros pasos de la transformación digital de los despachos, se puede hablar de soluciones sencillas, que favorezcan comenzar el proceso de transformación digital con la aplicación de algún proceso, como por ejemplo podría ser el de crear un clima adaptado a una mayor colaboración entre equipos, lo que podría favorecer la implantación posterior de algún tipo de solución técnica como por ejemplo, una herramienta colaborativa que permita, entre otras cosas, el intercambio de información entre clientes y colaboradores, compartir y almacenar documentos, almacenar certificados, integrar el uso de la firma electrónica y, además, en donde se pueda almacenar en la nube toda la información y documentación generada por el despacho, estando disponible en todo momento. En AFIENS, llevamos tiempo empleando soluciones similares que nos han permitido estar preparados para encontrar la solución y dar respuesta a cada necesidad encontrada.
Un modelo inicial de soluciones técnicas para cada despacho
Pero ¿cuáles son las necesidades de cada despacho? Imposible de saber. Cada despacho es único, con su propia manera de hacer las cosas, por lo que se debería empezar por realizar un primer análisis básico que recoja aquellas que deben ser resueltas de manera individualizada, y que, tras comprobar las soluciones existentes, se podrá comenzar con la creación de un modelo inicial de soluciones técnicas, que resuelvan o mejoren en base al uso de algún tipo de software o tecnología especifica basada en la suma de varias soluciones distintas para cada caso. Algo así como construir un puzle por despacho, en donde se van añadiendo piezas en función de lo que necesite con el paso del tiempo.
De la misma manera, estos despachos con necesidades básicas y muy específicas que, con la puesta en marcha de soluciones técnicas, dan respuesta a estas y empiezan a recoger los frutos de haber llevado a cabo los procesos y procedimientos, adoptando las tecnologías que realmente necesitan.
El propósito único de la digitalización en los despachos, debería principalmente ser un medio de ayuda y mejoría en la práctica de nuestra actividad jurídica diaria.
Relevancia de los perfiles técnicos
Incorporar en los despachos perfiles con habilidades distintas a las que se suelen dar en los despachos tradicionales, como podría ser Marketing e Innovación y Tecnología, favorecerá en gran medida la manera de llevar a cabo los procesos de transformación digital en el despacho. Los perfiles técnicos toman especial relevancia en este punto, especialmente por aquellos despachos que invierten cada año importantes recursos económicos y humanos en tecnología. Este personal técnico debe estar altamente especializado en tareas de desarrollo software, además de conocer las tendencias y los avances y cambios referidos al uso de tecnología que se producen en el sector jurídico. De esta manera se podría empezar a pensar en tecnologías de integración, el uso de API (Interfaz de programación de aplicaciones), o el desarrollo de Software IN-HOUSE.
Claro que estas tecnologías más avanzadas, podrían ser particularmente interesantes en despachos que se encuentran en un proceso de digitalización avanzado, y tengan que hacer un mayor esfuerzo para incorporar soluciones ad hoc con sistemas más complejos y mejores herramientas personalizadas, que les permitan ir por delante y competir en un mercado cada vez más evolucionado. Es fácil pensar que estas empresas llegaron mejor preparadas y han podido llevar a cabo los ajustes necesarios en sus organizaciones a medida que han encontrado nuevas necesidades, probablemente gracias al uso de tecnologías que ya habían implementado.
Necesaria intervención de otros actores
En la misma dirección, muchas son las empresas de cualquier sector, que llevan años utilizando herramientas tecnológicas básicas como el email, la mensajería instantánea, y otras herramientas más avanzadas como los ERP, CRM o CMS. Todas estas empresas han tenido que hacer frente a la transformación digital de sus negocios en sectores tan dispares como la Logística, la Energía, el Transporte, la Comunicación o la Banca, entre otros, y con mayor o menor destreza, han sabido llevar a cabo estos ajustes en sus procesos internos para que la adopción fuera rápida y eficaz, usando metodologías como las comentadas.
La transformación digital del sector no puede ser llevada a cabo únicamente por los despachos. También deben intervenir otros actores como los organismos públicos, ministerios, notarías, registros, instituciones varias y ciudadanos, que forman parte imprescindible del ecosistema jurídico. Todos ellos también tienen que realizar ajustes en sus procesos internos y en la adopción de tecnologías que permitan llevar a cabo con facilidad la utilización de nuevas formas de relación entre todas las partes implicadas, como podría ser, por ejemplo, la comparecencia vía telemática ante notario o en el uso de la firma electrónica entre instituciones públicas y privadas, algo que AFIENS pudo llevar a cabo al conseguir la legitimización de una firma electrónica avanzada tras inscribir una escritura pública de acuerdos Sociales ante el notario y su validez por el Registro Mercantil de Madrid.
