En la actualidad nos situamos frente a un entorno cambiante y complejo, cada vez más competitivo, donde el creciente desarrollo de las nuevas tecnologías impacta directamente en el mundo empresarial y, por tanto, también en los despachos de abogados. Es una evidencia que el sector jurídico cuenta con cierto retraso respecto del proceso de transformación digital en el que están ya inmersos otros sectores, como el sector financiero, energético e incluso las administraciones públicas.
De hecho, al igual que el derecho suele ir por detrás de los avances tecnológicos y regular a posteriori lo que ya existe y de uso ampliamente extendido, los propios profesionales del derecho siguen siendo reticentes al uso de nuevas tecnologías y la adopción de herramientas digitales que sin embargo les permitiría ser más ágiles y eficientes en su trabajo. Las nuevas tecnologías están revolucionando nuestra forma de ver el mundo y están suponiendo nuevos desafíos y retos jurídicos. En este sentido, la firma electrónica es una solución tecnológica que se ha convertido en parte fundamental de la gestión eficaz y una forma de aumentar la productividad y ahorrar tanto en tiempo como en costes.
La seguridad jurídica, uno de los puntos clave que garantiza la firma electrónica, es lo que motiva a muchas empresas y profesionales a apostar por ella como un método reconocido legalmente y por tanto perfectamente válido para formalizar los documentos (y reclamar su cumplimiento en caso necesario). En el caso concreto de los abogados y sus clientes, aún cobra mayor relevancia teniendo en cuenta la lentitud de las gestiones y procesos que conlleva la celebración de contratos y documentos con la firma tradicional. Es, precisamente, la agilidad y la seguridad que confiere la firma electrónica lo que anima a cada vez más abogados y asesores legales a recurrir a ella.
A modo de ejemplo, la firma electrónica ha agilizado el tedioso proceso que supone la firma de documentos en los casos en los que las partes no pueden coincidir presencialmente. El procedimiento utilizado inicialmente y al que se ha recurrido durante la pandemia a falta de disponer de las herramientas de firma electrónica adecuadas, consistía en escanear el documento con la firma manuscrita de todas las partes y, posteriormente, con la recogida de todas las firmas en el mismo documento mandarlo por correo postal certificado.
Uno de los beneficios primordiales de adoptar estas herramientas es que permite simplificar una tarea rutinaria como es la firma de documentación contractuales o societarios, con las máximas garantías legales. Sin olvidar que liberar a los abogados de seguir el proceso tradicional de firma, puede ser un factor de satisfacción y motivación, ya que se podrán centrar en tareas de mayor valor añadido sin perder tiempo con el procesamiento de firma. Lo que se traduce en una automatización de procesos que redundará en una mayor productividad en los empleados, en una mayor satisfacción de los clientes y en una mejora de la imagen de marca del despacho.
Si ponemos el foco en el cliente, las ventajas de la firma electrónica son innegables. No solo supone un ahorro de costes para el cliente, ya que los abogados se centran sobre todo en el asesoramiento legal, sino también un ahorro significativo de tiempo que de otra forma el cliente debería malgastar en desplazamientos y gestiones. En este sentido, la ventaja principal es que los despachos que apuestan por la firma electrónica son percibidos como bufetes muy resolutivos porque a un problema como es la recogida de firmas ofrecen una solución ágil, intuitiva y con plenas garantías legales.
Cabe destacar que, según Signaturit, el 60% de los contratos enviados desde los despachos o departamentos jurídicos de las empresas con herramientas de firma electrónica, se firman en cuestión de minutos el mismo día de su envío. Imagínense, por ejemplo, unas actas de Junta General o de Consejo de Administración formalizadas en papel que necesiten recorrer distintos puntos del territorio nacional y/o internacional para la recogida de las firmas de sus asistentes con la consiguiente demora de días e incluso semanas. Claramente el empleo de la firma electrónica es sumamente eficaz para aquellos despachos de abogados que asumen las secretarías de las compañías que cuentan con socios extranjeros.
Otros ejemplos donde el empleo de la firma electrónica resulta beneficioso es el de la firma de rondas de financiación, acuerdos de intenciones, contratos más complejos; compraventas cuando se hace un signing y un closing diferido; pactos de socios; el inicio del proyecto de modificaciones estructurales y/o acuerdos transaccionales entre socios, entre otros muchos documentos y actos donde las partes implicadas suelen estar divididas geográficamente.
No olvidemos que la firma electrónica también puede ayudar a mejorar los procesos internos empresariales de los propios despachos facilitando la firma de propuestas profesionales o ayudando a completar el Know Your Client (KYC), que se centra básicamente en identificar y verificar la identidad de los clientes.
Es innegable que la implementación de la firma electrónica en el mundo de la abogacía y sector jurídico en general comporta grandes beneficios, ya que primero supone un impacto positivo en la imagen externa de los despachos, y segundo, agiliza de verdad los tramites y gestiones con poco valor añadido para los clientes, ahorrándoles tiempo y dinero sin arriesgar las garantías jurídicas que buscan.
