La automatización robótica de procesos (o Robotic Process Automation) es la utilización de una aplicación informática o software para la realización de las tareas más rutinarias, estables y repetitivas de un proceso empresarial. Cuando pensamos en robots, la imagen que nos viene puede ser la de cadenas de montaje, procesos industriales o incluso en aquellos con apariencia humana. En este caso la automatización de procesos en el entorno de la transformación digital de servicios emplea robots basados en software (bots) que replican las tareas rutinarias, repetitivas y generalmente de volumen elevado que realizan las personas en procesos tradicionales, mediante una serie de reglas.
Dichas reglas replican las tareas que anteriormente ejecutaba una persona como primer paso para luego mejorar dicho proceso. Como un ejemplo básico, imaginemos cómo se organiza el correo electrónico. En vez de mover a unas carpetas determinadas manualmente los correos que llegan de determinados clientes se pueden establecer reglas para que automáticamente dichos correos se almacenen en esas carpetas. Esto libera al trabajador de tener que clasificar dichos correos manualmente y disminuye los errores que pueda cometer en dicha clasificación. Además, evita que se pueda perder un correo por el camino, ya que dichos robots no se cansan ni tienen otras prioridades que puedan cruzarse mientras realizan esa tarea.
Las organizaciones de servicios legales pueden aplicar RPA en prácticamente todos sus procesos. Para adaptarse rápidamente a las necesidades de sus clientes, necesitan mantenerse al día negociando y celebrando contratos, así como proporcionando asesoramiento legal rápido pero efectivo, todo ello mientras reducen al máximo los costes.
Además de las funciones puramente administrativas, encontramos algunos ejemplos prácticos de bots aplicados a las actividades específicas de servicios legales.
- Gestión de Contratos: Automatiza la identificación de acuerdos que requieren revisión legal, aceptando o rechazando cambios en plantillas estándar y cláusulas comunes.
- Regulación: Crea un resumen personalizado de los cambios regulatorios, automatizando su seguimiento y elaborando un resumen diario de los cambios en las bases de datos de requisitos legales y reglamentarios del Parlamento de la Unión Europea (UE), la Comisión Europea y Estados Unidos (EE. UU.).
- Control de Exportación (Export Control): Automatiza la validación de nuevas personas físicas o jurídicas con las que se desea hacer negocios, contra las bases de datos de entidades sancionadas de diversas instituciones gubernamentales. De esta manera, no solo mejora la productividad legal, sino también se reduce notablemente el riesgo comercial.
- Conflictos de interés: Crea una base de datos interna y con capacidad de búsqueda que permite automatizar la divulgación y verificación de conflictos de intereses de manera instantánea. Supone una reducción sustancial del tiempo necesario para identificar este tipo de conflictos.
- Recuperación de documentos: Realiza automáticamente copias de seguridad de documentos legales, mejora las pistas de auditoría y gestiona los derechos de firma. Ayuda a informar, ratificar los derechos de firma y migrar documentos ejecutados entre repositorios.
- RGPD: Automatiza las solicitudes de los clientes relacionadas con el RGPD para revisar la información personal almacenada por la empresa. Reduce el riesgo de penalizaciones significativas por pasar por alto los datos del usuario en múltiples bases de datos.
- Evaluación del riesgo de clientes: Cumplimenta los formularios de evaluación de riesgos contra el blanqueo de dinero (AML), la financiación contra el terrorismo (CTF) o el procedimiento de identificación de clientes (KYC) y recopila en un solo documento estructurado información sobre los productos y servicios del cliente en cuestión.
Los anteriores ejemplos son simplemente una muestra ilustrativa de la implantación práctica de RPA en el ámbito de los servicios legales, pero puede haber muchos otros (e-discovery, gestión de overruns…,) Cada organización deberá identificar cuáles son los procesos y tareas en las que puede obtener el mayor rendimiento de la puesta en marcha de esta tecnología.
