Hay ocasiones en que la legislación actual permite practicar ciertos asientos registrales con base en un documento privado. Esto, aunque sea una excepción a la regla general, no por ello es un supuesto aislado, sino que se encuentra a la orden del día, tanto en el Registro de la Propiedad como en el Registro Mercantil, principalmente como consecuencia de la transposición del Reglamento eIDAS a nuestro ordenamiento jurídico, y como una respuesta a la agilidad en el tráfico y las transacciones que permite el acceso de los documentos electrónicos en numerosas ocasiones a un Registro abierto a la sociedad y sus necesidades.
En la página web del Colegio de Registradores existe a disposición de los interesados un listado de modelos de instancias de presentación para múltiples finalidades. Sin ánimo de exhaustividad, citaremos:
En relación con el Registro de la Propiedad,
- instancias de subsanación de faltas subsanables (como ejemplo de actualidad, destaca la instancia para subsanación del defecto por ausencia de declaración acerca de si se ha realizado actividad contaminante, al amparo del artículo 98.3 de la ley 7/2022 de residuos y suelos contaminados),
- instancias de rectificación descriptiva de fincas, con base gráfica catastral o alternativa,
- solicitud de constancia de domicilio a efectos de notificaciones,
- cancelación de censos, foros, hipotecas, condiciones resolutorias, derechos de opción, usufructo vitalicio…
- solicitud de conciliación registral,
- solicitud de constancia de notas marginales en virtud del RD 42/2022 por el que se regulan el bono alquiler joven y el Plan Estatal para el acceso a la Vivienda 2022/2025.
Y en relación con el Registro Mercantil:
- solicitud de convocatoria de Junta General/Asamblea de obligacionistas,
- solicitud de nombramiento de auditor o experto independiente
- inscripción de emprendedor de responsabilidad limitada y empresarios individuales,
- alta y revocación de poderes,
- ceses y nombramientos,
- declaración anual de actividades por personas físicas profesionales y Jurídicas…
Admitido, pues, su acceso, no podemos obviar que los documentos privados adolecen de tres graves inconvenientes, que justifican que se limite su acceso al Registro:
- duda en la legitimidad del documento: la facilidad de falsificar la firma,
- facilidad para alterar la fecha del documento en perjuicio de terceros,
- falta de copia o matriz: posibilidad de que el documento se extravíe o destruya.
Veamos entonces qué requisitos debe reunir un documento privado en relación con las posibles vías de acceso al Registro.
Conforme a los artículos 248 de la Ley Hipotecaria y 416 y siguientes del Reglamento Hipotecario, la presentación de un documento privado en los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles puede efectuarse de forma presencial, por correo, o de forma telemática.
En los dos primeros supuestos, el documento privado deberá contener la firma legitimada notarialmente o ratificada ante el Registrador. Así lo ha señalado reiteradamente la DGSJFP, y de forma reciente la Resolución de 12 de julio de 2022, según los artículos 103 de la Ley Hipotecaria y 166.11.ª y 193.4.ª del Reglamento Hipotecario, por exigencias del principio de seguridad jurídica, que impone la necesidad de identificar con plena certeza al firmante de la instancia.
La presentación a Diario se verificará por riguroso orden de entrada del documento al Registro correspondiente. Aplicando el artículo 418 RH, la presentación física sólo podrá realizarse durante el horario de apertura al público del Registro. Si el título se recibe por correo, se considerará presentante al remitente del documento y se practicará el asiento de presentación en el momento en que se proceda a la apertura del correo recibido en el día.
Si se pretende acudir a la vía de presentación electrónica, es preciso atender a lo dispuesto en el artículo 112 de la ley 24/2001, modificado en 2005 para dar entrada a los documentos privados. Son dos los requisitos básicos que deben cumplirse conjuntamente:
-Debe acceder a través del portal de presentación de documentos privados habilitado en la sede electrónica de los Registradores desarrollado por el CORPME. Esto es así porque, para que pueda conocerse el momento exacto de ingreso en el Registro, a los efectos de la prioridad registral, es necesario que exista un adecuado sistema de sellado de tiempo. La Ley 24/2001 obliga al Colegio de Registradores a desarrollar y mantener una red corporativa con sellado de tiempo. A través de ella se garantiza la prioridad registral, lo que se manifiesta a través del acuse de recibo digital.
Si el título ingresa en horas de oficina, se practicará asiento de presentación el mismo día; y si se presenta fuera de horas de oficina, se extenderá asiento de presentación en el día hábil siguiente; en ambos casos atendiendo al riguroso orden de presentación de los documentos en el Registro.
La exigencia de un sistema de sellado temporal determina, tal y como ha analizado la DGSJFP, que no sea admisible la presentación o remisión de documentos por correo electrónico a la cuenta de correo del Registro de la Propiedad destinatario, pues no encaja en ninguno de los «medios de presentación» contemplados en el artículo 248 de la Ley Hipotecaria, y, aunque en sentido amplio se pueda considerar que es una modalidad de «remisión telemática», esta concreta modalidad no es la que contempla el número 3 de dicho artículo, ya que no cumple los requisitos establecidos en dicho número y en la Ley 24/2001.
–El documento privado debe venir firmado con firma electrónica basada en un certificado cualificado. Así resulta de las leyes 24/2001, 39/2015 que regula la relación electrónica de los ciudadanos con los servicios públicos y 6/2020 sobre fuerza probatoria de los documentos privados electrónicos. De esta forma se garantiza la identificación inequívoca del firmante por parte del prestador de servicios de certificación. En este sentido se pronuncia el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil a propósito de la eficacia probatoria de los documentos electrónicos. No obstante, y para facilitar este requisito, el portal de presentación del Colegio de Registradores habilita un área de firma documental a los interesados, para que los documentos que van a ser enviados puedan ser firmados electrónicamente, en el propio portal, preparando así el envío correctamente.
En todo caso, es preciso tener en cuenta que estos dos requisitos deben cumplirse conjuntamente para que el documento pueda ser objeto de presentación en el Registro.
Así, en Resolución de 23 de mayo de 2022, la DGSJFP trató el caso de una instancia privada firmada electrónicamente, pero presentada en el Registro por correo. Advierte la DG que el documento electrónico conserva sus propiedades en cuanto viaja por la misma vía, pero una vez impreso en papel, pierde esas propiedades, pues no es posible acreditar su identidad, integridad y autenticidad, al no poder comprobarse que la firma es electrónica reconocida. Por ello, si no se utiliza el portal de presentación de documentos privados, habilitado en la sede electrónica de los registradores, y se presenta en soporte papel, debe contener la firma manuscrita legitimada notarialmente o ratificada ante el registrador, porque al reproducirse en papel, habrá dejado de tener la consideración de un documento electrónico. Con lo cual podemos concluir que legitimar la firma electrónica de un documento electrónico, para presentarlo en papel, resulta innecesario, pues quien tiene una firma electrónica puede firmar y presentar por vía electrónica directamente.
