En artículos anteriores hemos indicado que una buena herramienta de gestión en un despacho debería permitir:
- Controlar todo tipo de Expedientes. Judiciales, Extrajudiciales, Mercantiles, Societarios, Igualas… etc. con diferentes carátulas personalizadas en función de las especialidades de cada Bufete.
- Actualizar el seguimiento de los asuntos con todas las incidencias surgidas en las diferentes fases o instancias, pudiendo codificar actuaciones, introducir tiempos o remarcar aquellas susceptibles de revisión periódica.
- Generar todos los escritos derivados de la tramitación (demandas, escritos de trámite, informes…etc.) así como permitir el diseño de plantillas con opciones de relleno automático de datos para facilitar la emisión de las cartas y escritos más usuales.
- Completar la Gestión Documental del expediente con la digitalización de toda la documentación proveniente de terceros.
- Generar todo tipo de Informes y Listados.
- Efectuar desde el expediente todas las comunicaciones necesarias: teléfono, carta, mail, fax, sms y mantener registro de las mismas y en todo caso contar con un módulo de integración con Lexnet.
- Disponer de una Agenda que controle los plazos y señalamientos con total seguridad, con avisos automáticos y control de realización de tareas, pudiendo sincronizarla con cualquier dispositivo móvil.
- Mantener al día la minutación del Bufete de forma sencilla, con independencia del modelo de facturación utilizado (tradicional, por tiempos, igualas…etc.) teniendo constancia en todo momento de los ingresos y pagos pendientes, en definitiva conocer el estado de la tesorería del despacho.
- Llevar correctamente la contabilidad del despacho, ya sea profesional o sociedad mercantil y generar los modelos fiscales más habituales permitiendo su presentación telemática en la Agencia Tributaria.
- En definitiva: Aprovecharse de las Nuevas tecnologías para contar con una organización propia del siglo XXI.
Pero tenemos que tener en cuenta que en un despacho además de toda esa documentación mencionada se utiliza otra que ayuda al profesional a resolver con éxito sus casos. Hablamos de sentencias, normas, artículos doctrinales, dictámenes… El problema que se genera con estos textos es ¿dónde los guardo una vez utilizado por si lo vuelvo a necesitar? ¿cómo lo relaciono con el caso que ya he resuelto?¿imprimo toda la documentación y la meto en una carpeta o escaneo lo que tengo en papel y lo guardo en una carpeta en el ordenador? ¿y si el material es parte de un libro?
La respuesta a todas estas dudas la debería resolver el programa de gestión implantado en el despacho. Hoy en día, la clave del éxito es la capacidad de tener toda la información que se necesita en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, más tarde, recuperarla a tiempo. Es por ello que se ha dado un paso más para poder facilitar ese trabajo, y se han integrado las herramientas más potentes de gestión de despacho y práctica jurídica: Aranzadi Westlaw Insignis e Infolex Gestión, que harán que toda la documentación interna y externa del despacho esté organizada, relacionada y fácilmente localizable.
